In Zeiten, in denen Geschäftsreisen aufgrund ungewöhnlich hoher Reiserisiken auf das Nötigste beschränkt werden, setzen Unternehmen verstärkt auf virtuelle Meetings und andere Reisealternativen. BCD Travel wurde bereits zum siebten Mal von FlexJobs als eines der Top-Unternehmen für Telearbeit eingestuft und gibt hier Tipps zur virtuellen Zusammenarbeit.
Tipps für Meeting-Organisatoren
- Legen Sie genau wie für Face-to-Face Meetings eine Agenda fest.
- Geben Sie an, ob Sie Audio- und/oder Video-Technologie für das Meeting einsetzen werden.
- Senden Sie vorab eine Teilnehmerliste. Wenn sich nicht alle Teilnehmer untereinander kennen, bitte mit Funktion und ggf. Firma.
- Wenn möglich, versenden Sie vor dem Virtual Meeting alle erforderlichen Dokumente, damit die Teilnehmer sich entsprechend vorbereiten können.
- Wenn Sie zum ersten Mal an einem Virtual Meeting teilnehmen, machen Sie sich vor dem Meeting mit der Technik vertraut.
- Tragen Sie angemessene Kleidung, zumindest am Oberkörper.
- Achten Sie darauf, wo Sie Ihren Computer aufstellen. Bedenken Sie, dass die Kamera auch den Hintergrund aufnimmt. Tipp: Einige Technologien bieten die Funktion „Blur background“. Damit ist nur Ihr Gesicht scharf zu erkennen, ihre Umgebung aber ist verschwommen.
- Seien Sie pünktlich, vielleicht sogar ein paar Minuten zu früh. Das gibt Ihnen Gelegenheit zu prüfen, ob die Technik funktioniert und möglicherweise bleibt sogar Zeit für einen kleinen Plausch mit anderen Teilnehmern.
- Kein Multi-Tasking: Beantworten Sie während des virtuellen Meetings keine E-Mails, lesen Sie keine Nachrichten auf dem Handy, sondern beteiligen Sie sich am Gespräch.
- Stellen Sie Ihr Handy auf lautlos.
- Wenn Sie gerade nicht sprechen, schalten Sie Ihr Mikrofon stumm. Das minimiert Hintergrundgeräusche und sorgt für eine gute Gesprächsqualität.
- Essen Sie nicht während des Meetings.
