Der Weg zu einer der abgelegensten Kupfer- und Goldminen der Welt ist keine gewöhnliche Geschäftsreise. Aber jeden Tag gibt es Arbeitskräfte, die ihn zurücklegen. Über 200 Arbeiter, die für ein globales Bauunternehmen im Energy, Resources & Marine (ERM) Sektor tätig sind, reisen das ganze Jahr über von fast zwei Dutzend Ländern in die südliche Mongolei. Dort, unweit der Wüste Gobi, wird die Mine gebaut.
Der Betrieb läuft 24 Stunden am Tag, 7 Tage pro Woche an 365 Tagen im Jahr – im Sommer, wenn die Sonne kein Erbarmen kennt und im Winter, wenn die Temperaturen deutlich unter den Nullpunkt sinken.
„Wir alle arbeiten in Schichten, die vier Wochen dauern, mit einer darauffolgenden zweiwöchigen Pause. Es ist eine Herausforderung, an diesen Ort zu gelangen, und es ist eine Herausforderung, dort zu arbeiten“, sagt einer dieser Pendler der Extremstrecke. Er ist auch derjenige, der die Geschäftsreisen für sich und seine Kollegen betreut. Für seine eigene Anreise von seinem Zuhause in Australien benötigt er 20 Stunden zur Mine. „Wir versuchen immer diese Balance zu finden zwischen dem, was Reisende möchten und dem Maximieren unserer Wertschöpfung.“
Organisieren komplexer ERM-Geschäftsreisen in kurzer Zeitspanne
Als das Bauunternehmen sich als Subunternehmer für das Minenprojekt verpflichtete, begann sein Geschäftsreiseteam sofort mit der Suche nach einer Travel Management Company (TMC), die mit der Komplexität von ERM-Reisen umgehen könnte.
Zusätzlich zum Zugang zu Sondertarifen für die Branche müsste die TMC sich an Planänderungen in letzter Minute anpassen können, für das Projekt einzigartige Abrechnungsanforderungen einhalten, und dazu beitragen, dass das Unternehmen seine Fürsorgepflicht erfüllt. Es müsste Flüge und Unterkünfte für Tausende internationale Reisen pro Jahr organisieren.
Und die gewählte TMC müsste mit einem sehr engen Zeitplan umgehen können. Das Bauunternehmen entschied sich für BCD Travel, die bereits bei anderen Projekten Partner waren.
4-Wochen-Einführungsphase bringt rasche Ergebnisse
Das Unternehmen betreibt Engineering, Procurement and Construction Management (EPCM) für die Mine. Es überwacht alles vom Bau von Unterkünften und Wasseraufbereitungsanlagen für Arbeiter bis zur Konstruktion von Extraktionssystemen, die Wertmetalle aus dem Erdboden nach oben befördern. Es verrichtet diese Arbeit im Auftrag eines Unternehmensinvestors in die Mine und muss die Reiserichtlinie, Anforderungen bezüglich der Sorgfaltspflicht und Abrechnungsanforderungen des Investors befolgen.
Aufgrund dieser Struktur musste der Service von BCD getrennt von dem Service, der dem Bauunternehmen bereits für andere Projekte angeboten wurde, eingerichtet werden. Und da Zeit bekanntlich Geld ist, musste die Einführung schnell vonstattengehen.
BCDs Team in Australien übernahm die Führung und verdichtete die üblicherweise 12-wöchige Einführung so weit, dass sie innerhalb von vier Wochen durchgeführt werden konnte. BCD war währenddessen nicht untätig:
- Es half beim Aushandeln neuer Vereinbarungen mit Fluglinien und Hotels an einem Standort mit sehr limitiertem Dienstleistungsservice
- Es richtete BCDs DecisionSource®-Plattform für Datenerfassung und -analyse ein, was es dem Bauunternehmen ermöglicht, Einblicke in Reiseausgaben zu gewinnen und Ausgabenzahlen für zukünftige Verhandlungen mit Anbietern zu erfassen
- Es richtete BCDs TripSource®-Plattform ein, um das Itinerary Management zu vereinfachen und mobile Nachrichten mit wichtigen Anbieter- und Sicherheitsinformationen an Reisende zu übermitteln
- Es verknüpfte Programmdaten mit einem Drittanbieter, um im Notfall einfacher zu Reisenden zu gelangen zu können, egal, wo sie sich befinden
- Es passte das Online-Buchungstool von SAP Concur an, um den Spezifikationen für das Minenprojekt angemessen zu sein und es in DecisionSource und TripSource integrieren zu können
- Es richtete einen 24-Stunden-Service an 7 Tagen pro Woche ein, um Reisende weltweit bei der Reiseorganisation und -änderungen zu unterstützen
Mehr Partner als Anbieter für ERM-Geschäftsreisen
In den vergangenen zwei Jahren haben Arbeiter mehr als 16,7 Millionen Reisemeilen zur Mine hin und zurückgelegt. Das entspricht 35 Hin- und Rückreisen zwischen Erde und Mond. Der Reisekoordinator beschreibt das Vertreterteam von BCD als „unbezahlbar“. Er meinte, dass den Reisenden des Bauunternehmens auch gefällt, wie TripSource ihnen dabei hilft, komplexe Reisepläne zu verwalten, wichtige Reisealarme zu erhalten, und von überall Programminformationen und Unterstützung zu erhalten.
Er sieht BCD mehr als Partner denn als Anbieter „Wann auch immer wir eine Frage oder Anfrage haben, wird sie von BCD aufgenommen. Sie ziehen alles durch und bieten beratende Dienste an – sowohl die Vertreter als auch unser BCD Programmmanagementteam. Sie nehmen nicht einfach nur Aufträge entgegen.“
Service, der zum Kunden passt
Das Bauunternehmen ist mit der Arbeit von BCD zufrieden und seinem Kunden, dem Mineninvestor, geht es ebenso. „BCD passt sich den Reiseänderungen im Zusammenhang mit dem Wachstum des Umfangs der Arbeit an. Sie kommen den Anforderungen unseres Kunden entgegen“, meinte er. „Anfangs wollte unser Kunde alle Reisen genehmigen. Mittlerweile ist ihm klar geworden, dass dies nicht nötig ist. Er vertraut der gemeinsamen Arbeitsethik und Transparenz von unserem Unternehmen und BCD.
„Wir brauchen eine Travel Management Company und ein Team, das unseren globalen Reisebedarf managen und auf unsere dringenden Anforderungen in letzter Minute reagieren kann“, sagte er. „BCD Travel ist der Situation immer gewachsen.“
