Prédire le succès de votre outil de réservation commence par une simple question : est-il convivial ?
« Si l’on considère l’adoption d’outils de réservation en ligne, la simplicité d’utilisation constitue le critère le plus important », explique Juan Perez, vice-président Global Business Solutions de BCD Travel. « Les gestionnaires de voyages réalisent peu à peu que leurs voyageurs comparent les outils de réservation en ligne d’entreprise aux sites commerciaux qu’ils utilisent pour réserver leurs vacances. C’est pourquoi un outil de réservation dédié à l’entreprise doit être vraiment convivial. »
Perez propose quelques bonnes pratiques – et des exemple issus de la pratique quotidienne – pour que votre outil de réservation en ligne satisfasse à ces critères de simplicité.
Test et audit
Les gestionnaires de voyage et leurs équipes passent des mois à planifier l’implémentation d’un outil de réservation en ligne. Nous leurs conseillons de passer également un certain temps à le tester. Si une fonctionnalité ne semble pas suffisamment intuitive, parlez-en au management de votre entreprise de voyage, et découvrez comment d’autres clients sont parvenus à simplifier l’outil pour leurs voyageurs. Incorporez ces idées excellentes, et refaites le test de votre outil. Effectuez un audit tous les 12 à 18 mois – et à chaque fois que vous mettez votre technologie à jour – afin d’identifier les goulots d’étranglement et de vous assurer que l’outil est conformes aux normes en termes de convivialité.
Créez des formulaires
Déterminez trois à cinq destinations où vos employés se rendent régulièrement, et créez des formulaires de voyage en un clic, incluant vols, hôtels, transports terriens – et même les restaurants recommandés. Ceci permet aux voyageurs de gagner du temps et de s’assurer que leur réservations sont conformes à leur politique voyage.
Gros plan sur les économies réalisées
« Si votre entreprise n’a pas une culture de mandats, simplement expliquer aux employés qu’ils doivent se conformer à la politique de voyage risque de ne pas fonctionner », conseille Perez. Informez-les plutôt des économies qu’ils réalisent en réservant en ligne au moment où ils effectuent leur réservations. Ceci aura probablement une plus grande influence sur leur comportement. « Ce type d’informations sur le point de vente peut s’avérer très persuasif. Certains de nos clients ont vu leur taux d’adoption atteindre 70% après avoir partagé les informations concernant les dépenses avec les voyageurs », dit-il. « Assurez-vous que les voyageurs puissent facilement visualiser les économies réalisées. »
Comprendre le comportement des voyageurs
Demandez aux voyageurs de fournir la raison pour laquelle ils réservent en-dehors de l’outil en ligne, ou ne sont pas conformes à tout autre aspect de la politique voyage. Simplifiez-leur la tâche en leur proposant un menu de codes-motifs, parmi lesquels ils peuvent effectuer une sélection. Utilisez ces codes et les données fournies par votre entreprise de gestion des voyages pour comprendre pourquoi les voyageurs ne réservent pas en ligne. Ensuite, résolvez ces problèmes et boostez ainsi le taux d’adoption.
Non-conformité locale
Certaines parties de votre entreprise n’ont aucune affinité avec le programme de réservation ? Créez des rapports démontrant dans quelle mesure la non-conformité entrave la base de leur travail. « Par exemple, si un de vos départements n’utilise pas l’outil, fournissez au manager dudit service des graphiques simples démontrant les économies qu’il laisse filer – un budget qu’il aurait probablement préféré dépenser au bénéfice de son équipe », dit Perez. « Selon votre culture d’entreprise, vous pouvez générer des rapports par département pour votre équipe exécutive, avec les meilleurs et moins bons adoptants de l’outil. »
Success stories
GlaxoSmithKline France a demandé à BCD Travel un outil convivial qui permettrait aux voyageurs de cette entreprise pharmaceutique de réserver leur propres voyages dans le cadre de leur politique voyage, tout en préservant une certaine flexibilité. BCD a mis en place un outil de réservation en ligne à accès unique, qui permet aux voyageurs de rechercher des informations, d’effectuer des réservations et de sauvegarder des notes de voyage. Le résultat : L’adoption totale de l’outil a atteint 84% en moins de trois mois.
L’objectif d’Ingram Micro Europe, client de BCD, consistait à réduire les frais de voyage en boostant les réservations en ligne de ses employés. BCD a implémenté un outil sur mesure capable de se conformer aux règles de voyage de ce fournisseur de technologie global. D’autre part, BCD a établi un processus permettant d’évaluer régulièrement les habitudes de voyage et l’utilisation de l’outil faite par les employés. Le résultat : quelques mois après l’implémentation de l’outil, les réservations de Ingram Micro ont atteint un taux de 95%, entraînant une réduction remarquable des frais de service de réservation de 78%.
Un client de BCD et grand fournisseur de fabricants d’automobiles ont voulu implémenter un outil en ligne dans le cadre de leur consolidation au niveau global. Le gestionnaire de compte BCD Travel global a collaboré avec le gestionnaire de voyages allemand de l’entreprise afin de s’assurer que l’information avait été communiquée aux voyageurs et d’implémenter l’outil sans difficultés, pays par pays. Le résultat : une stratégie d’alignement global, et un taux d’adoption de l’outil en ligne de plus de 80% dans la plupart des pays. Le client dispose désormais d’une plus grande visibilité des dépenses de voyage.
