Virtual Payment bespaart tijd en geld en vergroot de veiligheid

Hoe werkt virtual payment en wat zijn de voordelen voor uw bedrijf?

Het gebruik van virtuele creditcards om zakelijke reiskosten te betalen helpt fraude tegengaan, verbetert de gegevensrapportage en maakt het afstemmen van declaraties en andere administratieve werkzaamheden minder tijdrovend. In dit artikel beschrijven we hoe dit in zijn werk gaat en hoe ook uw bedrijf hier zijn voordeel mee kan doen.

Online boeken. Geavanceerde controle van reisgegevens. Mobiele apps. De zakelijke reisbranche maakt tegenwoordig ontzettend veel gebruik van technologie. Met één belangrijke uitzondering: zakelijke reiskosten worden over het algemeen nog op precies dezelfde manier betaald als een kwarteeuw geleden.

Dit is vooral het geval bij bedrijven die de reiskosten betalen van contractanten, sollicitanten of werknemers die niet over een eigen bedrijfscreditcard beschikken. De verblijfskosten van deze reizigers worden vaak centraal betaald door het bedrijf, bijvoorbeeld via een lodge card, een bedrijfsrekening voor zakenreizen of iets dergelijks. Bij centrale betaling wordt vaak één creditcardnummer gebruikt voor honderden, zo niet duizenden hotelreserveringen en reizigers.

“Centrale betaling doet denken aan van die puzzels in stripblaadjes voor kinderen: Wat klopt er niet in het volgende plaatje?”, aldus Guillaume Leclerc, Product Planning Manager bij BCD Travel. “In dit geval luidt het antwoord: bijna niets.”

“Om te beginnen maakt centrale betaling bedrijven kwetsbaar voor fraude en te hoge declaraties. Daarnaast is het erg onveilig om met dezelfde creditcard de rekeningen van meerdere werknemers bij verschillende hotels te betalen. Iedereen die het nummer van de kaart kent, kan dit in principe misbruiken en het bedrijf voor duizenden euro’s oplichten,” legt Leclerc uit. “Bovendien kan het afstemmen van de facturen en de oorspronkelijke reserveringen op een ware nachtmerrie uitdraaien, waarbij de administratie vele honderden gegevensregels moet doorploegen.”

Gelukkig is er nu een eenentwintigste-eeuwse oplossing voor dit twintigste-eeuwse probleem: de virtuele creditcard. Bij de virtuele creditcard wordt een eenmalige code van 16 cijfers gebruikt om één transactie te betalen. Sommige experts noemen de virtuele creditcard de grootste innovatie op het gebied van commerciële betalingen van de laatste dertig jaar. Virtual Payment Automation, de oplossing van BCD Travel in samenwerking met Conferma, genereert tijdens de reguliere boekingsprocedure automatisch een virtueel creditcardnummer, aangeleverd door de kaartverstrekker van de klant. Dit virtuele kaartnummer wordt automatisch per fax naar het hotel verzonden. De fax met virtueel kaartnummer en 3-cijferige beveiligingscode ziet er precies zo uit zoals de voor- en achterkant van een echte creditcard. Daarnaast bevat de fax gedetailleerde betalingsinstructies.

Virtuele creditcards zijn veel veiliger in het gebruik, niet alleen doordat ze externe fraude tegengaan, bijvoorbeeld door hotelpersoneel. Ze dringen ook het aantal al dan niet opzettelijk te hoge declaraties terug. Reismanagers kunnen aan het gebruik van elke virtuele creditcard strenge voorwaarden verbinden en bijvoorbeeld een leveranciersklasse, een maximumbedrag en zelfs een vervaldatum opgeven.

“Stel, een van uw medewerkers gaat op zakenreis naar Parijs. We maken dan een virtuele creditcard voor de boeking, met een limiet van € 200 voor het hotel en een vervaldatum in de nabije toekomst,” zegt Leclerc. “Als het nummer in verkeerde handen terechtkomt, kan dat weinig kwaad. De virtuele creditcard is namelijk gebonden aan een begunstigde, een bedrag en een periode waarin het kaartnummer kan worden gebruikt.”

Ook aan het einde van het proces levert Virtual Payment Automation duidelijk voordelen op. Wanneer de reiziger uit het hotel vertrekt, wordt de transactie van de virtuele creditcard teruggekoppeld en vergelijkt het declaratiesysteem de betaling met de reservering. Aangezien de reservering en betaling met hetzelfde unieke nummer worden aangeduid, worden deze gegevens automatisch gekoppeld.

Virtuele betalingen worden inmiddels gebruikt voor veel meer dan het betalen van hotelovernachtingen. Het boeken van vergader- en conferentieruimten is een belangrijke groeisector. Sommige experts denken zelfs dat ook vliegtickets uiteindelijk op deze manier betaald zullen worden, omdat de betalings- en reserveringsgegevens foutloos aan elkaar kunnen worden gekoppeld. “Op dit moment gaat de belangstelling vooral uit naar hotelbetalingen,” zegt Leclerc, “maar sommige klanten hebben al aangegeven dat ze al hun betalingen virtueel zouden willen doen.”

Waarom Virtual Payment Automation goed nieuws is voor het bedrijfsleven

• Het vergroot de veiligheid: virtuele creditcards gaan diefstal en skimming tegen.

• Het biedt meer controle: te hoge declaraties worden voorkomen doordat betalingen aan strikte voorwaarden en limieten zijn gebonden.

• Het werkt tijdbesparend: reserverings- en betalingsgegevens worden automatisch aan elkaar gekoppeld, want het nummer van de virtuele creditcard fungeert als unieke betalings-id.

• Het biedt uitstekende rapportagemogelijkheden: op elke reservering worden de bedrijfsgegevens (bijv. kostenplaats of projectcode) toegepast, wat het informatiebeheer ten goede komt.

Meer weten? Bekijk deze infographic of neem contact op met uw BCD Travel account manager.

 

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.