Eventi come i recenti attacchi di Parigi e la lotta in corso contro l’ebola ti spingono a domandarti se il tuo travel program aziendale sia pronto a gestire una crisi? Se è così, allora hai già iniziato a pensare in modo strategico.
«Le aziende dovrebbero revisionare le proprie procedure ogni volta si verifichi una grave minaccia per la sicurezza o disordini», consiglia il vicepresidente del Global Crisis Management di BCD, Martin Weisskirchen. «È fondamentale non solo avere un piano di emergenza, ma anche assicurarsi che sia in linea con il tipo di rischi in evoluzione che i viaggiatori stanno affrontando nel mondo».
Weisskirchen esorta a far sì che i travel manager colgano l’occorrenza degli attacchi di Parigi – come occasione per delle valutazioni complessive.
Ecco qualche domanda che i travel manager dovrebbero porsi per valutare la tempestività di reazione della propria azienda.
- Quando hai iniziato a pensare alla situazione di Parigi come una potenziale situazione di emergenza per il travel?
Il team BCD Global Crisis Management monitora in modo costante le notizie provenienti da tutto il mondo. In questo modo Weisskirchen e colleghi erano attenti a ciò che stava succedendo a Parigi fin dalle prime battute, ma sono entrati in modalità di risposta alla crisi – che ha innescato i relativi piani di azione – nel momento in cui le autorità locali hanno dichiarato lo stato di allarme.
- Eri a conoscenza di dove si trovavano i viaggiatori e, nello specifico, chi era o era diretto a Parigi?
«Questa è un’importante questione legata al dovere di prestare attenzione: l’azienda ha bisogno di sapere sempre dove si trovano i propri viaggiatori», ricorda Weisskirchen.
- Hai contattato i tuoi traveler che si trovavano a Parigi o nei dintorni per assicurarti che stessero bene?
I corporate travel program devono sempre prevedere un modo per entrare in contatto con i viaggiatori on-the-go, che è il motivo per cui è di importanza così cruciale includere nel traveler profile il numero di cellulare. I travel program tengono sempre più conto del fatto che il “dovere di dedizione” dei viaggiatori e il dovere di prendersi cura dei propri dipendenti da parte dell’azienda vanno in tandem. Questo significa che ci si aspetta che i viaggiatori prendano contatti con l’azienda, se vengono a trovarsi in situazioni di pericolo o coinvolti in disordini. Con questi presupposti, le responsabilità di comunicazione viaggiano in entrambi i sensi.
È essenziale che i flussi di comunicazione e le responsabilità siano chiare. Chi deve chiamare i viaggiatori? Questa è la domanda che dovrebbe sorgere spontanea mentre si mette a punto il piano di travel risk management, non quando già ci si trova in mezzo ad una situazione di emergenza. «Le aziende non dovrebbero dare per scontato il fatto che la propria TMC chiami i loro viaggiatori, a meno che questo non sia stato definito in fase contrattuale», aggiunge Weisskirchen.
- Se hai contattato i tuoi viaggiatori, eri in grado di dar loro istruzioni precise su come comportarsi nel caso in cui si trovassero in situazioni di pericolo o nell’impossibilità di continuare secondo il proprio itinerario?
Ancora una volta, questa è una componente fondamentale di un piano di travel risk management omnicomprensivo. Per Weisskirchen bisogna domandarsi: «Cosa vuoi che facciano i tuoi traveler in un momento di crisi? Questa è una decisione da prendere molto prima dell’effettivo inizio della crisi.»
- Eri a conoscenza di chi nella tua azienda avrebbe avuto la responsabilità per il tipo di risposta data se la situazione a Parigi fosse andata in crescendo fino ad un’emergenza manifesta per i tuoi viaggiatori?
«Questo è il primo problema che dobbiamo affrontare nel momento in cui si verifica un’emergenza in viaggio.» Weisskirchen continua: «Le aziende non sanno chi è responsabile di cosa e perdono tempo e causano attriti non necessari proprio nel momento in cui è più importante che tutti lavorino insieme con efficienza.» Il piano può prevedere che una persona sola sia incaricata di guidare la risposta alla crisi o che team afferenti alle risorse umane, alla sicurezza e al travel lavorino insieme per coordinare le azione di gestione dell’emergenza. Quello che è più importante, in ogni caso, è la chiarezza.
- Avevi un piano in atto per portare via dalla città i tuoi traveler, se la situazione avesse subito un’escalation?
Ti saresti aspettato che i viaggiatori avrebbero chiamato la vostra TMC e trovato la strada di casa? Avresti voluto che la vostra TMC cercasse dei modi per allontanare tutti i traveler da Parigi sulla base di una richiesta centrale proveniente dall’azienda? Se non hai definito delle risposte chiare a queste domande, è il momento di pensare, con la tua TMC, a tutti i possibili scenari di azione e di elaborare un piano.
- Una volta che l’allarme è scemato, vi siete riuniti per valutare cosa ha funzionato e cosa invece no?
«Una travel crisis può presentarsi sotto molte forme diverse: da un attacco terroristico ad uno tsunami. Le minacce e i pericoli possibili cambiano costantemente – precisa Weisskirchen – Usa ogni emergenza come opportunità di apprendimento per assicurarti che la tua azienda e i tuoi viaggiatori siano preparati al meglio per la prossima crisi».
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