Aggiungere l’automazione del pagamento virtuale e le carte di credito virtuali al proprio corporate travel program offre un ventaglio di benefici. Soprattutto se la tua azienda ha numerosi dipendenti in viaggio senza carte aziendali o manda i viaggiatori in paesi dove il rischio di frodi con le carte di credito è particolarmente elevato.
Una efficace strategia di pagamenti virtuali ha anche effetti di vasta scala sulle funzioni operative. Ecco un riassunto delle figure con cui dovresti parlare prima di implementare i pagamenti virtuali. E alcuni argomenti a cui terranno particolarmente quando si parla di carte virtuali.
Quali sono gli stakeholder coinvolti in una strategia di pagamenti virtuali in azienda
Pagamenti virtuali, stakeholder interni
- Finanza e tasse: costi, documentazioni di spesa, raccolta dati e riconciliazione
- Risorse umane: sicurezza e soddisfazione dei viaggiatori
- Sicurezza: protezione dei dati e sicurezza dei viaggiatori
- Information Technology: allineamento con le applicazioni esistenti e protezione dei dati
- Viaggiatori: facilità d’uso, coinvolgimento dei fornitori
Pagamenti virtuali, stakeholder esterni
- Travel management company: risparmi, allineamento con il GDS, integrazione con i processi di prenotazione esistenti, raccolta dati e riconciliazione
- Emittenti delle carte: mercati interessanti per le carte di credito virtuali, integrazione nei processi di prenotazione esistenti (è meglio notare che la soluzione dell’automazione del pagamento virtuale di BCD Travel, sostenuta da Conferma, permette ai clienti di utilizzare il loro normale emittente di carte senza interruzioni di processo. Questo non avviene sempre con altri tipi di proposte o soluzioni.)
- Fornitori: inizio della relazione e mercati iniziali
- Online booking tool provider: integrazione nella tecnologia di prenotazione esistente
I feedback provenienti dagli stakeholder forniscono una visione dei pro e dei contro dei pagamenti virtuali per l’intera composizione aziendale. Se decidi di implementare questo genere di soluzione, la conoscenza acquisita può aiutarti ad evitare inconvenienti e ti assicura un maggiore consenso che permette il successo.
Pagamenti virtuali e business travel, la fotografia del mercato
Business travel e pagamenti dei viaggi aziendali: il 44% fa uso di pagamenti virtuali. Un dato che schizza in alto negli ultimi 4 anni. Il 70% delle aziende chiede ai dipendenti di anticipare le spese. Ed è la Svizzera il paese che maggiormente ricorre a questo sistema. Poco più della metà dei business traveler si sposta da una a tre volte all’anno. In generale, le carte virtuali insieme alle corporate card per i viaggiatori sono considerate una modalità vincente per i viaggi d’affari dall’83% dei travel manager intervistati.
Lo mette in evidenza l’International Management study di Airplus 2019, insieme ad altri comportamenti che risultano piuttosto interessanti per capire l’approccio al business travel management in Italia e nel resto del mondo. La ricerca è condotta su 1.285 viaggiatori d’affari in 18 paesi e 676 travel manager aziendali in 13 nazioni.
L’utilizzo di pagamento con carte virtuali è in forte crescita e fra i paesi in prima linea in questo scenario c’è proprio l’Italia. Dallo studio di Airplus emerge come lo strumento possa essere particolarmente indicato anche per consulenti e personale che viaggia in modo saltuario. Il 51% dei viaggiatori d’affari, infatti, intraprende un massimo di 3 viaggi all’anno.
Da un lato, la carta virtuale è pratica e veloce da utilizzare. Dall’altro, il pagamento virtuale permette di tracciare tutti i movimenti effettuati, semplificando così sensibilmente il lavoro amministrativo e di rendicontazione. Inoltre, essendo gestito centralmente dall’azienda, questa può definire un massimale, la tipologia di hotel o merchant da pagare, e il periodo di validità e il numero di transazioni.
In soli quattro anni il numero globale delle aziende che fa affidamento alle carte virtuali per saldare i costi dei soggiorni in hotel dei propri dipendenti è quadruplicato, passando dall’8% del 2015 al 31%. Quasi un’azienda su tre adotta questa modalità di pagamento, nel 2019.
Business travel e pagamenti virtuali, quanti viaggi aziendali all’anno?
L’incremento esponenziale dei pagamenti virtuali è da attribuire alla particolare predisposizione dei dipendenti aziendali che viaggiano più sporadicamente. Solamente un traveler su dieci effettua più di dieci viaggi all’anno, secondo il sondaggio di Airplus. Il 25% compie da quattro a sei viaggi nei dodici mesi e oltre la metà (il 51%) si sposta da una a tre volte all’anno. Per quest’ultima tipologia di viaggiatori, le aziende raramente sono propense a destinare una corporate card, dunque trovano nella carta virtuale la soluzione ideale. Monouso, facile da controllare e sicura.
Tuttavia, l’indagine sul business travel e i pagamenti virtuali rivela che rimane sempre forte l’impiego delle carte corporate di plastica, o walking card.
Pagamenti virtuali, dove sono più diffusi nel mondo?
Quanto vengono utilizzati i pagamenti virtuali e le carte di credito per il business travel? Quali sono le abitudini di pagamento ad oggi più diffuse per i soggiorni in hotel dei viaggiatori d’affari e attraverso quali canali vengono prenotati i soggiorni stessi, a livello globale? La ricerca Airplus fornisce anche alcuni interessanti insight su queste tematiche.
In quale parte del mondo si utilizzano maggiormente le carte di pagamenti virtuali? In testa alla classifica c’è l’Australia, dove il 46% delle imprese fa uso di questo tipo di pagamento, seguita però a poca distanza dall’Italia, che registra un 44%, mentre sono gli svizzeri a ricorrere, per ora, al minor uso delle carte virtuali (solo una azienda su dieci).
Per quanto riguarda l’utilizzo delle carte aziendali per i viaggiatori, si rileva come esse siano una soluzione generalmente apprezzata dal 74% dei travel manager intervistati. La Scandinavia registra qui la percentuale più alta, con l’88% di preferenze (gli intervistati potevano scegliere più di un’opzione), mentre l’Italia, con il 79% delle preferenze, si attesta comunque sopra la media globale.
Il 72% delle società chiede a chi viaggia per loro di coprire personalmente e anticipare i costi di viaggio, per poi saldare la somma a fronte di una nota spese. Questa modalità è differente a seconda dei paesi, ma è comunque utilizzata dalla maggior parte di tutti gli intervistati in tutti i mercati presi in considerazione.
Gli Stati Uniti sono il paese che, con il 50%, ricorre di meno a questo sistema, mentre la Svizzera, con l’88%, registra la preferenza più alta per questa scelta, e l’Italia si attesta al 63%. Anche gli anticipi di contante da parte dell’azienda sono ancora un’opzione per quasi la metà (49%) delle imprese che hanno risposto alla ricerca (in Italia è il 52%).
The Corporate Travel Manager Guide
La figura del corporate travel manager è sempre più rivolta alla necessità di avere sotto controllo la gestione dei viaggi d’affari dei dipendenti. Il travel manager porta con se un’attività cruciale per le aziende. Non farti trovare impreparato, consulta la guida di BCD Travel dedicata al Corporate Travel Management.
