Das Management von Reisenden hat sich verändert. Mitarbeiter wollen keine Regeln diktiert bekommen, sondern in die Entscheidungen und Prozesse einbezogen werden. Nehmen Sie Ihre Reisenden mit, wenn Sie neue Richtlinien einführen. Hier erfahren Sie, was Sie als Travel Manager dafür tun können.
„Einen demografischen Wandel erleben Unternehmen momentan auch bei ihren Reisenden“, meint Evan Konwiser, ein unabhängiger Experte aus der Geschäftsreisebranche. „Allerdings geht es hier nicht um die alternde Gesellschaft, sondern um den heutigen Umgang mit Medien, der sich zunehmend aus dem privaten in das berufliche Umfeld überträgt.“ BCD Travel hat im Rahmen der Recherchen für das aktuelle White Paper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter mit Konwiser gesprochen. „Reisende befolgen nicht mehr blind die aufgestellten Regeln, sondern informieren sich selbst und treffen daraufhin ihre Entscheidungen.“
Deshalb ist es umso wichtiger, den Reisenden einzubinden und ihn von der Reiserichtlinie zu überzeugen. Mit diesen Strategien erreichen Sie Ihr Ziel:
- Beginnen Sie mit einer Erklärung. Ihre Reisenden möchten wissen, warum Sie die Entscheidung getroffen haben, Geschäftsreisen auf ein Minimum zu reduzieren oder Alternativen wie Web-Konferenzen zu fördern.
- Die Null-Budget Denkweise. Regen Sie Ihre Reisenden an, sich bei jeder Geschäftsreise zu fragen, warum sie nötig ist. Allein das kann schon zu einer Reduzierung führen.
- Jede Geschäftsreise wird mit dem Vorgesetzten abgesprochen.
- Die schriftlichen Anträge klären folgende Fragen: Warum ist das Meeting nötig? Wer muss dabei sein? Warum kann das Ziel nur bei einem persönlichen Treffen erreicht werden? Wie sieht die Agenda aus? Welche Follow-Up Aktivitäten sind zu erwarten?
- Bei der Buchung werden Alternativen zur Geschäftsreise angeboten. Vergleichen Sie Pro und Contra der Optionen.
- Zeigen Sie dem Buchenden nicht nur den Preis für seine Reise, sondern den durchschnittlichen Preis auf dieser Route und den niedrigsten verfügbaren Preis.
- Informieren Sie Ihre Reisenden unterwegs. Schicken Sie z. B. direkt nach der Landung eine automatisierte SMS, in der Sie den Reisenden erinnern, wo der Zug in die City abfährt. So vermeiden Sie, dass er der Einfachheit halber das Taxi nimmt.
- Geben Sie dem Meeting-Management einen höheren Stellenwert. Wenn die Abteilungen einen jährlichen Business Plan erstellen, sollte er auch Meetings, Reisen und Events enthalten.
- Nicht übertreiben! Sicherlich ist es sinnvoll, unnötige Geschäftsreisen zu streichen. Verbieten Sie das Reisen aber nicht komplett. Verpasste Gelegenheiten sind teurer als jede Geschäftsreise: Möglicherweise entgehen Ihnen neue Aufträge, wenn Sie auf Geschäftsreisen zum Vertragsabschluss oder zur Kundenbindung verzichten.
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