Hier is een percentage waar travelmanagers wellicht van schrikken: voor ruim een kwart van de hotelboekingen krijgt je bedrijf waarschijnlijk niet de besparingen waar het recht op heeft.
“Tarieven en toeslagen stijgen de pan uit. Het is dus belangrijker dan ooit om hotelbesparingen te verzilveren,” aldus Advito’s Marwan Batrouni. “Maar uit onze analyses blijkt dat gemiddeld 26% van de onderhandelde hoteltarieven aan het begin van het kalenderjaar verkeerd of helemaal niet worden opgeladen in de GDS.”
Daarom is het belangrijk aan het begin van het jaar een GDS-audit te doen. Op die manier weet je zeker dat je de hotelbesparingen ontvangt waarvoor je vorig najaar tijdens de onderhandelingen zo hard hebt geknokt.
“Plan je eerste GDS-audit zo snel mogelijk, het liefst voor eind januari,” adviseert Batrouni, senior director en practice area leader van Advito, de consultancytak van BCD Travel. “Plan vervolgens in maart of april een tweede audit om te controleren of de fouten van het begin van het jaar zijn opgelost. Tijdens een derde audit in juni of juli verzamel je de gegevens die je nodig hebt om in het najaar weer te kunnen onderhandelen over hotelprijzen.”
Wil je nog verder gaan om je hotelbesparingen te realiseren? Batrouni heeft extra advies over audits:
- Voer vanaf februari elke maand of om de maand rate availability audits Zo weet je zeker dat de onderhandelde tarieven ook daadwerkelijk beschikbaar zijn voor je zakenreizigers.
- Kies voor maandelijkse BAR-audits (best available rate) om te controleren dat leveranciers die geavanceerd yield management en andere variërende prijstechnieken gebruiken, geen lagere tarieven aanbieden dan wat je hebt onderhandeld.
- Voer maandelijkse of tweemaandelijkse rate parity audits uit en controleer of online boekingsites geen prijzen aanbieden onder jouw onderhandelde prijzen.
- Met online booking tool audits kun je controleren of tarieven correct worden geladen en of voorkeurshotels bovenaan worden weergegeven.
“Als uit deze audits problemen naar voren komen, los die dan direct op,” zegt Batrouni. “Zo weet je zeker dat besparingen zo hoog mogelijk uitvallen voor de rest van het jaar.”
