Wie Sie die Profile Ihrer Geschäftsreisenden entstauben

Nehmen Sie sich jedes Jahr Zeit, um die Namen der Personen zu überprüfen, die für Geschäftsreisen zugelassen sind. Eine Überprüfung in reiseruhigeren Phasen (falls vorhanden) sollte das Minimum sein, aber auch häufigere Überprüfungen pro Jahr können sich als effizient erweisen.

• Wir empfehlen die Verwendung eines HR-Feeds für die Profilübermittlung
• Führen Sie Reports aus dem Online-Buchungstool (OBT) aus und vergleichen Sie sie mit den Mitarbeiter-Reports des Unternehmens. Entfernen Sie Profile von Reisenden, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind oder nicht mehr reisen. Fügen Sie für neue und ausgeschiedene Mitarbeiter:innen, die nicht über einen HR-Feed verfügen, Profile hinzu oder aktualisieren Sie sie, sobald sich der Beschäftigungsstatus ändert.

Travel Manager sollten ihre internen, genehmigten Kommunikationskanäle nutzen, um Reisende darauf hinzuweisen, dass sie Felder aktualisieren sollten, die nicht im Feed enthalten sind. Vorschläge für Mitteilungen an die Reisenden:

• Bitten Sie sie, ihre Präferenzen und alle vorab genehmigten Sicherheitsprogramme der Bundes- oder Regierungsbehörden, wie TSA/Global Entry in den USA, hinzuzufügen, zu überprüfen oder zu aktualisieren.
• Bitten Sie Geschäftsreisende, ihre E-Mail-, Telefon- und Notfallkontaktinformationen zu überprüfen.
• Um zu vermeiden, dass Tickets nicht ausgestellt werden, vergewissern Sie sich, dass Kreditkartennummern und Ablaufdaten korrekt sind.

Erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Bildmaterial, wie das Profil des Reisenden zu aktualisieren ist.

Stellen Sie einen Kommunikationsplan auf, der die Taktik des Traveler Engagement nutzt, um das Verhalten Ihrer Geschäftsreisenden zu beeinflussen:

• Machen Sie es sich zur Gewohnheit: Erinnern Sie die Reisenden das ganze Jahr über regelmäßig daran, ihre Profildaten zu überprüfen und zu aktualisieren. Ermutigen Sie sie, dies bei jeder Buchung zu wiederholen.
• Verwenden Sie die Seite mit den Unternehmensnotizen im Online-Buchungstool (OBT), um Erinnerungen zu versenden.
• Verwenden Sie Pop-up-Benachrichtigungen bei der Anmeldung
• Fügen Sie, wenn möglich, einen Klappentext in Ihren Unternehmensnewsletter ein.

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