De manier waarop travelmanagers programmaprestaties communiceren naar interne stakeholders, is cruciaal voor het verkrijgen van hun steun. Daarnaast stelt het stakeholders gerust dat de doelen van het reisprogramma in lijn zijn met de bredere bedrijfsdoelen.
BCD Travel Senior Director Lisa Wilke heeft één missie: haar klanten helpen bij het ontwikkelen van reisprogrammarapportages die aanslaan. Hier zijn haar beste tips:
Ken je publiek
“Mensen in verschillende functies hebben behoefte aan verschillende informatie. Bovendien brengen we allemaal een unieke werkstijl en persoonlijkheid aan in onze functie,” aldus Wilke. “De eerste stap naar effectieve communicatie is bepalen wat de behoeften van stakeholders zijn en hoe zij informatie willen ontvangen.” Hier volgen een aantal voorbeelden:
- Reizigers en HR-medewerkers reageren vaak goed op een empathische communicatiestijl met een focus op service en gemak.
- Financiële en procurementprofessionals willen cijfers zien.
- Directeuren houden van het grote plaatje, waarin wordt weergegeven hoe jouw inspanningen van invloed zijn op de hele organisatie.
- Eén ding geldt voor iedereen: tijd is schaars. Begin dus met de informatie die het meest aanspreekt en maak gebruik van visuele middelen. Als je in de eerste 8 seconden de aandacht weet te krijgen (en je presentatie kort houdt), blijven ze luisteren.
Heb inzicht in je doelstellingen
Wat is het doel van je boodschap? “Leg de focus vooral op de belangrijkste punten, op een duidelijke en grondige manier,” adviseert Wilke. Ze raadt aan om je boodschap aan te scherpen met behulp van de volgende vragen:
- Hoe meet je succes? Door besparingen bij te houden, specifieke verbeteringen te demonstreren of op een andere manier?
- Wat verwacht je van je publiek? Wil je bijvoorbeeld dat ze specifieke initiatieven ondersteunen?
- Welke twee of drie KPI‘s of initiatieven moeten centraal staan?
Identificeer de juiste data
Zorg ervoor dat je data aansluiten op de punten die je maakt tijdens je presentatie. Heb je pre-trip en post-trip data nodig van je TMC? Laten creditcarduitgaven van reizigers het hele verhaal zien? Kan leveranciersinformatie je extra inzicht geven in de uitgaven? Hebben je data een houdbaarheidsdatum? Volgens Wilke wordt de laatste vraag te vaak niet gesteld, maar actuele data zijn essentieel voor de effectiviteit van je communicatie. “Als je bijvoorbeeld reizigersgedrag wilt beïnvloeden, is de timing erg belangrijk,” legt ze uit. “Post-trip data die pas maanden nadat ze zijn verzameld worden gepresenteerd, zijn niet meer relevant.”
Kies de juiste visuele middelen
“We zijn allemaal visueel ingesteld en leren door te kijken, dus kies de juiste visuele middelen voor de stakeholders waaraan je rapporteert,” adviseert Wilke. Geeft je publiek de voorkeur aan grafieken, maak dan een PowerPoint. Houden ze van lijstjes, stuur ze dan achteraf een PDF van de presentatie. Willen ze veel details, zoals een percentage van reizigers of afdelingen die zich niet aan het reisbeleid houden, gebruik dan een spreadsheet. Gebruik vervolgens deze strategieën:
- Zorg ervoor dat al je informatie actiegericht is. Data zonder een doel vertroebelt je bericht.
- Ga niet over-analyseren. Wees duidelijk over de conclusies die je kunt trekken uit de data.
- Vermijd vakjargon en afkortingen.
- Zorg ervoor dat eventuele extra informatie die je geeft, duidelijk is, toegespitst is op het onderwerp, en je boodschap ondersteunt.
- Vertel de stakeholders precies wat je van hen nodig hebt en geef ze een deadline.
Ben jij benieuwd naar het standpunt van een CEO over effectieve rapportagetechnieken? Lees dan de column Inside View van John Snyder, BCD Travel President en CEO. En vraag je accountmanager hoe BCD jou de informatie kan geven die jij nodig hebt om een goed verhaal te vertellen over het succes van reisprogramma’s.
