Sjonglering av fjerne reisemål, endringer i siste liten og viktigheten av å komme frem i tide – det å organisere forretningsreiser for mannskap som jobber i ERM-sektorene (energi-, ressurs- og marin sektor) er ingen enkel oppgave. I et intervju snakker BCDs Vice President of Global Business Development, Ross Pratt, og Vice President of Business Development Marine & Shipping, Thorsten Kirkegaard Winther, om BCD Travels økende fokus på ERM-reiser og utvidelsen av våre tjenester, slik at vi kan støtte de mange delene av ERM-forretninger globalt.
Hvordan skiller administrasjon av ERM-firmareiser seg fra andre sektorer?
Thorsten Kirkegaard Winther, Vice President of Business Development Marine & Shipping, BCD Travel
Kirkegaard Winther: Sammenlignet med tradisjonell reiseadministrasjon er bestillings- og organisasjonsprosessen for disse turene mye mer komplekse. Reisende må f.eks. ha riktig dokumentasjon for å dra fordel av spesielle ERM-priser. Betalings- og regnskapsprosessen kan være kompleks på grunn av ting som kontantstrøm, behov for å bruke midlene i landet og antallet kontraktører som reiser. Oppgaven vår er å gjøre denne kompleksiteten så enkel som mulig for kunden.
Pratt: For reisende i ERM-sektoren er todagersreiser vanlig. Disse krever også skifte av transportform flere ganger. Enten det er snakk om ingeniører, boredekksarbeidere eller kokker: Alle må komme seg til fjerne destinasjoner som f.eks. offshore boreplattformer eller gruver i tide, slik at de kan avløse kollegaene sine der. De kommer fra hele verden og de jobber dag- og nattskift 365 dager i året. Og punktlige mannskapsutskiftninger er av stor viktighet for at kundene våre kan fortsette driften. For det å komme for sent i denne bransjen betyr ikke bare at man har gått glipp av et møte – særlig for teknikere som må komme tidsnok for å reparere et offshore transportbåndsystem. En dags driftsstans kan fort koste hundretusener av dollar.
Et annet unikt forhold er den siste biten av turen, som kan være en helikoptertur til offshorerigger eller en tretimers busstur til et gruveanlegg.
Hvilke reisetjenester er spesielt viktige for ERM-kunder?
Kirkegaard Winther: Det er særlig viktig at vi gir mannskapet all relevant reiseinformasjon fra én kilde via vår TripSource-plattform. Den reisende trenger forskjellige typer reiseinformasjon og -dokumenter, som kommer fra forskjellige kilder: flybilletter, kuponger til hotellrommet på flyplassen til alle de reisene kjøres til møtestedet, sertifikater til helikopterturer. Vi ordner alt dette.
Pratt: Sporing av reisende er viktig. Ved å trykke på en knapp kan en ansatts posisjon fastslås, med tanke på å organisere hjelp om nødvendig. Nå er vi i ferd med å implementere et verktøy som lar de reisende endre reiseruten, slik at de når destinasjonen raskt og trygt, og kan dokumentere reiseruten.
Hva slags teknologi bruker BCD til å betjene ERM-kundene sine?
Ross Pratt, Vice President of Global Business Development, BCD Travel
Pratt: Vår åpne IT-plattform SolutionSource, som lar oss integrere tredjepartsleverandører, er en viktig suksessfaktor på markedet. Den integrerer både ERM-spesifikke partnere og teknologi for firmareiser. Våre egne teknologier, TripSource og DecisionSource, følger også den plattformbaserte tilnærmingen, og har muligheten til å tilpasse prosesser og funksjonalitet etter typen reisende. Dette gjør det mulig å dekke de varierende behovene til både mannskaps- og firmareisende.
Hvilke ekstra kvalifikasjoner bør ERM-reiseansvarlige ha?
Pratt: Siden mannskapene kommer fra hele verden, må reiseansvarlige vite nøyaktig hvilke regioner som er kritiske, og hva rutene er. Enkelte steder er det f.eks. bare to flyvninger om dagen, eller flyene kan ta av bare i løpet av visse måneder. Evnen til å finne kreative løsninger er det som kjennetegner en god reiseansvarlig. De trenger også ekspertise i områder som leverandørkontrakter, særskilt flytransport og overnattingssteder for ERM-kunder, gruppereiser og chartertransport, bare for å nevne noen.
ERM er ikke et nytt marked for dere. Hvorfor begynte BCD Travel å utvide ERM i 2019?
Pratt: Vi har jobbet lokalt og regionalt for ERM-selskaper i over 30 år. Gjennom årene har vi sett en mulighet til å globalisere tilbudet vårt ved å tilby en plattform som støtter lokale, regionale og globale kunder i disse bransjene. På dette grunnlaget støtter vi også en av verdens største tjenesteleverandører til oljefelter.
Hvordan reagerte ERM-kundene deres på nyheten om BCDs utvidede tjenester?
Pratt: Vår investering i ERM-markedet er et stort skritt fremover – særlig sett fra kundenes ståsted. Vi har fått mange positive tilbakemeldinger, også at investeringen bidrar til å gjenopplive markedet. I ERM-sektorene spres vanligvis administrasjon av forretningsreiser utover på flere forskjellige leverandører. Dette inkluderer TMC-er, leverandører av helikopter- og charterflyvninger, rederier og gruppereisearrangører. Planleggingen er innfløkt, og spredt blant flere reise- og logistikkteam. ERM-selskapene ser etter en måte å forenkle denne prosessen på, og tilbyr tjenester til sine reisende over hele verden. Og det er her vi kommer inn i bildet. Som en del av vårt utvidede ERM-reiseprogram sentraliserer vi disse tjenestene. Takket være våre ERM-sentre i Houston, Rotterdam og Singapore kan vi betjene ERM-kunder over hele verden og standardisere prosessene knyttet til reiseplanlegging. Med en plattformbasert tilnærming er det enklere å innføre en endring i retningslinjene, oppdatere operatøravtalene eller legge til nye forretningsenheter i programmet.
Hvilken rolle spiller det nye partnerskapet med BSM i denne sammenhengen?
Kirkegaard Winther: Vårt partnerskap forbinder administrasjon av forretningsreiser og shippingbransjen, noe som ikke har eksistert på markedet tidligere. Det lar oss understøtte nyansene i marine og shippingrelaterte sektorer innenfor ERM. BSM er et selskap med lange tradisjoner. Det har over 135 års erfaring i markedet. Takket være vår nye partner er vi i en posisjon hvor vi kan integrere den marine sektoren i ERM-reiseplanleggingen over hele verden. Det vil si at vi undersøker alle prosesser med tanke på forbedringspotensiale for kundene våre, inkludert håndtering av formaliteter i havnene. Vi er spesielt oppmerksomme på den siste biten. Fra reiseplanleggerens side er ruten fra flyplassen til skipet som tar mannskapet til destinasjonen, den mest komplekse delen.
