La “pulizia” dei profili dei viaggiatori d’affari

Le pulizie di primavera non sono necessarie solo per il vostro garage. Questo è il momento di dare una bella ripulita al database dei profili dei viaggiatori. Le cose accadono: i viaggiatori vanno in pensione o lasciano l’azienda, le organizzazioni riorganizzano la forza lavoro e i dipendenti che erano soliti viaggiare non lo faranno più in futuro. L’aggiornamento delle informazioni sul profilo del viaggiatore dovrebbe avvenire almeno annualmente e richiederà un’azione da parte dei viaggiatori e dei travel manager.

Le varie fasi

1. Rivedi tutti i profili annualmente

Dedicare del tempo ogni anno per rivedere i nomi dei dipendenti che sono autorizzati a viaggiare per lavoro: come minimo, questo potrebbe avvenire ogni anno durante la “bassa stagione dei viaggi” della vostra azienda (se esiste), ma controlli regolari durante l’anno potrebbero rivelarsi più efficienti.

  • Si consiglia di utilizzare un feed HR per la delivery del profilo
  • Esegui report dallo strumento di prenotazione online (OBT) e confrontali con i report dei dipendenti dell’azienda; elimina i viaggiatori che non sono più in azienda o che non viaggiano più. Per i dipendenti nuovi che non hanno un feed HR, aggiungi o aggiorna i profili non appena lo stato di occupazione cambia.

2. Coinvolgi i tuoi viaggiatori d’affari

I travel manager dovrebbero usare i propri canali di comunicazione interna approvati per consigliare ai viaggiatori di aggiornare i campi non inclusi nel feed. Ecco alcuni suggerimenti per la messaggistica dei viaggiatori:

  • Chiedi loro di aggiungere, rivedere o aggiornare le proprie preferenze, i numeri dei premi e qualsiasi programma di sicurezza pre-approvato a livello federale o governativo, come TSA/Global Entry negli Stati Uniti.
  • Chiedi ai viaggiatori d’affari di controllare le informazioni di contatto (e-mail, telefono e contatti d’emergenza).
  • Per evitare che i biglietti non vengano emessi, assicurati che i numeri delle carte di credito e le date di scadenza siano esatti

I benefici della pulizia dei profili dei viaggiatori d’affari

Mantenere aggiornate le informazioni del profilo del viaggiatore può:

  • prevenire o limitare interruzioni e problemi di prenotazione
  • semplificare i processi
  • supportare la soddisfazione e il benessere dei viaggiatori
  • contribuire all’efficienza complessiva del programma

3. Prepara dei manuali d’istruzione

Prepara dei manuali d’istruzione che contengano passo dopo passo le immagini relative a come aggiornare il profilo del viaggiatore.

4. Imposta un piano di comunicazione

Imposta un piano di comunicazione utilizzando le tattiche di Traveler Engagement per influenzare il comportamento dei tuoi viaggiatori d’affari:

  • Fallo diventare un’abitudine: durante tutto l’anno, invia ai viaggiatori regolari promemoria per rivedere e aggiornare le informazioni del profilo; incoraggiali a farlo di nuovo ogni volta che effettuano una prenotazione
  • Utilizza la pagina delle note aziendali nello strumento di prenotazione online (OBT) per inviare promemoria
  • Usa la messaggistica pop-up al momento del login
  • Aggiungi un trafiletto alla tua newsletter aziendale, se possibile
  • Invia messaggi tramite TripSource®, un’applicazione di viaggio progettata esclusivamente per dare ai clienti di BCD Travel e ai loro viaggiatori un maggiore controllo sull’esperienza di viaggio

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CONSIGLI E TOOLS PER LA TRAVEL SECURITY

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La pandemia e la situazione di instabilità socio-politica del momento enfatizzano la necessità di avere un piano di travel risk management efficace.

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