1. Política de Tratamiento de Datos Personales BCD Travel
BCD Travel, consciente de la importancia de los datos personales, comprometida con la seguridad de la información personal sus clientes, proveedores, contratistas, empleados y terceros; y con la finalidad de dar ajustarse y dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la protección de Datos Personales, en especial por lo establecido en la Ley 1581 de 2012 , Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o complementen, presenta la siguiente Política de Tratamiento en materia de protección de Datos Personales (en adelante la “Política) de la Compañía en relación con la recolección, almacenamientos, uso y transferencia de los mismos, en virtud de la autorización que ha sido otorgada por los Titulares de la información.
En esta Política, BCD Travel. define los puntos generales que se aplican en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, como la finalidad de la recolección de la información, derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.
BCD Travel, en cumplimiento del derecho constitucional al Habeas Data, solo recolecta Datos Personales, cuando así haya sido autorizado previamente por su Titular, implementando para tal efecto, medidas claras sobre confidencialidad y privacidad de los Datos Personales.
2. Definiciones
Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 tal como se transcriben a continuación:
– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
– Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
– Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
– Dato sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, la pertenencia a sindicatos, las convicciones religiosas o filosóficas, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de la oposición; así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
– Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
– Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de BCD Travel, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Presidencia de la compañía. El Presidente de BCD Travel, designará el Oficial de Protección de Datos.
– Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; en este caso, BCD Travel.
– Titular: Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
– Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
– Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
– Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Principios para el tratamiento de datos personales
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales son:
– Legalidad: Actividad regulada por la Ley 1581 de 2012 debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
– Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
– Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
– Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
– Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
– Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
– Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
– Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
4. Autorización para el tratamiento de datos personales
Cuando los datos sean distintos a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, BCD Travel solicitará previamente la autorización al titular de los datos personales, para el tratamiento por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un contrato, formato o correo electrónico.
En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se informará mediante el mismo documento específico o adjunto. BCD Travel informará al titular de los datos lo siguiente:
a. El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad específica del mismo.
b. Los derechos que le asisten como titular.
c. La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación en por los cuales podrá consultar, presentar reclamos ante el Responsable o Encargado del tratamiento.
Desde la entrada en vigencia de la presente Política, BCD Travel, al momento de la recolección de Datos Personales, solicita la autorización a los titulares, informado sobre las finalidades especificas del Tratamiento para los cuales se obtiene dicho consentimiento.
La autorización de los Titulares de la información, la podrán manifestar la misma, de las siguientes formas: (a) Por escrito, (b) Verbalmente o (c) mediante conducta concluyente, que permita concluir de forma razonable que fue otorgada la autorización.
BCD Travel conservará y mantendrá la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.
5. Finalidad del tratamiento de datos personales
Tipo de datos Personales.
Los siguientes son los Datos que son recolectados e incluidos en su base de datos por BCD Travel en desarrollo de su objeto social:
- Nombre.
- Género.
- Nacionalidad.
- Tipo de documento de identidad.
- Número de documento de identificación.
- Dirección de domicilio.
- Estado Civil.
- Departamento.
- Municipio.
- Teléfono de contacto.
- Celular.
- Dirección de correo electrónico.
- Información laboral (Nombre de la empresa, cargo, teléfono de contacto, email corporativo).
- Información pasaporte y visas.
- Fecha de nacimiento.
- Vacunas.
- Tarjeta débito o crédito.
- Tarjeta de viajero frecuente.
Los anteriores datos, se recopilan con la finalidad de la prestación de los servicios turísticos contratados entre el titular de la información y BCD Travel, para el envío de publicidad relacionada con los servicios, promociones, planes turísticos y seguimiento durante el inicio y hasta la finalización de la prestación de los servicios contratados.
Así mismo, en las instalaciones de BCD Travel se recolectan imágenes y videos con la finalidad de obtener registros visuales por motivos de seguridad.
Servicios Prestados
De acuerdo con los servicios prestados y su forma de pago respectivos se define que el pago. Cuando en virtud de los servicios solicitados se define que el pago se hará a través de la modalidad de tarjeta de crédito o débito, los siguientes son los datos que se recolectan, los cuales en todo caso se precisa, que son únicamente utilizados con fines de cobro para hacer los débitos correspondientes:
- Cuando se trata de cuenta bancaria: (i) Banco; (ii) Tipo de cuenta.
- En caso de tratarse de pago mediante tarjeta de crédito: (i) Franquicia; (ii) Número de tarjeta; (iii) Fecha de vencimiento; (iv) Código de seguridad.
- En caso de tratarse de pago mediante tarjeta de débito: (i) Franquicia; (ii) Número de tarjeta.
