Che cosa sarà necessario per i viaggi d’affari nel 2022? Una soluzione user friendly di gestione della compliance

Nel nostro blog oggi avremo un ospite di Topia, partner di BCD Travel Solutionsource.

Il modo in cui i dipendenti delle aziende svolgono il proprio lavoro è cambiato radicalmente a causa della pandemia da COVID-19. Intere organizzazioni si stanno trasformando in team mobili, distribuiti in luoghi diversi e con necessità di incontri e riunioni in presenza. Questi nuovi team creano nuovi viaggiatori d’affari, portando un cambiamento nel ruolo che il business travel gioca nelle organizzazioni. Ora non è più solo un gruppo di guerrieri coraggiosi che può andare incontro a rischi di compliance, potenzialmente potrebbe succedere a tutta la nuova organizzazione mobile.

Mentre le organizzazioni stanno preparando nuove politiche in tema di forza lavoro nel 2022, potremmo vedere più lavoratori mobili di quanti ne abbiamo mai visti finora. Questa grande movimentazione di lavoratori oltre i confini è dipesa da grandi cambiamenti: l’introduzione della Brexit, i regolamenti sul distacco di lavoratori all’estero, le nuove tasse locali nelle principali città del mondo, il fatto che i paesi di tutto il mondo cerchino di recuperare le entrate perse assicurandosi che le tasse appropriate siano pagate dalle aziende e dagli individui che svolgono il business nelle loro giurisdizioni. Per gestire l’aumento del rischio che deriva da un numero così alto di lavoratori oltre confine e con sempre maggiore frequenza, le aziende hanno bisogno di una soluzione che le renda compliant senza introdurre altri oneri o ostacoli per svolgere il lavoro.

Come faccio a sapere da dove siano lavorando i miei dipendenti?

L’essere compliant inizia con la risposta ad alcune domande:

  • Dove stanno lavorando i miei dipendenti oggi?
  • Dove andranno a lavorare?
  • Da quanto tempo lavorano in un determinato luogo?
  • A che tipo di lavoro sono adibiti, ora ed in futuro?

Le risposte a queste poche domande – da sole o combinate – riguardano quasi tutti i potenziali obblighi di compliance, che vanno dalla ritenuta sui salari alla regola Schengen di 90/180 giorni alla necessità di certificati A1. Le aziende hanno bisogno di avere visibilità accurata ed aggiornata sugli spostamenti dei propri dipendenti al fine di proteggere il loro business e i dipendenti stessi da potenziali multe, danni alla reputazione o addirittura dalla reclusione.

Topia rende la gestione della compliance digitale

La compilazione dei calendari dei viaggi d’affari, la raccolta delle ricevute e l’invio di tutta la documentazione necessaria agli uffici delle Risorse Umane appartengono ormai ad un tempo passato. Per soddisfare i requisiti di compliance su larga scala è necessario avere una piattaforma che elimini i processi manuali e richieda agli individui di auto-dichiarare dove hanno lavorato o dove intendono lavorare. Tenere traccia – via mail o tramite un file excel – di chi ha richiesto l’approvazione del lavoro da remoto può diventare in breve tempo troppo oneroso. Recuperare il percorso dei dipendenti dai calendari, dai voli, dalle ricevute, ecc. richiede molto tempo, è soggetto ad errori e, soprattutto, non fornisce l’importantissima informazione sulla posizione in tempo reale dei dipendenti.

Le aziende hanno bisogno di una piattaforma di compliance dedicata in grado di determinare automaticamente la posizione lavorativa dei dipendenti da una varietà di fonti, che vanno dalle TMC come BCD Travel fino al monitoraggio attivo della giurisdizione tramite app per cellulari e pc. La piattaforma deve determinare proattivamente se il movimento dei dipendenti possa avere implicazioni fiscali o di immigrazione. Dovrebbe inoltre essere in grado di interpretare e fornire tali informazioni ai sistemi e agli attori che lo richiedono, come i team di paghe e contributi, immigrazione, fiscale, semplificando in tal modo il lavoro delle risorse umane e dei team finance.

E che dire sulla privacy e sulla sicurezza dei dipendenti?

Se c’è una cosa che gli impiegati mal sopportano è essere controllati. Secondo la ricerca di Topia, “Essere messo nelle condizioni di svolgere il mio lavoro con fiducia e con una supervisione non invasiva” è uno degli elementi fondamentali per il benessere dei lavoratori.

Qualsiasi sistema di gestione della compliance che aiuti a monitorare le postazioni di lavoro dei propri dipendenti deve bilanciare la necessità di monitorare accuratamente i luoghi di lavoro senza al contempo invadere la privacy dei lavoratori stessi. In molti paesi, una soluzione che monitori la postazione di lavoro dei dipendenti richiederebbe l’approvazione delle rappresentanze sindacali, quindi è fondamentale assicurarsi di prendere in considerazione questi elementi. Fortunatamente, oltre il 90% dei dipendenti si mostra a proprio agio con la prospettiva che i datori di lavoro conoscano la propria postazione di lavoro a livello di paese, stato e città. E se consideriamo che sempre più dipendenti stanno spingendo per soluzioni di lavoro a distanza e/o ibride, ecco che fornire la propria sede di lavoro al proprio datore sembra essere un equo compresso per una maggior libertà di lavorare ovunque.

Quando dovrei cercare di implementare un sistema di gestione della compliance?

Ora. Queste preoccupazioni circa il rispetto dei requisiti di compliance non fanno parte del futuro, stanno già accadendo e potresti già essere in ritardo. La ricerca di Topia ha evidenziato che solo un terzo dei dipendenti ha riferito di tutti i giorni trascorsi al di fuori del proprio Stato/Paese d’origine durante la pandemia. Analizzando i programmi di viaggi d’affari di 30 organizzazioni, Topia ha scoperto che anche un programma di viaggi d’affari con soli 350 viaggiatori aveva mezzo milione di dollari (USD) di esposizione fiscale e non è riuscito ad allocare correttamente oltre 4 milioni di dollari di compensazione Mentre molti paesi durante la pandemia hanno allentato l’applicazione delle norme fiscali e sull’immigrazione, potrebbero tornare ad applicarle con maggior rigore ora che i lavoratori stanno tornando ad essere dove dovrebbero.

Salute e sicurezza dei viaggiatori

Al di là della compliance, sapere dove lavorano i propri dipendenti è importante per la salute e la sicurezza. All’inizio della pandemia, molti team HR erano in affanno perchè dovevano garantire la sicurezza dei viaggiatori ed assistere chi avesse avuto dei problemi. Un sistema di gestione della compliance dedicato consente alle aziende di non preoccuparsi sul dove i lavoratori stiano svolgendo la loro prestazione ma di spostare il focus sul coinvolgimento dei loro team e sul raggiungimento dei risultati.

Topia, partner di Solutionsource, è leader nel settore della Global Talent Mobility. Consente ai team HR aziendali di far viaggiare, gestire e coinvolgere i dipendenti in qualsiasi parte del mondo. La piattaforma Topia Global Talent Mobility consente alle aziende di offrire ai propri dipendenti la possibilità di spostarsi per lavoro senza preoccupazioni.

Articolo di Nishant Mittal, SVP, Distributed Workforce & Business Travel di Topia.

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