De terreuraanslagen van 22 maart maken opnieuw duidelijk dat reisrisicobeheer in zakenreizen voor altijd is veranderd: je bedrijf en je reizigers moeten overal en altijd voorbereid zijn op risico‘s.
“Bestemmingen die vroeger als ongevaarlijk beschouwd werden, zoals Brussel of Parijs, kennen nu een hoger risicogehalte,” aldus Martin Weisskirchen, vice president van BCD Travel Global Crisis Management.
“Traditionele factoren voor risicobeoordelingen, zoals de bestemming en de ervaring van de reiziger, zijn niet meer voldoende. Bedrijven moeten voorbereid zijn om op elke locatie in te grijpen als er sprake is van een risicovolle situatie. Dat geldt dus ook voor plaatsen die eerder als veilig werden beschouwd,” aldus Weisskirchen. “Bovendien is het cruciaal dat reizigers zelf een grotere rol gaan spelen om hun veiligheid te garanderen en hun status doorgeven aan werkgevers tijdens een reiscrisis.”
Het blijft van essentieel belang dat bedrijven risico’s bepalen, beoordelen en beperken voordat hun medewerkers vertrekken. Maar de reactietijd is nu even belangrijk als de planning. Zakelijke reisprogramma’s moeten snel kunnen reageren en communiceren met reizigers en executives, en direct kunnen optreden als er iets gebeurt.
Volgens Weisskirchen moeten travelmanagers en veiligheidsmedewerkers zichzelf de volgende vragen stellen om te bepalen hoe goed ze zijn voorbereid:
- Is je bedrijf voorbereid om snelle beslissingen te nemen als reactietijd van cruciaal belang is?
- Ben jij het hele jaar door voorbereid om te reageren op het moment dat het nodig is?
- Heb jij een efficiënte manier om de veiligheid van je reizigers te beoordelen en met hen te communiceren tijdens een crisissituatie?
Volgens hem moeten zakelijk reisprogramma‘s het reisrisicobeheer als volgt uitbreiden om goed voorbereid te zijn:
Identificeer wie de beslissingnemers zijn en geef hun de verantwoordelijkheid om het hele jaar door 24/7 klaar te staan.
“Een bedrijf moet weten wie de leiding heeft tijdens een crisis en iemand (maar niet altijd dezelfde persoon) moet 24/7 bereikbaar én gemachtigd zijn om het vastgestelde risicoplan te activeren,” aldus Weisskirchen. Maak onder meer een communicatieprotocol voor crisissituaties: wie communiceert met wie over wat en via welk communicatiekanaal?
Maak zorgplichtprotocollen voor je bedrijf en omschrijf ‘loyaliteitsplichten’ voor je reizigers.
Weisskirchen legt deze loyaliteitsplicht als volgt uit: uit je boekingsinformatie blijkt dat 25 reizigers in een stad zijn waar net een terroristische aanslag is gepleegd. Je reizigers kennen hun verantwoordelijkheid voor risicomanagement en weten dat ze zich moeten melden door te bellen of sms’en naar een bepaald nummer. 23 reizigers melden zich, dus jij kunt je richten op het vinden van de twee die zich niet hebben gemeld om te controleren of zij veilig zijn. Je kunt de reizigers die hulp nodig hebben nu veel sneller en efficiënter helpen.
Leer reizigers hoe ze risico’s van verschillende bekende scenario’s kunnen verminderen.
Van een beroving (nog steeds de meest voorkomende situatie) tot een terroristische aanslag in een grote stad. “Het is nog nooit zo belangrijk geweest om medewerkers voor te lichten wat er van ze verwacht wordt als nu,” aldus Weisskirchen.
Een bedrijf kan pas reageren op een crisissituatie als het een proactief plan heeft opgesteld. “Elk bedrijf moet over een goed risicoplan beschikken,” aldus Weisskirchen. “Zonder zo’n plan is een bedrijf niet in staat te reageren, veranderen en evolueren als de risicoscenario’s veranderen.”
