Die Rolle von Travel Managern entwickelt sich weiter, da sie jetzt regelmäßig mit anderen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens zusammenarbeiten. Ihr Verantwortungsbereich geht weit über die Buchung von Geschäftsreisen hinaus – viele sind hauptverantwortlich für wichtige risikobezogene Funktionen. Die Umfrage von BCD und GBTA untersucht wichtige Fragen zur Zusammenarbeit von Travel Managern wie:
- Welche Verantwortungsbereiche teilen Travel Manager mit internen Stakeholdern – und für welche sind sie hauptverantwortlich?
- Sind Travel Manager in abteilungsübergreifenden Komitees oder Arbeitsgruppen tätig? Was wird durch diese Gruppen abgedeckt?
- Wie häufig teilen Geschäftsreiseprogramme Daten mit internen Stakeholdern und um welche Metriken handelt es sich dabei?
Die wichtigsten Stakeholder für Travel Manager
Travel Manager arbeiten häufig mit Kollegen aus der Finanzbuchhaltung (79 %), der Personalabteilung (66 %), dem Sicherheitsrisikomanagement (63 %), der Führungsebene (61 %) und der Rechtsabteilung (59 %) zusammen.
Abteilungsübergreifend zusammenarbeiten
Mehr als zwei Drittel der Travel Manager auf der ganzen Welt (68 %) geben an, dass jemand aus ihrer Abteilung Zuarbeit für eine abteilungsübergreifende Projektgruppe, Komitee oder Arbeitsgruppe leistet. Wenn sie in einem solchen Komitee mitarbeiten, geben sie für gewöhnlich an, dass sich ihr Komitee um Reiserichtlinien (84 %), Ausgabenrichtlinien (70 %), Sicherheitsrisikoverwaltung (66 %) und Technik (48 %) kümmert.
Fahrer oder Beifahrer?
Der Verantwortungsbereich von Travel Managern überschneidet sich mit dem anderer Stakeholder. In manchen Fällen befinden sie sich auf dem Fahrersitz und treffen wichtige Entscheidungen, die sich auf die Sicherheit und Produktivität von Mitarbeitern auswirken. In anderen Fällen haben sie eher eine unterstützende Rolle.
Entscheidungen zum Travel Risk Management
Eine überraschend hohe Zahl von Travel Managern trägt die Verantwortung für wichtige risikobezogene Funktionen. Mehr als die Hälfte der Befragten (58 %) gibt an, dass ihre Abteilung hauptverantwortlich für die Auswahl der Dienstleister für Travel Risk Management (TRM) ist. Fast die Hälfte gibt an, dass die Reiseabteilung hauptverantwortlich für die Kommunikation mit Reisenden in Notsituationen (48 %) oder die Ausarbeitung einer TRM-Richtlinie (43 %) ist.
Zahlungsentscheidungen für Geschäftsreisen treffen
Viele Reiseabteilungen treffen Zahlungsentscheidungen. Mehr als die Hälfte der Befragten (55 %) geben an, dass die Reiseabteilung hauptverantwortlich für die Auswahl der Dienstleister für Zahlungen in Verbindung mit Reisen ist.
Ausgabenverwaltung unterstützen
Die meisten Travel Manager werden in die Reisekostenverwaltung mit einbezogen, für gewöhnlich aber nur in einer unterstützenden Funktion. Weniger als die Hälfte der Reiseabteilungen sind hauptverantwortlich für die Festlegung von Ausgabenrichtlinien in Zusammenhang mit Reisen (43 %), die Auswahl der Reisekosten-Tools (38 %) oder die Konfiguration ihres Reisekosten-Tools (33 %).
Daten mit Stakeholdern teilen
Travel Manager teilen Daten mit manchen Stakeholdern, mit anderen aber nicht. Die Mehrzahl teilt „häufig“ oder „regelmäßig“ Daten oder erstattet der Finanz-/Buchhaltungsabteilung (70 %), der Führungsebene (66 %) sowie der Sicherheitsrisikoverwaltung (50 %) Bericht. Weniger „häufig“ oder „regelmäßig“ teilen Sie jedoch Daten mit der Personalabteilung (39 %) und dem Vertrieb (30 %), obwohl diese Stakeholder in Zusammenhang mit Reisen wichtige Entscheidungen treffen. Womöglich verfügen Geschäftsreiseprogramme über keine relevanten Daten für diese Stakeholder.
Die GBTA-Umfrage
Insgesamt 347 Befragte, darunter Kontakte von GBTA und Kunden von BCD, haben an der Online-Umfrage teilgenommen. Davon kamen 163 Befragte aus Nordamerika, 81 aus Europa, 56 aus dem Asien-Pazifik-Raum und 47 aus Lateinamerika. Mit Travel Managern und verschiedenen Stakeholdern aus unterschiedlichen Abteilungen wie der Finanz-/Buchhaltungsabteilung, Personalabteilung, Sicherheitsrisikomanagement und Vertrieb wurden detaillierte Interviews geführt.
