Consigli per un sereno back to travel

Ecco alcuni consigli per i travel manager: pianificate quanto più possibile, considerate una certa flessibilità e puntate sulla forza delle partnership ormai consolidate con i vostri fornitori preferenziali non appena i viaggi d’affari riprenderanno.

Avrete sicuramente letto i titoli dei giornali e gli hashtag sui social: il business travel è pronto a ripartire. E mentre i viaggiatori si preparano per ricominciare a viaggiare in aereo, in treno, etc, i travel arrangers devono essere pronti a sostenerli tenendo conto di tutti i cambiamenti dovuti alla pandemia. John Wenzelman – BCD Travel Supplier Relations Vice President – consiglia ai travel manager di pianificare, considerare una certa flessibilità e puntare sulla forza delle partnership ormai consolidate con i fornitori preferenziali non appena i viaggi d’affari riprenderanno.

“Il gruppo Supplier Relations di BCD è la liason tra i fornitori e i nostri clienti”, afferma Wenzelman. “Con il nostro lavoro riusciamo ad avere evidenza dei feeback sia dei fornitori che dei nostri clienti e in questo modo riusciamo a sostenere entrambi i nostri interlocutori e ad affrontare qualsiasi difficoltà per sostenere al meglio gli obiettivi aziendali.”

Quindi, quali sono i temi più caldi in questo momento?

  • Accedere ad una tecnologia che migliori e faciliti i viaggi
  • Identificare e mitigare i problemi relativi ai servizi del business travel prima, durante e dopo un viaggio
  • Utilizzare i dati per gestire le trattative con i fornitori

Accesso alla tecnologia

Primi tra tutti, i fornitori stanno investendo molto nella tecnologia in modo da facilitare la travel experience delle diverse tipologie di viaggiatore, come i viaggiatori inesperti, i viaggiatori più esperti e i leisure travelers. Se un viaggiatore lo desidera, può prenotare un viaggio, intraprendere il viaggio, arrivare in un hotel, gestire il proprio lavoro e tornare a casa senza mai parlare con un travel arranger o un fornitore. Con la giusta tecnologia, i viaggiatori che preferiscono invece la sicurezza del contatto umano possono avere l’ulteriore certezza di parlare con una persona solo quando necessario.

Problemi relativi alle tempistiche di erogazione dei servizi travel e di engagement dei viaggiatori

Il nostro modo di viaggiare è probabilmente cambiato per sempre. A volte è difficile da vedere, ma qualche beneficio da tutta questa situazione lo abbiamo avuto. Ad esempio i protocolli di pulizia che vediamo oggi negli aeroporti e nei centri di noleggio auto sono cambiamenti permanenti positivi che i fornitori sanno di dover mantenere per soddisfare le esigenze di sicurezza e benessere di clienti e viaggiatori.

Affrontiamo quindi i problemi relativi alle tempistiche di erogazione dei servizi travel: quando torneremo agli standard pre-pandemia?

E’ proprio questo l’aspetto sui cui ora devono lavorare i travel e program manager per ristabilire le aspettative dei viaggiatori. Sappiamo bene che i lavoratori del settore travel sono molto impegnati in questo momento e per i business travelers ciò significa ad esempio che le compagnie aeree non possono rispondere alle nostre richieste così rapidamente come vorremmo. Oppure che gli alberghi non hanno il personale sufficiente per effettuare le pulizie o un numero di camere sufficiente. Le vostre location preferite per i meeting oppure i ristoranti potrebbero essere chiusi o avere orari di apertura ridotti. Potrebbe essere difficile in questo momento anche solo contattare una compagnia di autonoleggio.

Gestire i viaggi sarà sicuramente diverso. E questo è un aspetto che chi ha necessità di viaggiare spesso per lavoro fa fatica ad accettare, perché ci si aspetta che sia facile come una volta prendere un aereo, ritirare la macchina in aeroporto e gestire i propri business meeting come una volta. I travel arrangers devono aiutare i propri viaggiatori pianificando con un certo anticipo i vari viaggi.

Utilizzo dei dati per gestire le partnership con i fornitori

Ecco le domande da prendere in considerazione:

  • Dopo la pandemia, il travel program della mia azienda sarà identico a quello pre-pandemia?
  • Come cambieranno i modelli di viaggio?
  • In che modo la nostra travel policy avrà un impatto sui fornitori?

Non sono cambiate le categorie di dati da analizzare, sono i dati stessi ovviamente ad essere cambiati. Usa i dati del 2019 come base e confrontati internamente con i tuoi colleghi in merito alle previsioni di viaggio per la tua azienda per avere un quadro più nitido. Decidi con gli stakeholder interni se i viaggi nazionali avranno la precedenza su quelli internazionali. Identifica le città e i mercati in cui i viaggi aumenteranno e quelli in cui saranno ridotti o non saranno più necessari.

La tua checklist dei dati:

  • Qual è il volume complessivo business travel della tua azienda?
  • Qual è il volume splittato dei viaggi nazionali e internazionali?
  • Quali sono le vostre destinazioni principali?
  • Che cosa permette la vostra travel policy?
  • Il vostro programma prevede viaggi premium?

Condividete questi dati anche con i vostri fornitori preferenziali e confrontatevi in merito a come gli attuali dati possano trasformarsi in opportunità sia per la vostra azienda che per loro. E’ una conversazione delicata poiché i fornitori sanno bene quanto e come è cambiata la spesa travel delle aziende, ma fare delle valutazioni e delle analisi insieme potrebbe gettare le basi per un rapporto professionale ancora più solido.

Collaborazioni flessibili

I fornitori hanno dimostrato la loro volontà di essere buoni partner in questo periodo delicatissimo. Conoscono bene la situazione attuale e uno dei migliori esempi di ottima collaborazione sono le air policy relative ai biglietti non utilizzati e non rimborsabili. E’ impossibile per le compagnie aeree rimborsare tutti i biglietti aerei inutilizzati durante questa pandemia: finanziariamente non possono farlo. Abbiamo visto, però, che hanno attuato delle policy che prevedono di sfruttare quei biglietti nel modo più flessibile possibile.

Il nostro pensiero è questo: non appena si ricomincerà a viaggiare, i migliori travel program saranno quelli in cui i fornitori e le aziende lavoreranno a stretto contatto nella stessa direzione.

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