Das US-amerikanische Technologieunternehmen Pitney Bowes hat mit DecisionSource zwei wichtige Ziele erreicht: Kosteneinsparung und Erfüllung der Fürsorgepflicht. Dafür entwickelte das Unternehmen eigens das Motto „Wenn wir Sie nicht finden können, können wir Ihnen nicht helfen.“
Die Herausforderung
Pitney Bowes wollte bestimmte Verhaltensweisen seiner Mitarbeiter bei Buchungen unterwegs besser verstehen und diese nach Geschäftsbereichen erfassen. Das Unternehmen wollte sich ein Bild davon machen, inwiefern Reisende von den Richtlinien abweichen und welche Auswirkungen dies auf die Kosten und die Erfüllung der Sorgfaltspflicht hat.
Der Ansatz
Um Einblicke in das Verhalten seiner Reisenden zu gewinnen, bediente sich das Unternehmen der Travel Report Card, die über DecisionSource®, die von BCD Travel entwickelte Lösung für Business Intelligence und Analysen, verfügbar ist. Dies sind individuell anpassbare Berichte für einzelne Geschäftsbereiche. Die Travel Manager konnten damit sehen, welche Abteilungen das größte Verbesserungspotenzial hatten. Das Account Management Team von BCD arbeitete gemeinsam mit dem Travel Management Team von Pitney Bowes an der individuellen Anpassung der Report Cards an jeden einzelnen Geschäftsbereich. Der Schwerpunkt der Reports lag auf Verhaltensweisen der Reisenden im Zusammenhang mit dem Ziel des Unternehmens, besser seiner Sorgfaltspflicht nachzukommen und Kosten zu senken. Die Report Cards zeigten auf einen Blick, ob Reisende in bestimmten Abteilungen beim Buchen folgender Posten die Richtlinien befolgen:
- Günstigste richtlinienkonforme Flugpreise
- Inlandsflüge mehr als 14 Tage im Voraus
- Internationale Flüge mehr als 14 Tage im Voraus
- Hotelübernachtungen im Einklang mit der Anzahl der Reisetage
- Zimmer in bevorzugten Hotels
Die Report Cards zeigten, in welchen Geschäftsbereichen es die größten Probleme mit Reisenden gab, die nicht richtlinienkonform buchten. Leitende Führungskräfte in diesen Geschäftsbereichen übernahmen die Verantwortung und regten Veränderungen an. Die Teams von BCD und Pitney Bowes arbeiteten gemeinsam an der Entwicklung von gezielten Benachrichtigungen für Reisende, um diese verstärkt einzubinden und zu informieren. Sie informierten Mitarbeiter über den Inhalt der Reiserichtlinie und warum die Einhaltung der Richtlinie wichtig für ihre eigene Sicherheit und für den Nettogewinn des Unternehmens ist.
Die Ergebnisse
Die Report Cards, die regelmäßig aktualisiert und verteilt werden, sind für die Führungskräfte in den Geschäftsbereichen von Pitney Bowes ein Aufruf zum Handeln geworden. „Noch Tage nach der Aushändigung der Travel Report Cards dreht sich alles im Unternehmen nur um das Reisen“, so Chris Reinke, Director, Strategic Sourcing Nordamerika.
Führungskräfte fordern — und erreichen — eine bessere Einhaltung der Reiserichtlinie bei ihren Mitarbeitern. So buchen Reisende jetzt beispielsweise eher Flugtickets 14 Tage im Voraus und Zimmer in richtlinienkonformen Hotels, wo sie im Krisenfall besser zu erreichen sind. Die Veränderungen im Verhalten von Reisenden resultieren in einer besseren Erfüllung der Sorgfaltspflicht und führen zu Kosteneinsparungen in Höhe von Millionen Dollar pro Jahr.
