Conferenties en andere evenementen vormen een grote kostenpost. In zware tijden is het voor de organisatoren dan ook belangrijker dan ooit om de effectiviteit ervan te maximaliseren. Hoe haalt u zoveel mogelijk uit uw bijeenkomsten?
Bedrijven organiseren bijeenkomsten om allerlei redenen. Zo kunnen ze hun medewerkers bij elkaar laten komen om een intensieve training te volgen, maar ook om een netwerksfeer te creëren die de verkoop stimuleert, of om de medewerkers te motiveren met een evenement dat vooral feestelijk en gezellig is. Maar hoe divers de omvang, de aard en het doel ook zijn, vrijwel alle bijeenkomsten hebben tegenwoordig één eigenschap gemeen: ze moeten resultaat opleveren.
“Evenementen zijn grote uitgaven, die steeds beter moeten worden verantwoord”, aldus Matthew Wall, vice president of operations in EMEA voor BCD M&I, de BCD-divisie die verantwoordelijk is voor het strategisch beheer van bijeenkomsten en voor de organisatie ervan op locatie in meer dan 40 landen, verspreid over de hele wereld. “Het aantal bedrijven dat het rendement van hun bijeenkomsten wil kunnen meten neemt hand over hand toe.”
Bij incentivebijeenkomsten ligt de meting van het formele rendement volgens Wall voor de hand, omdat het succes daarvan duidelijk gekwantificeerd kan worden, zoals hogere verkoopcijfers of nieuwe accounts. Voor alle typen bijeenkomsten kan het effect worden getoetst aan de hand van de doelstellingen van een bijeenkomst. In dat geval hebben we het over kwalitatieve criteria, zoals feedback van deelnemers. Of u nu kwantitatieve of juist kwalitatieve factoren wilt meten, volgens Wall staan dezelfde vier stappen aan de basis van elke succesvolle bijeenkomst.
Stap 1 – Het doel van de bijeenkomst bepalen
Bedrijven moeten zich allereerst afvragen waarom ze een bijeenkomst willen beleggen. Deze cruciale eerste stap lijkt vanzelfsprekend, maar wordt volgens Wall toch vaak over het hoofd gezien. “Als mensen een bijeenkomst op touw willen zetten, vragen ze zich meestal eerst af wáár deze moet plaatsvinden.” Daardoor leggen ze zichzelf wel meteen een beperking op waar ze later steeds rekening mee moeten houden.
“De eerste vraag moet niet zijn wáár, maar waaróm”, aldus Wall. “Bovendien organiseren sommige bedrijven een bepaalde bijeenkomst alleen maar omdat ze die al eens eerder hebben georganiseerd en op een onduidelijke manier het gevoel hebben dat het goed zou zijn om dat nog eens te doen. In plaats daarvan moeten ze op een rijtje hebben wat de deelnemers moeten weten, voelen en gaan doen als de bijeenkomst is afgelopen. Een bijeenkomst moet oproepen tot actie.”
Zodra u het doel van uw bijeenkomst voor ogen hebt, kunt u bepalen wat de beste manier is om te meten of dat doel is behaald. Vervolgens kunt u het evenement gaan organiseren met uw doelstellingen en toetscriteria als uitgangspunt. “Op deze manier is het veel waarschijnlijker dat u uw zakelijke doelstellingen behaalt”, stelt Wall.
Stap 2 – De aandacht van de deelnemers vasthouden
Wall stelt een aantal strategieën voor die de effectiviteit van uw bijeenkomsten kunnen vergroten:
Train uw sprekers
“Als ik maar één ding mocht aanbevelen om de effectiviteit van een bijeenkomst te vergroten, zou ik aanraden om te investeren in professionele training voor alle sprekers”, zegt Wall. Het is natuurlijk in de eerste plaats van belang om goede sprekers te vinden, maar expertise en goede presentatievaardigheden gaan niet altijd hand in hand. Een halve dag is voor de meeste mensen voldoende om deze vaardigheden bij te schaven, oordeelt Wall.
Varieer de vorm
Niet elke sessie hoeft te bestaan uit twee PowerPoint-presentaties en een vragenrondje. Wees creatief en maak de sessies zo interactief als maar mogelijk is. Gebruik mobiele apparaten om mensen te laten stemmen of om vragen door te spelen aan een gespreksleider. Probeer technieken uit die de optimale aandacht van de deelnemers vereisen; vraag ze bijvoorbeeld om gedurende een deel van een sessie te gaan staan of laat ze tijdens de presentatie een bal overgooien.
Schep de juiste sfeer
Zoek een locatie die qua verlichting aansluit op de stemming die u wilt bereiken. Verduisterde ruimtes moet u sowieso vermijden, want die verleiden deelnemers vooral om weg te sukkelen. Denk ook na over de zaalindeling. Creëer bijvoorbeeld een aantal informele ontmoetingsplekken, verspreid over de zaal, om de publieksinteractie te versterken.
Verander het menu
Progressieve planners van bijeenkomsten zien maaltijden meer en meer als de brandstof die de aanwezigen alert en aandachtig houdt. Vermijd tijdens de lunch bijvoorbeeld koolhydraten en bied versnaperingen aan die energie opleveren, zoals vruchtensmoothies.
Stap 3 – De betrokkenheid uitbreiden
De mogelijkheid om deelnemers betrokken te maken beperkt zich allerminst tot de bijeenkomst zelf. Begin door al voor het evenement plaatsvindt een onlineforum te maken. Daarmee bouwt u de spanning op en kunnen bezoekers contact leggen met andere deelnemers. U kunt ook sociale media als Twitter, Facebook en LinkedIn gebruiken om bezoekers enthousiast te maken, maar Wall waarschuwt voor overdadig gebruik daarvan. “Sommige bedrijven proberen actief te zijn op ieder denkbaar platform, omdat ze als vooruitstrevend willen worden beschouwd. Maar dat werkt alleen wanneer iemand ruim de tijd krijgt om bijvoorbeeld interessante Twitter-berichten te plaatsen.”
Welk mediakanaal u ook gebruikt, onlinediscussies moeten zowel voor als na het evenement even zorgvuldig worden gestructureerd en beheerd als het evenement zelf, luidt zijn advies. Discussies moeten echt inhoudelijk zijn en ze moeten een eindpunt hebben. Als een bijeenkomst bijvoorbeeld ideeën voor verbeterpunten in het bedrijf heeft opgeleverd, verspreidt u die ideeën na het evenement online en nodigt u uit tot praktische discussies om deze te verfijnen. Vervolgens rondt u het debat na drie maanden af. In een later stadium informeert u de deelnemers over de implementatie van hun ideeën.
Stap 4 – Resultaten meten via onderzoek voor en na het evenement
Onderzoek vóór een evenement is niet alleen van essentieel belang om de houding en het gedrag van deelnemers te kunnen interpreteren, maar ook om te kunnen bepalen of de bijeenkomst aan uw doelstellingen heeft voldaan. Door na afloop van de bijeenkomst dezelfde vragen opnieuw te stellen, ziet u namelijk of de antwoorden anders zijn en kunt u resultaten signaleren. Onderzoeken na afloop van het evenement moeten gericht zijn op dit type resultaten, en niet op de simplistische vraag of de deelnemers een evenement leuk vonden. Overweeg de mogelijkheid de deelnemers enkele maanden na de bijeenkomst nog eens naar hun mening te vragen, om te zien of het evenement ook langetermijnresultaten heeft opgeleverd en dus nog meer waarde heeft gehad.
