Laat je niet voor de gek houden door vroege lentebloesems – in maart en april kan er nog steeds een flink pak sneeuw vallen. En daarna komen de voorjaarsstormen. In de praktijk kan slecht weer elk moment de kop opsteken. En als dat gebeurt, verstoort het hoogstwaarschijnlijk de reisplannen van je zakenreizigers.
Maar travelmanagers kunnen samenwerken met hun zakenreisorganisatie om de gevolgen te beperken. BCD Travel Senior Vice President Tracy Maier heeft een aantal tips voor het verzachten van verstoringen als gevolg van slecht weer.
Houd je reizigers geïnformeerd
Zet weerswaarschuwingen zo snel mogelijk op je TMC-portal of bedrijfsintranet en adviseer je reizigers en boekers om reizen die niet in de komende 72 uur plaatsvinden online te boeken. Op die manier krijgen reizigers die al onderweg zijn of directe reisplannen hebben die worden beïnvloed door het slechte weer, de volledige aandacht van de travelconsultant.
Gebruik mobiele tools zoals BCD’s TripSource®, zodat je reizigers zichzelf kunnen helpen tijdens een incident. Ze krijgen waarschuwingen over vertragingen of annuleringen, kunnen hun reisschema managen, een hotel boeken en nog veel meer.
Geef goed advies
Als er extreme weersomstandigheden worden voorspeld, adviseer je reizigers dan om niet 24 uur van tevoren in te checken. Zodra iemand is ingecheckt, geven sommige ’luchtvaartmaatschappijen een TMC geen toegang meer tot de reisgegevens om iemand om te boeken. En wanneer reizigers dichter bij de vertrektijd inchecken, krijgen ze accurater weersinformatie en nieuws over mogelijke vluchtvertragingen of -annuleringen.
Leg het waiverproces uit aan je reizigers. Luchtvaartmaatschappijen geven waivers (ontheffingen) uit waarmee TMC’s wijzigingen kunnen maken in de reservering van de reiziger. Maar het kan nog steeds voorkomen dat een luchtvaartmaatschappij de TMC toegang weigert tot de reservering. Als een waiver bijvoorbeeld al een keer is gebruikt en er een tweede wijziging nodig is vanwege slecht weer, kan het zijn dat de TMC contact moet opnemen met de luchtvaartmaatschappij voor een tweede waivercode. Hierdoor kan het aanzienlijk langer duren om de vluchtproblemen op te lossen.
Waarschuw reizigers dat slechte weersomstandigheden ook invloed kunnen hebben op vluchten van locaties waar het weer prima is. Hun vliegtuig kan ergens anders worden vertraagd, bijv. in een stad waar het luchtverkeer door een storm is platgelegd.
Geef proactieve service
Tijdens extreme weersomstandigheden blijft BCD langer open en wordt er meer support ingezet voor onze 24-uurs nooddienst, zodat reizigers van onze klanten de hulp krijgen die ze nodig hebben. Daarnaast kan BCD’s Disruption Services reizigers proactief omboeken als hun reisplannen worden verstoord door een incident. Vluchten worden 24/7 gecontroleerd en de TMC identificeert en beoordeelt iedere echte en mogelijke annulering, gemiste connectie en langere vertraging. (Lees een casestudy over de ervaringen van de wereldwijde leverancier van medische beeldvormende technieken Carestream met Disruption Services en bekijk een video over hoe het werkt).
En dan heeft BCD voor nog intensievere hulp Elite24: een proactieve vipservice, 24 uur per dag, 365 dagen per jaar. Een soort persoonlijke reisagent aan de zijde van de elite reiziger.
Wees voorbereid op wat komt
Stimuleer je reizigers om hun reizigersprofiel up-to-date te houden met accurate contactinformatie, waaronder mobiele telefoonnummers, zodat jij en je TMC ze altijd kunnen bereiken tijdens een incident. Accurate reizigersprofielen zijn cruciaal om tijdens elk mogelijk incident te kunnen voldoen aan je zorgplicht. Het is essentieel in de voorbereiding op slecht weer en reisrisico’s waar we vandaag de dag steeds vaker mee te maken hebben.
Stuur reizigers regelmatig berichten om hen eraan te herinneren hun profiel bij te werken, niet alleen als er slecht weer wordt voorspeld. Volg het zorgplichtvoorbeeld van Pitney Bowes, dat hun slogan, ‘If we can’t find you, we can’t help you’ toevoegt aan al hun communicatie met reizigers. Het Amerikaanse technologiebedrijf gebruikt DecisionSource, het business intelligence-platform van BCD, om hun reizigersprofielen effectief te beheren. Zo hebben ze snel toegang tot de juiste informatie.
Vraag aan je accountmanager hoe BCD Travel jou kan helpen met het minimaliseren van reisincidenten om onderbrekingen te voorkomen en je reizigers productief en tevreden te houden.
