Die Grundlagen
Was ist eine Firmenreiserichtlinie?
Eine Firmenreiserichtlinie ist das Regelwerk für Dienstreisen. Sie hilft den buchenden Teams, die Kosten und Prozesse für Geschäftsreisen zu kontrollieren. Dabei geht es um eine Reihe von Regeln, die von den Mitarbeiter:innen eingehalten werden müssen, wenn sie Reisen im Auftrag ihres Unternehmens planen.
Warum Ihr Geschäftsreiseprogramm eine Reiserichtlinie braucht
Das Hauptziel einer wirksamen Reiserichtlinie besteht darin, die Sicherheit der Reisenden zu gewährleisten und gleichzeitig die Unternehmensziele zu unterstützen. Eine gut angelegte Reiserichtlinie bildet einen einheitlichen Rahmen für Reisende und andere involvierte Akteure. Sie ist ein “Working Document”, das im Laufe der Zeit immer wieder angepasst werden sollte. Betrachten Sie Ihre Reiserichtlinie als eine kurze, aber aussagekräftige Orientierung, die diesen Zielen dient:
- dem Ausrichten der Geschäftsreisen an Unternehmenszielen
- der Erfüllung der Fürsorgepflicht und anderer rechtlicher Verpflichtungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter:innen
- dem positiven Reiseerlebnis für Mitarbeiter:innen
Wer sollte an der Entwicklung der Reiserichtlinie beteiligt sein?
Firmenreiseprogramme betreffen oft viele Abteilungen, darunter Finanzen/Buchhaltung, Einkauf, Personalwesen, Sicherheit/Risikomanagement, C-Level, Recht/Compliance und Technologie/IT. Bieten Sie Ihren Mitarbeiter:innen zumindest die Möglichkeit, die Richtlinie zu prüfen und Feedback zu geben.
Der Prozess
Ziele setzen
Legen Sie fest, was Sie mit Ihrem Reiseprogramm erreichen wollen. Streben Sie Kosteneinsparungen, Transparenz, Zufriedenheit der Reisenden, Wohlbefinden, Nachhaltigkeit oder eine Kombination aus zwei oder mehreren Zielen an?
Keine Frage bleibt unbeantwortet
Beschreiben Sie den gesamten Buchungsprozess von A bis Z. Ordnen Sie ihn nach Prioritäten, die mit allen am Reiseprogramm Beteiligten vereinbart wurden. Es gibt kein Patentrezept für die Erstellung einer Reiserichtlinie, aber es empfiehlt sich, folgende Punkte bei der Ausarbeitung zu beachten:
- Einführung/Zielsetzung – Erläutern Sie die Ziele und legen Sie die Erwartungen für alle Mitarbeiter:innen fest, die auf Geschäftsreisen gehen.
- Genehmigung/Vorabgenehmigungen – Geben Sie an, welche Reiseanträge eine Vorab- oder Sondergenehmigung erfordern.
- Buchung/Reservierung – Geben Sie die Kontaktinformationen des Reisebüros (Telefonnummern und Chat-Funktion), Links und Anweisungen zum Online-Buchungstool sowie den schrittweisen Ablauf für die Buchung von Flügen, Personenbeförderung und Hotels an.
- Bleisure Policy – Geben Sie an, wie und wann Reisende private Reisetage zu einer Geschäftsreise hinzufügen können, und stellen Sie klar, wer diese Kosten übernimmt.
- Definitionen und Begriffe – Erklären Sie die Begriffe in den Dokumenten. Vermeiden Sie das Fachsimpeln.
- Spesenabrechnung – Legen Sie die Regeln und Fristen für die Spesenabrechnung dar, einschließlich Links zu Spesen-Tools, Zeitvorgaben für Spesenabrechnungen und Informationen über Genehmiger/Genehmigung. Legen Sie Pauschalbeträge und Mindestbeträge fest. Eine separate Spesenrichtlinie kann mit der Reiserichtlinie verknüpft werden.
