Quando si viaggia all’estero per lavoro, può capitare di trovarsi in un caffè o in un altro negozio e chiedersi quale tipo di carta utilizzare per il pagamento. Fare la scelta migliore tra una carta di credito e una carta di debito (bancaria) può significare meno problemi, sia per la rendicontazione che in ottica di saving – per i viaggiatori e per le aziende.
Sia le carte di credito che le carte di debito sono soggette a commissioni per transazione. Esistono diversi tipi di commissioni che dipendono dalla tipologia di carta o dalla valuta utilizzata oltre che le regole del Paese.
Una ricerca dei termini e delle condizioni delle carte sia di credito che debito può aiutare a prendere decisioni su come affrontare i pagamenti. Ad esempio alcune carte di pagamento possono rinunciare alle commissioni sulle transazioni estere.
I travel manager devono quindi assicurarsi che la travel policy aziendale definisca le regole di utilizzo delle carte per i viaggiatori d’affari. Dovrebbero inoltre stabilire se il prelievo di contanti è necessario/consentito per alcuni o per tutti i viaggiatori.
Pagamento con carta di credito all’estero
Le carte di credito sono ampiamente accettate in tutto il mondo e possono servire come deposito, ad esempio per il noleggio di un’auto. I principali vantaggi per i viaggiatori d’affari sono termini di pagamento più lunghi, assicurazioni, punti, reportistica completa e la possibilità di integrare i dati di spesa nei sistemi di rimborso. Le commissioni per le transazioni con carta di credito sono in genere più elevate rispetto alle carte di debito. Le carte di credito possono essere soggette a spese fantasma o a trattenute temporanee.
Pagamento con carta di debito durante i viaggi di lavoro
Le carte di debito non sono molto utilizzate nei viaggi aziendali perché le spese vengono addebitate direttamente sul conto bancario del titolare della carta e non offrono termini di pagamento posticipati. I viaggiatori che scelgono di utilizzare i fondi della carta di debito devono tenere presente che pagare con la carta è in genere più conveniente che prelevare denaro dalla stessa. Gli utenti evitano le commissioni bancomat e possono comunque raccogliere punti e crediti per i programmi di ricompensa iscritti. Prima che un commerciante accetti il pagamento, può chiedere se l’acquirente desidera pagare nella valuta locale. Questa scelta può evitare alcune commissioni, ma ricordate che una banca straniera può comunque addebitare una commissione per l’elaborazione della transazione. I commercianti possono effettuare un addebito fantasma o un fermo temporaneo su un conto bancario per verificarne la validità. Per avere ulteriori delucidazioni in merito bisogna confrontarsi con il proprio istituto bancario e capire le regole della propria debit card.
UTILIZZO DEI CONTANTI E CAMBIO VALUTA
Portare con sé i contanti durante un viaggio di lavoro è una rete di sicurezza quando i sistemi di pagamento non funzionano, le carte vengono rifiutate o si viaggia in paesi dove ci sono negozianti che non accettano pagamenti con carta. Sostituire i contanti con la valuta estera non è difficile, ma i viaggiatori d’affari devono decidere se cambiare la valuta presso l’istituto finanziario locale o a destinazione. La differenza è che il cambio di denaro a destinazione può ridurre i tassi di cambio.
10 consigli per gestire carte e contanti all’estero
- Avvisate gli istituti finanziari dei vostri piani di viaggio, in modo da non far scattare avvisi di frode, furto o attività insolite. Alcune carte devono essere attivate per l’uso all’estero oppure per protezione vengono bloccate dall’Istituto per un attività insolita come il pagamento all’estero
- Se necessario, impostate le carte di pagamento su “on” per l’uso al di fuori del Paese d’origine.
- Portate con voi più metodi di pagamento durante il viaggio, compresi i contanti per un importo sicuro da gestire.
- Utilizzate un localizzatore di bancomat per avere un’idea generale della disponibilità di macchine automatiche nel luogo di destinazione.
- Assicuratevi di memorizzare i numeri di identificazione personale (PIN) delle carte di debito e delle carte di credito o di salvarli in modo sicuro e non identificabile. Se un bancomat straniero richiede un codice a 6 cifre, inserire il codice a 4 cifre e confermare con il pulsante di invio (solitamente verde). I pagamenti senza contatto, come Apple Pay o Google Pay, non funzionano in tutti i Paesi (come l’Asia), quindi ricordare il codice PIN è molto importante.
- Riducete al minimo il numero di prelievi di contanti scegliendo di prelevare importi maggiori.
- Decidete quando e dove cambiare la valuta.
- Cercate di spendere tutta la valuta estera all’estero.
- Rimanete all’erta! Ogni strisciata di carta espone a rischi. Prestate attenzione a ciò che vi circonda ed esaminate con discrezione le macchine per i pagamenti alla ricerca di “skimmer” e “shimmer”, ovvero bande magnetiche, dispositivi sottili o altro hardware utilizzato per rubare le vostre informazioni bancarie e di credito.
- In caso di smarrimento o furto della carta, bloccatene l’attività il prima possibile. Contattate il vostro istituto finanziario per ottenere carte temporanee o fondi di emergenza. Presentate una denuncia alla polizia il prima possibile.
Virtual Payment Automation (VPA) per i clienti BCD
BCD Travel offre ai clienti un modo semplice per pagare: il Virtual Payment Automation è un’alternativa alla tradizionale carta aziendale. Rende più facile che mai pagare in modo centralizzato le sistemazioni alberghiere sia dei propri collaboratori che di eventuali consulenti esterni. Viene generato automaticamente un nuovo numero di carta virtuale per ogni transazione, il rischio di frode è in questo modo notevolmente ridotto. Al momento della riconciliazione, tutti gli addebiti sul conto della carta virtuale vengono automaticamente abbinati alle prenotazioni, risparmiando tempo e risorse ai travel manager e ai viaggiatori. Le fatture dell’hotel vengono raccolte e controllate e sono pronte per la riconciliazione o il recupero dell’IVA.
