Bedrijven kunnen een aanzienlijk deel van de door hen betaalde belasting op de toegevoegde waarde terugvorderen, maar negeren daarbij vaak hun onkosten en lopen daardoor veel geld mis: de btw maakt namelijk zo’n 5% uit van het totale bedrag dat bedrijven wereldwijd uitgeven aan buitenlandse reizen.
Waarom bedrijven nalaten de betaalde btw terug te vorderen, wordt uitgelegd in VAT Reclaim: Don’t Leave Money on the Table, een onlangs door BCD Travel gepubliceerde whitepaper. De gegevens voor de whitepaper en de infographic zijn ontleend aan de expertise van BCD Travel en Taxeo, de partij waarmee BCD Travel samenwerkt bij het terugvorderen van de btw over transacties binnen de Europese Unie.
Taxeo stelt zijn expertise ter beschikking van klanten van BCD Travel en maakt gebruik van een uniek papierloos systeem dat in verbinding staat met de hotels, autoverhuurbedrijven en andere leveranciers waarvan hun reizigers gebruikmaken. Dankzij dit automatiseringssysteem hoeft de terugvordering van de btw niet meer handmatig te worden verwerkt en wordt het proces aanzienlijk vereenvoudigd. Daardoor wordt er meer btw teruggevorderd dan zelfs grote multinationals in hun eentje voor elkaar krijgen.
In de whitepaper VAT Reclaim wordt ingegaan op de gebruikte hulpmiddelen en processen, en vindt u een overzicht van de elkaar aanvullende korte- en langetermijnstrategieën die bedrijven hanteren bij de terugvordering van de btw. Ook ú kunt het teveel aan btw terugvorderen. Hier leest u hoe.
Bereken hoeveel u misloopt
Voer een steekproefsgewijze controle uit van de door uw bedrijf betaalde onkosten waarover terugvorderbare buitenlandse btw is betaald en ga na hoe hoog het percentage is dat daadwerkelijk is teruggevorderd. Vergeet daarbij niet de facturen te controleren die naar de verschillende bedrijfsafdelingen zijn gestuurd (bijvoorbeeld in verband met beurzen) en de onkostendeclaraties van reizigers. (Sommige systemen voor declaratiebeheer beschikken hiertoe over een speciaal rapport. Zie verderop voor meer informatie.)
Richt uw reisprogramma in op btw-besparing
Vermijd dagvergoedingen. Als reizigers hun dagvergoeding geheel naar eigen goeddunken mogen besteden, gaat dat ten koste van uw mogelijkheden om de btw terug te vorderen. Reizigers met een dagvergoeding zijn namelijk veel minder geneigd om conforme facturen te vragen. In plaats daarvan kunt u beter overschakelen op een systeem waarbij mensen hun onkosten na afloop van hun reis declareren.
Instrueer uw reizigers
Wijs reizigers erop hoe belangrijk het is dat ze om btw-conforme facturen vragen. Zo moeten ze er bijvoorbeeld op letten dat ze van het hotel waar ze verblijven een factuur krijgen met de naam en het adres van het bedrijf en niet met de gegevens van de reiziger zelf.
Maak gebruik van uw geautomatiseerde systeem voor declaratiebeheer
Geautomatiseerde onkostensystemen hebben vaak als voordeel dat de btw-elementen per post worden uitgesplitst. Als reizigers geen elektronische factuur ontvangen, kunt u hen vragen om een digitale kopie van de papieren factuur te maken met een mobiele app. Dat vereenvoudigt het terugvorderen van de btw in een later stadium.
Praat met uw leveranciers
Zorg voor draagvlak bij uw leveranciers. Leg uit hoe belangrijk het is dat de verstrekte facturen btw-conform zijn.
Meer weten? Download de whitepaper en infographic VAT Reclaim. Informeer vervolgens bij uw accountmanager hoe BCD Travel en Taxeo u kunnen helpen geld terug te vorderen dat u anders laat liggen.
