Zakelijke reisprogramma’s halen hun boekings- en uitgavengegevens normaliter bij hun zakenreisorganisatie en creditcardverstrekker. De TMC levert informatie over de boekingen en de creditcardverstrekker heeft informatie over wat er precies is betaald. Dit levert niet altijd dezelfde informatie op: een reiziger kan in een hotel tegen kosten voor maaltijden en parkeren aanlopen. Ook wordt de belasting soms pas op de eindfactuur in rekening gebracht.
Hier kan virtuele betalingsautomatisering met een virtuele creditcard de oplossing voor zijn. Een virtuele creditcard heeft een uniek identificatienummer dat aan de originele boeking is gelinkt. Hiermee wordt het bedrag dat wordt betaald tijdens het uitchecken gekoppeld aan de boekingsgegevens. Met virtuele betalingen worden alle onkosten bijgehouden. Zo ziet een bedrijf meteen welke uitgaven nader moeten worden onderzocht. Je kunt zakelijke doelstellingen bevorderen door in te grijpen en reizigers uit te leggen dat ze niet voor wifi moeten betalen als dit al bij de kamerprijs is inbegrepen, of dat ze niet op kosten van de zaak gebruik kunnen maken van services die buiten het beleid vallen, zoals een stomerij in het hotel.
Bovendien kun je met virtuele betalingsautomatisering eenvoudiger boekingen koppelen aan specifieke gegevensvelden, zoals werknemersnummers, kostenplaatsen en projectcodes. Je krijgt een beter inzicht, zonder dat je medewerkers steeds hoeft lastig te vallen met formulieren.
