Travelconsultant houdt vips on the go

Een dag in het leven van een prestige-service travelconsultant.

Op werkdagen is BCD Travel VIP Consultant Todd Hobart uit Naples, Florida al om 7.30 wezen hardlopen of zwemmen.. Geen beter begin van een werkdag waarop hij reizen moet regelen voor executives met schema’s die altijd maar veranderen.

Todd Hobart, BCD Travel VIP Consultant
Todd Hobart, BCD Travel VIP Consultant

BCD biedt een breed aanbod aan prestige diensten die voor elke klant op maat kunnen worden afgestemd. Het werk van Todd is onderdeel van een VIP service op maat voor een specifieke klant. ‘Vip-reizigers zijn eigenlijk heel gemakkelijk’, aldus Todd. “Ze reizen voortdurend. Ze zijn slim en weten dat er nou eenmaal zaken zijn waar ik geen controle over heb.”

Dat weerhoudt Todd en zijn collega’s er niet van heel veel zaken wel onder controle te krijgen en houden. Hij maakt deel uit van een virtueel team van vijf consultants die klanten over de hele wereld bedienen. Het team werkt in wisseldiensten van acht uur die beginnen om 8.00 uur ’s morgens.  Elke ochtend komt het vip-team bij elkaar om de prioriteiten van hun individuele en collectieve dagen vast te stellen. Ze controleren de gedeelde inbox voor reisverzoeken van vips en plannen de verschillende werkzaamheden.

Om 8.45 uur bekijken de vijf consultants samen het dagelijkse Reservation Summary Report. Met behulp van het document dat ze van BCD’s DecisionSource®-rapportageplatform halen, herbevestigen ze de vip-reizen die voor de komende 24 uur op het programma staan. Voor bepaalde accounts gebruikt het team een ander rapport van DecisionSource: ‘Travelers on the Same Flight’. Daarmee controleren ze of het aantal executives dat op dezelfde mag vlucht zitten niet is overschreden. Daarnaast gebruikt het team GDS om belangrijke details te controleren, zoals reserveringen voor huurauto’s of limo’s.

Todd begint de dag met het vinden van een inktvrije kamer voor een executive met een zeldzame allergie. Daarnaast moet hij voor een andere vip  een ticket boeken bij elke airline die refundable eersteklastickets heeft op de vertrektijden van zijn voorkeur.

Todd begon zijn werk als vip-consultant in 1992. Hij werkte in Ohio toen hem werd gevraagd om de reizen te beheren voor twee topmodellen en hun entourage. De praktische aard van het vip-werk past bij hem, omdat hij graag mensen helpt.

Nadat hij heeft verzekerd dat in de kamer van de executive geen krant of andere mogelijke voorwerpen met inkt meer te vinden zijn, controleert Todd nogmaals de autoservice voor de vip die op meerdere vluchten is geboekt. Er moet een chauffeur klaarstaan om deze belangrijke reiziger op te vangen, ongeacht hoe laat hij aankomt. Achter de schermen werkt het vip-team samen om de vluchten die de vip uiteindelijk niet neemt, te annuleren en restitutie aan te vragen.

“Je leert je klanten na verloop van tijd goed kennen en dat is cruciaal,” zegt Todd. “Dat is waar het bij vip-werk om draait. Je moet een hechte relatie opbouwen en altijd aan je klanten laten zien dat je professioneel bent. Ze willen dat wij met oplossingen komen.”

Soms vindt hij die oplossingen ver buiten de gebaande paden. Twee dagen na de ramp van september 2011, toen er geen vliegtuig de lucht inging en huurauto’s onvindbaar waren, boekte Todd een negen meter lange verhuiswagen om een aantal executives van New York City naar huis te brengen in Columbus, Ohio.

De verzoeken van vandaag zijn wat eenvoudiger.

Todd controleert of enkele gerenommeerde snowboarders die een luxe brillenmerk vertegenwoordigen, een auto hebben die groot genoeg is voor al hun materiaal. Vervolgens belt hij met een luchtvaartmaatschappij om de voorkeurszitplaats te regelen voor een executive.

En ten slotte moet hij zich van zijn diplomatieke kant laten zien. Todd heeft de conciërge van een tophotel in Parijs aan de telefoon om iemand mondeling te identificeren. Hij verzekert het hotel ervan dat de casual geklede man in hun lobby inderdaad de directeur is van een bekend casual kledingmerk. De reiziger draagt jeans en een T-shirt waarmee zijn kledingmerk groot is geworden.

Todd deelt het Parijs-verhaal met zijn vip-collega’s voor het geval ze een keer een vergelijkbaar telefoontje krijgen.

Dan komt de laatste e-mail van de dag binnen. Deze is anders dan andere mails. Het is een hartverwarmend bedankje van een administratieve medewerkster die Todd regelmatig helpt. “Dat zijn de e-mails die me motiveren,” zegt hij. “Het is de beloning voor alles wat ik doe.”

Het is 17.00 uur en Todd loopt nog een keer door zijn e-mails voor hij zijn computer afsluit.  Hij houdt zijn mobiel bij de hand, want er kunnen altijd vip-klanten zijn met problemen tijdens hun reis die hij moet oplossen.  Vervolgens gaan Todd en zijn vrouw naar hun eigen favoriet plek: het strand vlakbij.

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.