Er zijn EU-landen waar het btw-tarief maar liefst 25% bedraagt. Het spreekt dan ook voor zich dat bedrijven veel geld kunnen terugkrijgen door de btw terug te vorderen die hun reizigers betalen op accommodaties, maaltijden en huurauto’s.
Met het geautomatiseerde systeem voor btw-terugvordering van bijvoorbeeld Taxeo, een partner van BCD Travel, is het terugvorderen van de betaalde btw een fluitje van een cent. En toch wordt jaarlijks naar schatting 5,5 miljard euro niet teruggevorderd. Waarom laten bedrijven zoveel geld liggen? En wat kunnen ze doen om dat geld terug te krijgen?
“Veel bedrijven staan huiverig tegenover het geautomatiseerd terugvorderen van btw. Zij denken hierbij namelijk aan het verwarrende, bureaucratische en tijdrovende handmatige proces dat het ooit was,” zegt Guillaume Leclerc, directeur productplanning bij BCD. “Wanneer je het onderwerp aansnijdt bij reis- en inkoopmanagers of zelfs boekhouders die weleens met het handmatig terugvorderen van de btw te maken hebben gehad, is het geklaag meestal niet van de lucht.”
Europese btw tarieven
Een bedrijf dat jaarlijks circa 5 miljoen euro besteedt aan reisuitgaven in het buitenland en de btw niet terugvordert, laat zeker 300.000 euro liggen. Hier volgt een overzicht van de btw-tarieven in de belangrijkste zakelijke bestemmingen in de Europese Unie:
België 21%
Denemarken 25%
Frankrijk 20% (voorheen 19,6%)
Duitsland 19%
Italië 22% (voorheen 21%)
Nederland 21%
Spanje 21%
Polen 23%
Zweden 25%
Groot-Brittannië 20%
Bron: Europese Commissie, januari 2014
Het geautomatiseerde btw-terugvorderingsproces van Taxeo vereenvoudigt de procedure echter aanzienlijk, van het verzamelen van onkostendeclaraties tot het verdelen van de reiskosten per land en het ontvangen van de betaling. Volgens Leclerc zouden bedrijven er daarom goed aan doen om het terugvorderen van btw in de praktijk uit te proberen.
“Pluk eerst het laaghangende fruit. Kijk hoe u snel rendement kunt halen uit de terugvordering van de btw door u te concentreren op reispatronen. Bedenk bijvoorbeeld waar uw vestigingen staan. Worden er vaak mondiale bijeenkomsten belegd in Londen? Telkens wanneer reizigers van buiten het Verenigd Koninkrijk naar Londen afreizen, betaalt u 20% btw op hotelovernachtingen en huurauto’s. In dat geval is sprake van een frequente bestemming met een hoog btw-tarief. Neem de proef op de som door het geautomatiseerde systeem voor btw-terugvordering van Taxeo te gebruiken om de betaalde btw terug te krijgen.”
Meer weten? Bekijk deze video over het terugvorderen van btw en download de white paper en infographic van BCD Travel VAT Reclaim: Don’t Leave Money on the Table. Informeer vervolgens bij uw account manager hoe BCD en Taxeo uw bedrijf kunnen helpen om buitenlandse btw terug te vorderen.
