Geschäftsreisen ins Ausland sind für viele Mitarbeiter eine willkommene Abwechslung im beruflichen Alltag. Jede Reise birgt allerdings auch Gefahren: Infektionen, Naturkatastrophen oder gar Terroranschläge. Reisende und Travel Manager sollten deshalb schon vor der Reise einige Punkte beachten.
FÜR DEN TRAVEL MANAGER
Gute Vorbereitung ist das A und O
Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in ferne Länder schicken, um dort zu verhandeln oder einen Geschäftsabschluss perfekt zu machen, müssen sie vorab mit Informationen über das Reiseziel versorgen. Eine Risikoabschätzung und entsprechende Sicherheitshinweise bereiten den Mitarbeiter auf verschiedene Situationen vor: Sind die Straßen auch nach Anbruch der Dunkelheit sicher? Sind alle Taxis vertrauenswürdig? Wie schützt man sich vor Krankheiten? Wer solche und ähnliche Fragen im Vorfeld mit seinen Reisenden klärt, hat schon viel zur Sicherheit vor Ort beigetragen.
Wo, wann, wie
Für Travel Manager sind zwei Voraussetzungen notwendig, um die Reisenden im Notfall umgehend kontaktieren zu können: Sie müssen genau wissen, wo sich Ihre Reisenden gerade aufhalten. Und Sie benötigen so viele Kontaktinformationen wie möglich, über die Sie Ihre Reisenden kontaktieren können. Lassen Sie also keinen Reisenden aufbrechen, ohne dass Sie alle nötigen Kontaktdaten haben.
Moderne Technologielösungen ermöglichen Ihnen als Travel Manager aber noch viel mehr. Sie können die Reiseplandaten Ihrer Reisenden mit SMS- und E-Mail-Nachrichten kombinieren. So können Sie Ihre Reisenden schnell und ohne Aufwand über Notsituationen informieren und Ihren Reisenden ermöglichen, auch in Extremsituationen rasch Hilfe anzufordern.
Überlassen Sie nichts dem Zufall
Um ein umfassendes und lückenloses Risikomanagement zu garantieren, sollten Unternehmen sich also nicht darauf verlassen, dass ihre Reisenden selbst Informationen einholen oder dass die Vorgesetzten immer daran denken, die Mitarbeiter zu informieren. Sie brauchen eine Risikomanagement-Strategie für alle Geschäftsreisen. Holen Sie alle Beteiligten an einen Tisch, um Lücken in den bisherigen Abläufen zu erkennen und eine unternehmensweit gültige Strategie zu entwickeln.
FÜR DEN REISENDEN
Selbst ist der Reisende
Natürlich hat jeder Reisende auch selbst die Chance, sich im Vorfeld zu informieren. Die Webseiten des Auswärtigen Amts oder des Centrums für Reisemedizin geben Hinweise für nahezu jedes Land der Welt.
Erreichbarkeit vor Ort
Geschäftsreisende sollten ihre Mobiltelefone, Smartphones oder Tablets während der gesamten Reise eingeschaltet bzw. im Flugzeug-Modus lassen. Im Zweifel weiß man im Unternehmen vor Ihnen, dass Sie auf eine Gefahrensituation zureisen und wird Sie rechtzeitig warnen. SMS und E-Mail funktionieren in der Regel auch dann, wenn andere Netze zusammenbrechen. Bleiben Sie also erreichbar.
Risikomanagement von BCD Travel
BCD Travel stellt Ihnen die entsprechenden Tools zur Verfügung, um Ihre Reisenden im Notfall zu lokalisieren, mit ihnen in Kontakt zu treten und Hilfestellung zu leisten. Ihr BCD Travel Account Manager berät Sie gern.