En cualquiera de los casos de los establecidos en los literales anteriores se solicitarán los siguientes datos: (i) Nombre del titular de la cuenta o tarjeta; (ii) Número de identificación del titular de la cuenta o tarjeta; (iii) Dirección del titular de la cuenta o tarjeta; (iv) Ciudad de residencia del titular de la cuenta o tarjeta y (v) Teléfono del titular de la cuenta o tarjeta.
Los Datos Personales que recopila y almacena BCD Travel son incluidos en una Base de Datos a la cual tienen acceso el personal de la Compañía en ejercicio de sus funciones, quien se advierte que en los casos en que es necesario transmitir la información a los prestadores finales de los servicios turísticos, se pondrá en con conocimiento de estos, los estrictamente necesario y requerido para la prestación de cada servicio.
6. Procedimientos para el tratamiento de datos personales
Los Datos Personales que son incluidos en la Base de Datos de BCD Travel provienen de la información recopilada en ejercicio de las actividades desarrolladas en razón de los vínculos comerciales, contractuales, laborales o de cualquier otra índole con sus, clientes, proveedores, contratistas, empleados y/o público en general. Medios tales como nuestros sitios web, redes sociales, línea de atención telefónica, contratos comerciales y laborales, formatos diligenciados en eventos, encuestas de satisfacción y de servicio, entre otros, son los medios a través de los cuales BCD Travel obtiene los Datos Personales a que hace referencia la presente Política.
Los Datos Personales recolectados por la Compañía, son almacenados a través un software debidamente licenciado, el cual es suministrado por proveedores especializados en la materia, con quienes se suscriben acuerdos de confidencialidad para la adecuada protección de la información.
Procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la Autorización:
En aras de proteger y mantener la confidencialidad de los Datos Personales de los Titulares, BCD Travel, determina que el procedimiento para conocer, actualizar, rectificar, suprimir información o revocar la autorización para el Tratamiento de Datos Personales, implica el deber del Titular de contactarse con BCD Travel, a través de los medios dispuestos para ello, a saber: (i) Línea de servicio al cliente, (ii) Diligenciamiento del formato “Novedades de FPQRS”, el cual se encuentra disponible en la página web de la Compañía; (iii) Remitiendo solicitud por escrito escaneada al correo electrónico [email protected], la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular o (iv) Remitiendo solicitud por escrito al domicilio de BCD Travel, la cual deberá ser acompañada de una copia del documento de identidad del Titular.
Los Titulares de los Datos Personales, podrán en todo momento, solicitar a BCD Travel la supresión de sus datos y/o revocar la autorización, mediante la presentación de un reclamo de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando el Titular tenga establecido un deber legal o contractual con BCD Travel.
7. Información y mecanismos dispuestos por BCD TRAVEL como responsable del tratamiento de datos personales
BCD Travel
Razón social BCD Travel
Nit – 800.078.692
Dirección: Carrera 16 No. 93 – 08 Bogotá, Cundinamarca
Teléfono: 601 795 6000
Correo electrónico: [email protected]
Página Web: www.bcdtravel.com.co
8. Área responsable del tratamiento de datos personales
El área de Tecnología de BCD Travel es el área encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los Titulares de los Datos Personales. Esta área se encargará de realizar el trámite interno que se requiera para garantizar los derechos de los propietarios y titulares de la información.
9. Derechos del titular de datos personales
De conformidad con el art. 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
- Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de la información dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la la autoridad competente haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
De conformidad con el art. 20 del Decreto 1377 de 2013, el ejercicio de los Derechos antes mencionados podrá ser ejercidos por:
- Por el Titular, quien deberá demostrar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de BCD Travel.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación a través del respectivo poder con el lleno de los requisitos legales.
- Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas como representantes legales de estos.
10. Deberes del responsable del tratamiento de datos personales
El responsable del tratamiento de la información tiene los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, soporte de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o abusivo.
- Asegurarse de que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Vigencia
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales de BCD Travel, rige a partir del 1 de agosto de 2013.
Los Datos Personales o bases datos sujetas a Tratamiento, estarán vigentes por el término contractual que tenga el producto o servicio, durante el período en el que subsista la finalidad para la cual fueron recopilados, sin perjuicio del término que establezca la ley.
12. Disposiciones varias
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, BCD Travel responderá y respetará el interés superior de estos y además, asegurará el respeto de sus derechos fundamentales. Adicionalmente, BCD Travel solicitará autorización del Representante legal del niño, niña o adolescente a efectos de efectuar el Tratamiento de sus Datos Personales.
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