- Geschenke – Regeln für die Annahme von Geschenken von Geschäftspartnern, Lieferanten oder Verkäufern oder das Anbieten von Geschenken.
- People Risk Management – Definieren und erläutern Sie Protokolle zur Fürsorgepflicht, Sicherheitsrichtlinien, Notfallprotokolle, Notfallkontakte usw.
- Ausgaben – Klären Sie, was abgedeckt ist und was nicht, z. B. erstattungsfähige und nicht erstattungsfähige Kosten; dies kann als separates Dokument oder als Regelwerk mit der Reiserichtlinie verlinkt werden.
- Personenbeförderung – Diese Richtlinien sollten Kostenparameter (Förderung der kostengünstigsten Optionen) und Regeln für Bahnreisen, Mietwagen, Privatfahrzeuge, Mitfahrgelegenheiten, öffentlichen Nahverkehr, Versicherungsanforderungen und Unfälle umfassen.
Schreiben Sie für Ihr Publikum
Denken Sie daran, dass Reisende vielbeschäftigt sind. Stellen Sie sicher, dass die Reiserichtlinie alles Notwendige abdeckt, aber halten Sie sie so kurz wie möglich. Verwenden Sie eine klare und leicht verständliche Sprache. Vernachlässigen Sie auch das Erscheinungsbild des Dokuments nicht. Es sollte übersichtlich gestaltet sein und Beispiele oder Abbildungen von relevanten Dokumenten und Buchungstools enthalten. Stellen Sie sicher, dass es digital verfügbar ist und auf jedes Gerät heruntergeladen werden kann.
Aufklären, informieren, kommunizieren
Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem Unternehmen (insbesondere Reisende) Zugang zur Reiserichtlinie haben und wissen, an wen sie sich bei Fragen wenden können. Stellen Sie die Richtlinie ins Intranet oder veröffentlichen Sie sie in einem anderen zentralen Kommunikationskanal. Integrieren Sie mobile Anwendungen, wie die preisgekrönte TripSource®-Plattform von BCD, die Geschäftsreisen vereinfacht und dafür sorgt, dass Reisende organisiert und informiert sind und jederzeit und überall die Reiserichtlinie einhalten. Sie gibt Nutzern Kontrolle durch Zugriff auf Reisedetails, Buchungsoptionen, Check-in-Erinnerungen, Echtzeit-Flugbenachrichtigungen, Risikowarnungen, gemeinsame Nutzung von Reiseplänen, den COVID-19 Information Hub und vieles mehr. Für Travel und Security Manager bietet die neue mobile App BCD Alert™ rund um die Uhr die Möglichkeit, Reisende vor Risiken und Zwischenfällen an ihrem Reiseziel zu schützen und aus der Ferne zu monitoren und zu reagieren.
Messen Sie Ihren Erfolg
Wie sieht ein erfolgreiches Reiseprogramm für Sie aus? Legen Sie die Parameter fest, die Sie messen wollen. Wenn Sie Einsparungen anstreben, sollten Sie die Gesamtausgaben für Reisen messen. Sie können auch die Einhaltung der Reiserichtlinie (Compliance) oder die Zufriedenheit der Reisenden messen.
Regelmäßige Überprüfung
Legen Sie gemeinsam mit den am Reiseprogramm Beteiligten einen geeigneten Rhythmus (z. B. vierteljährlich oder jährlich) für die Überprüfung und Überarbeitung der Reiserichtlinie fest. Definieren Sie im Rahmen dieses Plans, wie Änderungen der Richtlinie an Ihr Unternehmen kommuniziert werden sollen.
BCD Kunden: Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Ausarbeitung oder Überprüfung Ihrer Reiserichtlinie benötigen, wenden Sie sich an Ihren Program Manager. Sie sind kein BCD Kunde? Kontakt.
