Lors d’une session questions-réponses, le procurement leader de Grünenthal explique comment et pourquoi l’entreprise consolide sa gestion des voyages à l’échelle mondiale.
Comment Grünenthal a-t-il décidé de consolider sa gestion de voyages à travers l’Europe ?
Auparavant, nous avions recours à 18 prestataires de voyages d’affaires dans toute l’Europe, avec autant de politiques de voyage. Dans le cadre de nos efforts pour devenir une organisation plus intégrée mondialement et soucieuse des coûts, avec des processus informatiques performants, nous avons commencé à chercher un partenaire spécialisé en voyage, actif à l’échelle internationale, qui pourrait fournir des services de voyages d’affaires à l’ensemble de l’entreprise. À l’issue d’une procédure d’appel d’offres, nous avons choisi BCD Travel avec qui nous avons travaillé efficacement en Allemagne pendant des années.
Y a-t-il eu des changements significatifs dans la standardisation de la politique de voyage de Grünenthal ?
Oui, aujourd’hui nous nous concentrons davantage sur le leadership, l’information et la responsabilité personnelle. Exemple : auparavant, une procédure d’autorisation distincte devait être mise en œuvre lorsqu’un voyageur d’affaires souhaitait réserver un vol ou un hôtel dont le prix dépassait d’un certain montant le prix de référence le plus bas. Nous sommes actuellement en train de changer cela. Dans de nombreux cas, le voyageur sera en mesure de décider pour lui-même en disposant d’informations et de recommandations plus pertinentes. L’outil de réservation SAP Concur affichera des messages d’information à l’intention de l’utilisateur, lui indiquant l’évolution de son prix de réservation par rapport au prix cible et l’invitant à envisager des solutions moins coûteuses, de manière à ne pas dépasser le budget voyage interne du groupe. Nous avons été satisfaits de cette innovation lors des tests.
Comment avez-vous assuré la consolidation de la gestion des voyages ?
La première étape a consisté à élaborer une politique de voyage uniforme et à implémenter SAP Concur comme principal outil informatique pour la réservation de voyages et le calcul des dépenses. Nous avons également aménagé un espace de travail interne dédié aux voyages et aux dépenses. Il regroupe toutes les informations pertinentes et actualisées sur les voyages d’affaires et l’utilisation de SAP Concur. Ces trois éléments constituent le fondement de la consolidation. Afin de tirer pleinement profit de l’optimisation, nous avons aussi opté pour une aide supplémentaire de la part de BCD Travel. Un salarié de BCD est là pour répondre à toute question concernant le fonctionnement de SAP Concur, de la gestion de l’espace de travail et de l’assistance utilisateur. Nous avons aussi bénéficié de conseils stratégiques de BCD et élargi notre offre hôtelière, entre autres.
En gestion de voyages, la stratégie et la mise en œuvre opérationnelle sont étroitement liées. Comment la collaboration avec BCD Travel s’organisait-elle à cet égard ?
Nous avons des réunions de suivi régulières avec nos deux consultants BCD Travel pour parler des stratégies, notamment la négociation de nouvelles conditions. Par exemple, une nouvelle condition entrera en vigueur pour les prestataires hôteliers ou les compagnies aériennes uniquement si les remises sont correctement appliquées et affichées dans les systèmes de réservation de toutes les parties concernées (dans SAP Concur, les multiples agences de voyage d’affaires européennes BCD Travel et les hôtels respectifs). Afin de garantir ceci, des contre-vérifications sont requises. La mise en œuvre a très bien fonctionné et a été très fortement axée sur le partenariat.
Quels ont été les avantages tangibles de cette implémentation réussie ?
Nous avons reçu pour la première fois un rapport à l’échelle européenne et avons été en mesure d’accepter de meilleures conditions avec 70 hôtels et deux chaînes hôtelières à travers le monde. Nous avons également signé de nouveaux contrats avec deux compagnies aériennes. Grünenthal est aussi capable de prendre de meilleures décisions dynamiques. Par exemple, une compagnie aérienne a été retirée du programme, car elle était systématiquement plus chère que les autres pour les vols intercontinentaux. Nous avons également limité certains coûts hôteliers et pouvons désormais identifier rapidement des économies potentielles dans des scénarios hypothétiques. Le suivi continu est important, car le marché du voyage est très dynamique. Les prix des vols par kilomètre peuvent augmenter ou baisser de façon dynamique en peu de temps pour le même fournisseur. Rien de tout cela ne serait possible sans une consolidation préalable de la gestion des voyages et des rapports appropriés.
Quelle est la prochaine étape de votre programme ?
Nous sommes sur le point de proposer l’outil de réservation TripSource® de BCD à nos voyageurs partout en Europe. Nous avons utilisé cette application de réservation d’hôtels en Allemagne, en France et au Royaume-Uni, et nous en avons été très satisfaits. Un grand avantage est qu’elle est compatible avec SAP Concur. Cette option vous offre une solution complète.
Quelle est votre principale expérience pour le déploiement prochain en Amérique ?
Nous intègrerons toute notre expérience et toutes nos solutions. Le grand avantage est que nous n’avons pas besoin de réinventer la gestion des voyages en Amérique. SAP Concur y est déjà utilisé et nous pouvons mettre en place tout le programme de gestion de voyages localement, depuis la politique de voyage jusqu’à TripSource. Toutefois, Rome ne s’est pas construite en un jour. Nous prendrons le temps nécessaire, par exemple, pour prendre en compte les caractéristiques d’un marché donné et, par-dessus tout, pour organiser des formations pour nos salariés. La mise en œuvre est essentiellement une tâche de communication.
