Of uw online boekingstool (OBT) een succes wordt, is afhankelijk van het antwoord op een simpele vraag: Is de tool gebruiksvriendelijk?
“De adoptie van een zakelijke online boekingstool staat of valt met het gebruiksgemak”, zegt Juan Perez, Vice President of Global Business Solutions bij BCD Travel. “Travelmanagers moeten beseffen dat hun reizigers zakelijke OBT’s vergelijken met de websites waar zij als consument hun vakantie boeken. Een zakelijke website moet eenvoudig te gebruiken zijn.”
Hoe kunt u ervoor zorgen dat de online boekingstool van uw bedrijf gebruiksvriendelijk genoeg is? Dhr. Perez vertelt hoe u dat het beste kunt aanpakken en geeft voorbeelden uit de praktijk.
Test de tool en voer regelmatig controles uit
Maandenlang zijn travelmanagers en hun teams bezig om de implementatie van een online boekingstool te plannen. Dan is het alleen maar logisch dat ze de tool ook een tijdje gebruiken. Vindt u een bepaalde functie niet intuïtief? Overleg dan met uw TMC om na te gaan hoe andere klanten die functie voor hun reizigers vereenvoudigen. Neem goede ideeën over en test uw OBT opnieuw. Voer om de 12 tot 18 maanden een controle uit om eventuele knelpunten op te sporen en ervoor te zorgen dat uw OBT qua gebruiksvriendelijkheid nog steeds kan meekomen met reissites voor de consument. Doe dat ook na elke upgrade van de gebruikte technologie.
Maak sjablonen
Maak voor de drie tot vijf bestemmingen die uw medewerkers het vaakst bezoeken reissjablonen met informatie over vluchten, accommodatie en vervoer over land, en zelfs over aanbevolen restaurants. Dat scheelt reizigers veel tijd en zorgt ervoor dat hun boekingen voldoen aan het reisbeleid van uw bedrijf.
Breng de besparingen onder de aandacht
“Als in uw bedrijf geen ‘oekazecultuur’ heerst, kunt u uw medewerkers wel voorschrijven om het reisbeleid na te leven, maar is het de vraag of ze dat ook zullen doen”, zegt dhr. Perez. Beter is het om uw medewerkers er tijdens het boeken op te wijzen hoeveel geld ze besparen door online te boeken en zo hun gedrag te beïnvloeden. “Dergelijke informatie kan zeer effectief zijn. Bij sommige van onze klanten is de online adoptie met 70% toegenomen toen reizigers zich eenmaal bewust werden van de kosten”, zegt hij. “Je moet de besparingen inzichtelijk maken voor de reiziger.”
Probeer te begrijpen waarom reizigers doen wat ze doen
Vraag uw reizigers om aan te geven waarom ze de onlinetool niet gebruiken voor hun boekingen of waarom ze afwijken van het vastgestelde beleid. Dat kunt u doen door bijvoorbeeld een menu op te nemen waarin ze een motivatiecode kunnen selecteren. Aan de hand van deze codes en de gegevens van uw TMC kunt u achterhalen waarom uw reizigers niet online boeken. Vervolgens kunt u de problemen aanpakken en de adoptie verbeteren.
Pak niet-naleving aan
Vertikken sommige afdelingen van uw bedrijf het eenvoudigweg om de OBT te gebruiken? Stel rapporten op waaruit duidelijk blijkt wat de gevolgen zijn voor het bedrijfsresultaat. “Stel, een van uw afdelingen gebruikt de tool niet. Laat het hoofd van de afdeling in dat geval aan de hand van eenvoudig te begrijpen diagrammen zien hoeveel geld hij of zij had kunnen besparen, geld dat men ook had kunnen gebruiken om het team te versterken”, zegt dhr. Perez. “Het hangt natuurlijk van de bedrijfscultuur af, maar je zou voor het management bijvoorbeeld rapporten kunnen maken waarin de adoptiegraad van de OBT op de verschillende afdelingen wordt vergeleken.”
OBT success stories
GlaxoSmithKline France vroeg BCD Travel om een gebruikersvriendelijke onlinetool waarmee de reizigers van het farmaceutica- en healthcarebedrijf hun eigen reizen konden plannen en boeken, met inachtneming van de regels van het reisbeleid, maar met ruimte voor flexibiliteit. BCD implementeerde daarop een centrale online boekingstool waarmee reizigers informatie kunnen opzoeken, reserveringen kunnen plaatsen en reisnotities kunnen opslaan. Het resultaat: De adoptiegraad van de OBT steeg in nog geen drie maanden tot 84%.
BCD-klant Ingram Micro Europe wilde de reiskosten verminderen door medewerkers meer online te laten boeken. BCD implementeerde een aangepaste onlinetool om te voldoen aan de nalevingsvoorschriften van dit mondiale technologiebedrijf. Daarnaast voerde BCD een procedure in voor de evaluatie van reispatronen en het gebruik van de tool. Het resultaat: Een paar maanden na de implementatie van de OBT steeg het online boekingspercentage bij Ingram Micro tot 95% en kon het bedrijf de boekingsvergoedingen met maar liefst 78% verlagen.
Een Duitse klant van BCD, een grote toeleverancier voor de automobielindustrie, wilde als onderdeel van een wereldwijde consolidatie een online boekingstool implementeren. Samen met de travelmanager van het bedrijf is de mondiale accountmanager van BCD erin geslaagd om de reizigers van het belang van deze onderneming te overtuigen en de tool naadloos op de diverse markten te implementeren. Het resultaat: Een wereldwijde, consistente onlinestrategie en een OBT-adoptiegraad van meer dan 80% in de meeste landen. De klant kan nu veel beter zien waaraan het reisbudget wordt besteed.
