In een internationaal bedrijf spreken de werknemers niet allemaal dezelfde taal. Maar wanneer de zakenreizen worden beheerd met een focus op eenvoud, kunnen ze via ‘dezelfde tools spreken’.
Daarom besloot het Deense bedrijf Danfoss om alle werknemers wereldwijd te bedienen via één en dezelfde wereldwijde zakenreisorganisatie, namelijk BCD Travel, en de online boekingstool van SAP Concur.
8% besparing op reiskosten
Volgens Lohmann, leider van een klein reisteam dat wereldwijd 28.000 werknemers bedient, hanteert Danfoss een “eenvoudige maar succesvolle strategie: De eindgebruiker tevreden stellen en tegelijkertijd efficiënt opereren. Daar werken we doelgericht en systematisch aan.” Het toepassen van die strategie op het reisbeleid leverde resultaat op.
- Door over te stappen op een online boekingstool bespaarde Danfoss 8% op reiskosten, omdat reizigers goedkopere tarieven zagen en kozen en het bedrijf de transactiekosten voor reisbureaus verminderde.
- 87% van de reserveringen die geschikt zijn voor boekingen via de online boekingstool (OBT), wordt door de reizigers zelf gemaakt met behulp van de tool.
- Meer dan 90% van de online boekingen is voor het laagste logische tarief, wat aanzienlijke besparingen oplevert.
- 40% van de boekingen wordt meer dan 14 dagen van tevoren gemaakt, wanneer meer goedkopere tarieven beschikbaar zijn.
- De reizigerstevredenheid nam met 79% toe.
- Danfoss kan zijn zakenreisbeleid met een klein intern team van slechts drie mensen uitvoeren. Zij ondersteunen de OBT en onderhouden relaties met BCD en andere suppliers.
Behalve de gewone data heeft Lohmann nog meer maatstaven om het succes van het reisprogramma van Danfoss te meten. Meestal nuttigt ze haar lunch in de kantine van het bedrijf, waar ze de medewerkers van het verkoopteam ontmoet. Dit zijn de meest frequente reizigers van Danfoss. Toen ze in 2015 begonnen met de uniforme OBT-strategie, werden er verhitte discussies over het reisbeleid gevoerd. “Tegenwoordig wordt er nauwelijks meer gesproken over zakenreizen.”
Eén kanaal voor reizigers
Dit is hoe het allemaal begon. “We hadden al één enkele tool voor uitgaven, namelijk SAP Concur Expense. We zagen in wat de potentiële voordelen konden zijn als we onze OBT in hetzelfde ‘mandje’ zouden plaatsen”, legt Lohmann uit. “Het zou zeer nuttig zijn als alle reizigers wereldwijd maar één kanaal hadden voor het boeken van reizen, het registreren van reisgegevens en indienen van hun onkosten.”
BCD Travel werd hier vanaf het begin bij betrokken. De zakenreisorganisatie hielp Danfoss om de OBT binnen meer dan 80 vestigingen in 46 verschillende landen te implementeren. Soms werd de tool in wel vijf landen tegelijk ingevoerd.
Erika Sáenz, een medewerker van het reisteam van Danfoss, wijst erop dat de OBT voor 90% in gebruik is genomen in Noord-Amerika en India. Dit betekent dat de ‘single tool’-strategie heeft gewerkt. “We hebben de mentaliteit van de reiziger weten te veranderen. Zonder de ondersteuning van BCD was dat niet mogelijk geweest. Ze kennen Danfoss. Ze kennen onze reizigers. Ze begrijpen wat wij willen.”
BCD was het vangnet
Na de implementatie hielp BCD bij de configuratie van Concur. BCD Travel stemde de online boekingstool af op de unieke behoeften van de reizigers van Danfoss. Vervolgens ondersteunde de zakenreisorganisatie de educatiecampagne voor reizigers van Danfoss—mededelingen over de reisportal, gerichte e-mails, promotievideo’s, training voor reizigers (online en persoonlijk) en zelfs een-op-een gesprekken met reizigers die zich niet aan de regels hielden—waarin werd toegelicht waarom Danfoss overstapte op een universele OBT, hoe de tool gebruikt moest worden en waarom het zakenreizen eenvoudiger zou maken.
“We overspoelden onze reizigers met informatie”, aldus Lohmann. Bovendien fungeerde BCD als vangnet voor reizigers die moeite hadden met de overgang naar de online boekingstool. “Ze konden altijd contact met BCD opnemen om hun reizen te boeken”, legt ze uit.
Reizen als maatstaf voor veranderingsmanagement
Vier jaar later voegt de uniforme reisstrategie van Danfoss nog altijd waarde toe. “We konden uiteindelijk de stap maken van reizigerseducatie naar reizigersbetrokkenheid, en van focus op naleving naar focus op reizigerstevredenheid, reizigerservaring en welzijn van reizigers”, aldus Lohmann. “Het reisbeleid is nu de maatstaf van het bedrijf voor succesvol verandermanagement.”
