CASE STUDY – Ultimo aggiornamento: 09 Agosto 2018
Jill Huffman, Global Travel Manager di Cardinal Health, ha voluto che il travel program dell’azienda spostasse il focus dal risparmio all’esperienza e alla sicurezza dei propri traveler. Per farlo, lei e il suo programma di viaggio hanno letteralmente virato dal dipartimento di approvvigionamento al dipartimento di sicurezza.
L’idea alla base di questo audace cambiamento si è evoluta nel tempo, man mano che Huffman e i suoi colleghi del dipartimento di sicurezza osservavano come le loro priorità inerenti ai propri obblighi di assistenza erano le stesse. Nell’autunno 2016, lei e i responsabili del dipartimento sicurezza hanno iniziato a considerare di trasferire il report di viaggio al dipartimento di sicurezza. Ed entro la fine dell’anno ciò è diventato realtà.
«Attualmente abbiamo in atto un travel program caratterizzato da un equilibrio tra il contenimento della spesa travel e l’esperienza e la sicurezza “on-the-road”– ha affermato Huffman, che si occupa delle trasferte dei dipendenti della società di prodotti e servizi sanitari con sede a Dublin, Ohio. «Non pensiamo unicamente al costo del viaggio, ma anche al costo connesso alla ricerca e all’assunzione di nuovi dipendenti. I nostri dipendenti sono più soddisfatti riguardo alle proprie esperienze di viaggio aziendale, e ciò aumenta la loro fidelizzazione. E la fidelizzazione crea risparmio.»
Le risorse “Boots on the Ground” di Cardinal Health
Inserire il report del programma di viaggio nel dipartimento di sicurezza mette al primo posto la sicurezza e il benessere dei dipendenti, e incrementa le risorse. Per cominciare, Huffman è riuscita a duplicare il numero di persone facenti parte del dipartimento viaggi da due a quattro persone (inclusa se stessa), operazione dovuta alla crescita dell’organizzazione e al nuovo approccio passato dal controllo dei costi all’esecuzione strategica.
Huffman ha anche ottenuto un aiuto rinominato “boots on the ground” (truppe sul terreno) dalla rete globale dei colleghi del dipartimento di sicurezza e dell’ufficio amministrativo. Un esempio emblematico: quando il team di viaggio stava considerando di introdurre hotel preferenziali aggiuntivi nelle Filippine, un membro del team di sicurezza a Manila ha visitato alcuni dei potenziali immobili per verificarne la qualità e la sicurezza. Questo tipo di collaborazione avviene in tutto il mondo, e Huffman riconosce gli sforzi dei colleghi mediante il “Bravo Awards”, uno dei programmi di riconoscimento dei meriti dei dipendenti di Cardinal Health.
Un vantaggio di gran lunga più importante è stato quello di raccogliere dati relativi a viaggi e sicurezza, e analizzare questi flussi di dati. Gli attentati terroristici di Parigi del 2015, durante i quali solo il dipartimento viaggi, ma non il dipartimento di sicurezza, era a conoscenza dei luoghi in cui si trovavano i dipendenti, ha rivelato il bisogno di migliorare la condivisione delle informazioni. Introdurre il dipartimento viaggi nel dipartimento di sicurezza ha permesso di superare anche queste barriere.
Ottimizzazione dei dati con DecisionSource
Ora il dipartimento viaggi e di sicurezza si inseriscono nella piattaforma di report e analisi BCD Travel’s DecisionSource® per sapere quando i viaggiatori si recano in destinazioni ad alto rischio e per localizzarli in caso di potenziale crisi. Utilizzano la piattaforma DecisionSource per assicurarsi che sullo stesso volo non siano imbarcati diversi dipendenti e per garantire che il fornitore di servizi di sicurezza terzo di Cardinal Health disponga delle informazioni sui viaggiatori più aggiornate possibili.
Quando un terremoto di magnitudo 7.1 ha investito il Messico il 19 settembre e l’uragano Maria ha colpito Porto Rico il giorno successivo, Cardinal Health ha utilizzato i dati e le informazioni in tempo reale provenienti dal Centro operazioni di sicurezza e intelligence dell’azienda per identificare rapidamente tutti i viaggiatori coinvolti. «I dati sono la chiave di ogni nostra azione e utilizziamo DecisionSource per tutto», ha dichiarato Huffman, che ricorre alla piattaforma per calcoli di viaggio più tradizionali, come il tracciamento del volume di passeggeri aerei con vettori preferenziali, il report della spesa di viaggio totale e la conformità della politica di monitoraggio viaggiatori.
Viaggiatori più felici
Monitorare il comportamento dei viaggiatori è diventato più facile da quando il travel program è stato trasferito al dipartimento di sicurezza e si è mosso verso un approccio focalizzato sui viaggiatori. «I viaggiatori sono meno critici riguardo al programma e tendono a proporci nuove idee» ha affermato Huffman. «I dipendenti del settore vendite che viaggiano spesso sono propensi a fornire il proprio feedback e a mettere a disposizione la propria esperienza. Ci aiutano a comprendere i mercati e condividono suggerimenti preziosi per gli altri traveler.»
Un corso e-learning sulla sicurezza di viaggio globale creato all’inizio di quest’anno guida i viaggiatori lungo tutto il processo, da cosa mettere in valigia in caso di viaggio in zone ad alto rischio, a come reagire e proteggersi quando non ci si sente al sicuro. Il corso – non obbligatorio – è stato già seguito da un terzo dei viaggiatori statunitensi di Cardinal Health.
Consulenza ad altri travel manager
L’inserimento del programma di viaggio di Cardinal Health nel dipartimento sicurezza è avvenuto poco più di un anno fa, pertanto a Huffman mancano i dati comparativi necessari per misurarne il successo. Ma la testimonianza “aneddotica e sperimentale” indica che il cambiamento è stato positivo per i viaggiatori e ha favorito il raggiungimento di obiettivi aziendali, migliorando l’assistenza e riducendo gli attriti e le frustrazioni che i viaggiatori provano in viaggio.
Huffman offre consulenza ad altri travel manager che desiderano instaurare rapporti più stretti con i propri dipartimenti di sicurezza aziendali per poter assolvere i propri compiti: «Comprendere di cosa si occupa il dipartimento di sicurezza e chi vi è coinvolto. Trovare modi per allinearsi al dipartimento di sicurezza in conformità alla propria struttura esistente.»
Se pertanto, la combinazione viaggi-sicurezza sembra funzionare, la leadership dovrà trovare le persone adatte a portare avanti il progetto. «Il nostro programma di viaggio continua a prestare attenzione al risparmio, ma abbiamo modificato la nostra prospettiva e cerchiamo un equilibrio tra risparmio e sicurezza e soddisfazione dei viaggiatori – ha affermato Huffman. «I dipendenti sono per noi preziosi e lavoriamo duro per rendere i loro viaggi sicuri e confortevoli.»
