Business Travel e Mice verso l’integrazione

Il 2014 è atteso come l’anno della svolta in termini di integrazione

Ogni nuovo anno porta con se l’esigenza di pensare a nuove strategie: per tutti quei travel manager che negli ultimi anni hanno realizzato una corsa continua verso l’ottimizzazione dei costi e la ricerca della massima efficienza la domanda è una: come fare per andare oltre? Quali sono le prospettive? Dove si può ancora intervenire?

George Odom è un ex travel manager ma nel suo nuovo ruolo di vicepresident ADVITO – crede  di sapere la risposta che peraltro è contenuta all’interno della sua ultima relazione: ADVITO considera l’integrazione fra BT e MICE il passo successivo verso significativi risparmi ed efficienze. Ecco perché, per prima tra le società di consulenza, ha messo a punto una nuova metodologia integrata che si chiama ITM.

ITM è un approccio multiforme, che coinvolge tutto il processo da consolidare, dalle scelte del fornitore alla razionalizzazione della prenotazione e del reporting. Anche se questo può sembrare impegnativo , la buona notizia è che l’integrazione non deve essere necessariamente completa, ogni azienda può scegliere il livello di integrazione più adatto alla propria realtà e agli obiettivi.

Non importa quale livello di  integrazione l’azienda voglia perseguire, Odom individua a qualsiasi livello dei vantaggi chiave:

• Risparmio di costi diretti – attraverso la combinazione di due aree di spesa il cui volume combinato può evidentemente permettere all’azienda d condurre una trattativa migliore e piu eficace con holtel e altri suppliers.
• Allineamento con la strategia aziendale –  un approccio combinato garantisce coerenza ad esempio nel branding in tutti i servizi di viaggio e di incontri.
• Process Saving – utilizzando la stessa Agenzia sia per viaggi che i meeting offre enormi economie di scala.
• Riduzione del rischio/aumento della diligenza – l’integrazione assicura l’ottimizzazione del corretto atteggiamento del traveller:  non importa il motivo per cui un dipendente sale su un volo o entra in un hotel. La cosiddetta duty of care è un problema enorme  in questo momento in molti consigli di amministrazione , dice Odom.
• Soddisfazione del dipendenti – che beneficiano di un maggior processo di familiarizzazione con le procedure di prenotazione, nonché della possibilità di affidarsi sempre più spesso a fornitori preferenziali
• Corporate governance – ITM conduce verso il rispetto uniforme alle politiche aziendali, indipendentemente dal motivo del viaggio

Odom aggiunge che i tanti vantaggi che l’integrazione può avere sono meno significativi se la spesa travel è cosiddetta ad hoc e completamente decentralizzata. Per poter avere benefici reali da tale integrazione l’azienda deve avere alla base un buon piano strategico di gestione dell0area MICE.

Detto questo però, esistono comunque dei piccoli vantaggi, a portata di mano, come per esempio come quello di poter considerare le strutture vicine alle proprie sedi per fare dei meeting o chiedere ai dipendenti di utilizzare la stessa agenzia di travel management per poter prenotare i voli per i meeting.

Ma i maggiori benefici ITM li porta quando si riescono a gestire le due voci di spesa in modo davvero integrato. Il punto è che anche quando sussistono le condizioni spesso i travel manager non sanno da che parte cominciare. Cosa fare prima?

E proprio per quei travel manager che hanno perfettamente capito l’importanza ma non sanno come fare ADVITO ha creato la ITM, una diagnostica di ADVITO in grado di guidarvi in tale processo di integrazione.

I servizi di ADVITO includono:

• Benchmarking con altre aziende, che permette attraverso l’osservazione di best practice altrui, la costruzione di una roadmap di implementazione
• Una internal review dettagliata,  per comprendere come i viaggiatori  percepiscono il business travel e il mice interno; la conoscenza conduce verso un aumento della compliance e ad un aumento dei volumi , che producono servizi migliori e tariffe migliori e aumentano la soddisfazione dei dipendenti
• Revisione e riscrittuta della travel policy – per assicurare all’azienda una travel policy aggiornata e allineata alla strategia aziendale relativa ai contenuti, al controllo e alla comunicazione
• Integrate sourcing,  per conto del cliente con aerei e hotel e fornitori in genere.

Per agevolare i travel manager in questo che viene chiamato “il viaggio verso l’integrazione tra BT e MICE, Advito promuoverà una migliore comprensione della ITM attraverso un processo in quattro fasi documentato in una relazione che uscirà nel 2014. Di cui vi diamo una breve preview:

ITM JumpStart: i passaggi intelligenti per integrare con successo i viaggi d’affari  e le  riunioni aziendali

1 . Assessment/ Valutazione

• Capire quali sono gli obiettivi da raggiungere e se l’integrazione è in grado di ottenerli
• Capire quali sono i task da esternalizzare
• Win senior management buy -in

2 . Internal integration

• Creare un team ad hoc
• Integrare le travel policy di BT e MICE
• Integrare la tecnologia come ad esempio , creare un unico portale, massimizzare il vostro strumento di prenotazione online, combinare gli strumenti di reporting

3 . Integrazione della gestione dei fornitori

• Creare termini e condizioni contrattuali coerenti per entrambe
• Attendere il momento giusto  e assicurarsi di aver correttamente aggregato i dati del Bt e del mice prima di avviare ogni tipo di negoziazione
• Mostrare in modo efficacie ai fornitori i vantaggi di tale integrazione anche da loro punto di vista
• Gestire il volume della spesa alberghiera con prudenza per fornire più business ai fornitori preferenziale
• Mostrare ai fornitori il futuro, che non prevederà la possibilità di realizzare meeting “out of policy “

4 . Comunicazione

• Per gestire il cambiamento, spiegare il “perché” e il “cosa” al board aziendale, ai viaggiatori e bookers riunioni
• Rassicurare chi si occupa dell’organizzazione dei meeting che l’obiettivo di tale processo di integrazione è il miglioramento di tutti gli aspetti trattati e non quello di minimizzare il loro operato.
• Realizzare report regolari sui risultati e sui successi ottenuti

Odom sostiene che la nuova pratica di integrazione tra business travel e mice porterà degli importanti vantaggi di lungo termine.

Nel corso dell’anno in questo magazine ma anche al vostro Account Manager BCD Travel, si avrà modo di approfondire tali tematiche.

Stay tuned!