Das Ausfüllen unübersichtlicher Excel-Tabellen und die Suche nach dem x-ten Taxibeleg kosten Geschäftsreisende zahlreiche Nerven – und das Unternehmen wichtige Arbeitszeit. Dieses Szenario lässt sich mit softwaregestützten Anwendungen vermeiden. Lesen Sie mehr über die Vorteile und finden Sie ein Tool, das zu Ihrem Bedarf passt.
Mobile Anwendungen beschleunigen Prozesse
Mobile Apps helfen Ihnen, zeitraubende Reisekostenprozesse zu optimieren:
- Die Tools ermöglichen es den Dienstreisenden, schon während der Reise mit der Abrechnung zu beginnen. So lassen sich beispielsweise Belege bequem mit dem Smartphone einscannen.
- Kreditkarten können direkt in die Software integriert werden, was das eigenständige Eintragen der Ausgaben überflüssig macht. Dadurch können auch die Vorgesetzten die Belege schneller prüfen und genehmigen.
- Digitale Reisekostenabrechnungen versprechen transparente Verfahren und ein hohes Maß an Genauigkeit.
- Die Tools versprechen, immer auf dem neusten Stand zu sein, beispielsweise in Bezug auf aktuelle gesetzliche Pauschalen.
Unternehmen sollten aber stets den Datenschutz ihrer Mitarbeiter im Blick behalten.
Reisekosten-Apps für unterwegs
Für Geschäftsreisende gibt es verschiedene Online-Anwendungen, die diese Vorteile und Technologien umsetzen, beispielsweise SAP Concur oder Amadeus cytric Travel & Expense. Viele Tools bieten eine vollumfängliche Abrechnung für den Arbeitgeber oder die Steuererklärung an. Über integrierte Routenplaner werden z.B. die Distanz und die daraus resultierenden Fahrtkosten automatisch ermittelt. Die SAP Concur App übernimmt automatisch die relevanten Buchungsdaten in die Abrechnung und prüft die Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie. Nach der Freigabe erfolgt die Auszahlung automatisch. Es ist ebenfalls möglich, die Abrechnung schon im Zug oder Taxi anzufangen. Die App erstellt anhand von Online-Rechnungen von Hotels, Flügen oder Restaurants automatisch Ausgabeneinträge.
Die richtige App für Ihre Reisekostenabrechnung
Es gibt zahlreiche weitere Anbieter digitaler Reisekostenabrechnungen. BCD Travel hilft Ihnen bei der Suche nach den passenden Anbietern oder mit eigenen Tools. Welche sich für das eigene Unternehmen am besten eignen, hängt unter anderem von der Anzahl der Anwender, dem Umfang der gewünschten Optionen, dem Datenschutz und natürlich auch vom Preis ab. Es sollte immer gewährleistet sein, dass die Daten der Mitarbeiter auf sicheren Servern gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben werden.
GBTA-Umfrage: Travel Manager unterstützen die Reisekostenverwaltung
Eine aktuelle Studie der GBTA in Zusammenarbeit mit BCD Travel hat ergeben, dass die meisten Travel Manager in die Reisekostenverwaltung mit einbezogen werden, für gewöhnlich aber nur in einer unterstützenden Funktion. Weniger als die Hälfte der Reiseabteilungen sind hauptverantwortlich für die Festlegung von Ausgabenrichtlinien in Zusammenhang mit Reisen (43 %), die Auswahl der Reisekosten-Tools (38 %) oder die Konfiguration ihres Reisekosten-Tools (33 %).
