Taber millioner på dyre hotelbookinger

En omfattende analyse of hotelrate-programmer, som BCD Travel har foretaget, afslører, at mellemstore og store virksomheder bruger hundredvis af millioner af dollars mere på hotelværelsesnætter til deres medarbejdere, end de havde behøvet.

Virksomheder, der ikke sammenligner priser på hotelovernatninger i tilstrækkelig grad, betaler i gennemsnit 122.500 dollars for meget for hver 5 mio. dollars, de bruger. Ved rutinemæssigt at sammenligne virksomhedens forhandlede priser på hotelovernatninger med priser på ledige værelser, kan virksomhederne spare 225.000 dollars for hver 5 mio. dollars, de bruger på hotelophold til deres medarbejdere ved erhvervsrejser. Analysen viser, at man kan spare op til 110.000 dollars for hver 50.000 hotelbookinger, når man bruger tjenester og løsninger, der overvåger prisændringer på hotelovernatninger, såsom BCD Travels ‘Hotel Price Assurance’, som er tilgængeligt på visse BCD Travel markeder.

“Virksomheders rejseudgifter øges markant, når de ikke booker hotel gennem en leverandør, men i stedet giver medarbejderne frie tøjler til at købe ind udenfor rejsepolitikken. Enhver virksomheds rejsepolitik bør indeholde standard hotelrater, tilgængelighed på disse og en prisgaranti. Disse tre elementer kan alle bidrage til væsentligt lavere rejseudgifter for mange virksomheder,” siger Anders Lau Nielsen, Director of Client Management Nordics hos BCD Travel Danmark.

“I betragtning af den tid, den energi og den sum penge, der bruges på at forhandle kontrakter igennem og implementere bookingplatforme, har virksomhederne ikke også råd til at betale en overdreven pris for hotelovernatninge,” forklarer David Mitchell, som er Senior Vice President for Supplier Relations og Global Hotel Strategy hos BCD Travel. “For at opnå besparelser gennem investering i nye bookingplatforme, bør virksomhederne ikke kun være sikre på, at deres forhandlede priser implementeres korrekt i systemerne, men også at de forhandlede priser er tilgængelige for booking, når de rejsende foretager deres reservationer,” uddyber Mitchell.

Hovedårsagerne til, at de rejsende betaler for meget, skyldes ifølge analysen følgende:  

De aftalte priser findes ikke i systemet, når der bookes. BCD Travel erfarede, at mellem 15 % og 30 % af virksomhedernes forhandlede priser for hotelovernatninger ikke var tilgængelige i systemet ved første gennemgang.

Hotellerne begrænser antallet af hotelværelser, der er rabatteret. Ved at undersøge antallet af tilgængelige hotelværelser til nedsat pris, erfarede BCD Travel, at virksomhedernes rabatter ikke er tilgængelig i 35 % af tilfældene.

Der er ikke én specifik  tjeneste, der er bedst til reservation af hotelovernatninger. Prisen for det samme hotel kan variere afhængigt af den anvendte tjeneste ved booking. Det sker som følge af, at priserne fluktuerer og således nogle gange falder til et lavere prisniveau end det, virksomhederne får tilbudt i kontrakter. BCD Travel har i analysen fundet lavere priser, end virksomhedernes forhandlede priser, i 40 % af tilfældene.

Hoteller arbejder med sofistikerede prissystemer, og værelsespriserne ændres ofte og løbende. Med Hotel Price Assurance kan BCD Travel lokalisere lavere priser end den oprindeligt bookede i omkring 15 % af tilfældene. Hotel Price Assurance er allerede tilgængeligt i Nordamerika, det lanceres  i øjeblikket i England og Irland, og det forventes at rulles ud globalt senere på året.

“For at optimere virksomheders rejseudgifter og forløse det fulde potentiale i deres købekraft skal virksomhederne i dag benytte nye, mere magtfulde og mere fremadrettede tjenester, der faktisk er tilgængelige,” mener Mitchell. Virksomheder kan spare væsentligt ved at booke i systemer, der handler på tværs af flere platforme, og som fortsætter med at identificere lavere priser, selv efter at værelserne er reserveret. Som en god praksis bør virksomhedernes rejseansvarlige også løbende sammenligne de hotelpriser, de har, med de fluktuerende markedspriser.

Det er vigtigt at sikre tilgængeligheden af ​​ønskede værelser og priser, da successen af virksomheders hotelprogrammer afhænger af tillid til, at de rejsende selv kan finde, hvad de skal bruge i bookingsystemet. Det er også baggrunden for, at BCD har udvidet sit hotelværelsesudbud til at omfatte mere end 600.000 unikke hotelmuligheder verden over gennem en række forskellige platforme, der rækker ud over de globale distributionssystemer. BCD-kunder kan således vælge mellem mere end 12,6 mio. hoteltilbud, herunder fuldt fleksible, restriktive, forudbetalte, pakke-, engros- og mobilpriser.

“I løbet af de sidste fem år har BCD Travel hjulpet kunder med at undgå overbetalinger på hotelbookinger med mere end 80 mio. dollars. Det sker som følge af, at vi har gennemført en række prisanalyser baseret på historik, real-time og forudsigelser, og derigennem kan vi sikre virksomhederne en uovertruffen indsigt i hotellernes rabatprogrammer,” fortæller Mitchell. “For få kunder udnytter analyserne og de nye indkøbsmuligheder til at opnå de høje besparelser på hotelkøb og dermed også øge de rejsendes tillid til rejseprogrammerne. Løsningerne eksisterer, så det er tid til, at virksomheder begynder at udnytte dem.”