Betere relatie met zakenreizigers zorgt voor kostenbesparing

Traveler management garandeert veiligheid en verhoogt productiviteit

Utrecht, 17 januari 2013 – BCD Travel, marktleider in zakenreismanagement in de Benelux, laat in haar white paper de manieren zien waarop bedrijven verder kunnen groeien op het gebied van travel management. Door een goede relatie op te bouwen met zakenreizigers wordt het makkelijker om hun boek- en reisgedrag te beïnvloeden.

Uit een recente enquête onder Europese travel managers komt beleidsnaleving als grootste prioriteit voor dit jaar naar voren. In de white paper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter stelt BCD Travel dat een goede naleving van het reisbeleid staat of valt met de relatie tussen de travel manager en de zakenreizigers zelf. Een goede relatie overtuigt de zakenreiziger om sneller zijn reis te boeken, objectief de afweging te maken tussen een fysieke meeting en een videoconference, etc.

Er worden twee deelgebieden binnen traveler management gedefinieerd: beheer van de vraag naar zakenreizen, en toezicht op het koopgedrag. Het beheer van de vraag beïnvloedt het aantal zakenreizen, toezicht op het koopgedrag beïnvloedt de manier waarop medewerkers hun reis plannen en hoeveel ze uitgeven. Bij een goede combinatie van beide kunnen bedrijven meer kosten besparen, de productiviteit van hun medewerkers verhogen en de veiligheid van zakenreizigers verzekeren.

Ter ondersteuning van een efficiënt management van zakenreizen raadt BCD Travel bedrijven aan om onder andere social media en mobiele technologie in te zetten. Die kunnen namelijk het koopgedrag van de zakenreiziger verbeteren en de beleidsnaleving positief beïnvloeden. Een concreet voorbeeld is het inplannen van sms-berichten of direct messages op het moment dat de reiziger op zijn bestemming aankomt. Daarin kunnen richtlijnen gegeven worden over de voorkeur voor het gebruik van het openbaar vervoer, de routebeschrijving naar de locatie van een meeting, lokale verkeerssituaties, etc.

In theorie

Efficiënt management van zakenreizen volgt vier belangrijke fasen: planning, verkoop, tussenkomst en evaluatie. BCD Travel biedt tips en tricks om deze fasen goed uit te werken.
Planning: een grondige planningsfase beperkt het aantal onnodige zakenreizen tot een minimum en haalt het maximum uit de geplande reizen.
Verkoop: hoe kunnen reizigers ervan overtuigd worden om te boeken via preferred suppliers?
Tussenkomst: de white paper definieert de momenten waarop het koopgedrag van zakenreizigers het makkelijkst te beïnvloeden is.
Evaluatie: het is van groot belang om voortdurend feedback van de zakenreizigers te verzamelen, om zo te kunnen inspelen op de behoeften van zowel de werknemer als de werkgever.
In praktijk: Ikea

In 2008 heeft Ikea een nieuw zakenreisprogramma geïmplementeerd, Meeting the Ikea way. Daarin worden zakenreizen gedefinieerd als een manier die face-to-face meetings mogelijk maakt. Die face-to-face meetings maken deel uit van een groter aanbod aan vergadermogelijkheden. De doelstelling van Ikea was om de reiskosten en de CO2-uitstoot te verlagen en een betere balans tussen werk en privé na te streven.

Ikea heeft die doelstelling bereikt. Het percentage van de reiskosten in het salesbudget is gezakt van 0,54% in 2007 tot 0,35% in 2011. Het aantal web conferences was in 2010 al met 58 procent gestegen.


Over BCD Travel