Die Erfolgsgeschichte der End-to-End-Lösung der Kellogg Company begann mit einer Herausforderung. Anfang 2016 führte der Lebensmittelriese einen Zero-Base-Budgeting (ZBB)-Plan ein, dessen Ziel es war, ein nachhaltiges, kontinuierliches Kostenmanagement zu entwickeln. Für Cecile Mutch, Travel Program Leader & Senior Director of Corporate Services bei Kellogg, hieß das, einen Weg zu finden, um die Ausgaben deutlich zu senken. Sie und das Team ihres Geschäftsreiseunternehmens begannen daraufhin mit der Einführung einiger naheliegenden Sparmaßnahmen, wie z. B. der Genehmigungen von Ausgaben vor Reiseantritt. Dann wurden sie kreativ.
Neugestaltung des Geschäftsreiseprogramms verbessert Zufriedenheit der Reisenden
Kellogg Company auf einen Blick
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Mutch und das Team von BCD Travel begannen, das Geschäftsreiseprogramm von Kellogg in Nordamerika neu zu definieren. Sie erweiterten die Serviceangebote der Reiseberater vor Ort, um die Reisekostenabrechnungs-Plattform von Concur zu unterstützen. Darüber hinaus wurden Purchasing Cards (PCard) und Unternehmenskreditkarten eingeführt, sowie die Berechnung von Mehrwertsteuern, Betrugsüberwachung, Management von Meetings, Jet Charters und mehr.
KTravel, das End-to-End Supportteam, bietet technologiegestützte, integrierte Lösungen für die reisenden Mitarbeiter von Kellogg. Reisende erhalten während des gesamten Reiseverlaufs durchgängige, kompetente Unterstützung von den gleichen Beratern — von Vorreservierungen bis zur abschließenden Reisekostenerstattung. Die Reiseberater sind in der Lage, die Regeln und Grundprinzipien der Reiserichtlinie zu erklären und zu erläutern, was die Folgen einer Nichteinhaltung sind. Reisende erhalten vor Antritt ihrer Reise Informationen darüber, welche Leistungen nicht erstattet werden.
„Unsere Reisenden haben jetzt einen besseren Überblick über die Richtlinie, die gesamte Reise und die Kostenerstattung. Sie sind damit besser eingebunden und weniger frustriert, wenn es um die Kostenerstattung geht“, erläutert Mutch.
Reisende halten sich auch besser an die Richtlinie. Nachdem Kellogg die End-to-End-Strategie implementiert hatte, stieg die Zahl der Vorausbuchungen von Flügen. Die Zahl der Hotelbuchungen innerhalb des Programms und der Online-Buchungen nahm ebenfalls zu.
Kellogg erzielt größere Einsparungen und bietet Reisenden einen besseren Service. Eine 2017 durchgeführte Umfrage belegt dies: Mitarbeiter, die KTravel nutzen, gaben an, zu 99 % mit ihrer Reise zufrieden gewesen zu sein.
Deutliche Einsparungen mit End-to-End-Strategie
Das Unternehmen profitiert ebenfalls. Der kontinuierliche Service-Kreislauf, den Kellogg mit seinem Berater-Team vor Ort geschaffen hat, erlaubt Echtzeit-Monitoring und schnelle, auf Daten basierende Anpassungen, die Einsparungen vorantreiben und ein schnelleres Reagieren auf die Bedürfnisse der Reisenden ermöglichen. Mit der End-to-End-Lösung ist Kellogg in der Lage, Folgendes zu tun:
- Vergleich von gebuchten und tatsächlichen Reiseausgaben
- Einholen von Genehmigungen vor Reiseantritt, wenn sinnvoll
- Meldung von Verstößen an die Leiter der Geschäftsbereiche
- Identifizierung von Hotelbuchungen im Alleingang, Zurückbringen dieser Reisenden ins Programm
Es folgen einige der Reingewinn-Ergebnisse der ersten zwölf Monate nach der Implementierung von KTravel im Vergleich zum Vorjahr:
- Rückgang der Nettokosten pro Reisemeile um 13 %
- Zunahme der Vorausbuchungen (21 Tage im Voraus) für US-Inlandsflüge um 68 %
- Zunahme der Vorausbuchungen (21 Tage im Voraus) für internationale Flüge um 30 %
- Zunahme der Hotelbuchungen innerhalb des Programms um 26 %
- Rückgang des durchschnittlichen Zimmerpreises um 11 %
- Zunahme der Online-Buchungen um 10 %
„Um uns den Herausforderungen von ZBB zu stellen und unternehmensübergreifend Werte zu steigern, haben wir unsere engagierten Agenturmitarbeiter ermächtigt, viele Dinge zu tun, die über die Unterstützung mit Reisen und Kostenerstattung hinausgehen“, sagt Mutch. „Wir sind ein kleiner Reisebetrieb und werden von unserem Agenturteam unterstützt. Ich bin sehr stolz darauf, wie wir durch unser Engagement für den Kundenservice noch nützlicher für unsere Mitarbeiter geworden sind.“
Travel Management wird Modell zur Kostenüberwachung
Der Wechsel zu einer End-to-End-Lösung steigert auch den Wert des Reisemanagements. Die Kollegen von Mutch fragen sie regelmäßig um Rat nach einer intelligenten, strategischen Lösung zur Kontrolle der Kosten in ihren Abteilungen. „Geschäftsreisen sind zum Modell für den Erfolg von ZBB geworden“, sagt sie. „Mit unserem End-to-End-Ansatz werden viele Ziele erreicht, da nicht nur größere Einsparungen erzielt werden und die Einhaltung der Reiserichtlinien verbessert wird, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter wächst.“
Fachkollegen aus der Branche wenden sich ebenfalls um Hilfe an Mutch. Sie und Wendy Prewitt, Vice President, Global Business Development bei BCD Travel sprechen auf der bevorstehenden Global Business Travel Association Konferenz in Boston über die Entwicklung von KTravel. Ihre Kurz-Session — am 18. Juli um 15:40 Uhr am Concur-Stand Nr. 1337 — gibt Travel Managern, die an End-to-End-Lösungen interessiert sind, eine Anleitung zum Erfolg.
Welchen Rat also hat Mutch für Travel Manager, die nach neuen Wegen suchen? „Denken Sie darüber nach, wie Sie sich selbst und Ihre Rolle als Travel Manager neu definieren, bevor Sie dazu gezwungen sind. Ihre Ideen sollten sich dabei nicht nur auf Reisen beschränken. Betrachten Sie den gesamten Prozess“, rät sie.
„Obwohl die globale Konsolidierung als das Nonplusultra bei Geschäftsreisen angesehen wird, denke ich, dass die Zukunft bei End-to-End-Lösungen beim Reise- und Kostenmanagement durch Agenturen liegt“, sagt Mutch. „Was Kellogg mit KTravel erreicht hat, ist ein konkretes Beispiel dafür, wie mit einer unkonventionellen Vision Ergebnisse erzielt werden.“
