Zelfs de meest doorgewinterde reizigers en travelmanagers kunnen door de dreigende ebola-epidemie van hun stuk raken. Toch is er volgens deskundigen uit de gezondheidszorg en de reisbranche niet zoveel verschil tussen de risk management protocollen in verband met een ebola-uitbraak en die welke bij een willekeurige andere crisis worden gehanteerd:
- De risico’s beoordelen
- Een breed planningsteam opzetten
- Gebruikmaken van bestaande risk management plannen
- Samenwerkingsverbanden benutten
- Een aanspreekpunt aanwijzen
- Op de hoogte blijven en communiceren
“Ebola is uiteraard heel iets anders dan een aswolk. Toch zouden de travelmanagers van bedrijven er goed aan doen deze crises met vergelijkbare strategieën te benaderen”, zegt Jeroen Hurkmans, Vice President EMEA en APAC bij zakelijk reisadviesbureau Advito. “In de eerste plaats moet je proberen te bepalen waar je zwakke plekken zitten.”
De risico’s beoordelen
Is uw bedrijf grootscheeps actief in West-Afrika en met name in Liberia, Sierra Leone en Guinee, waar de ziekte al meer dan 4900 levens heeft geëist? Als het antwoord op deze vraag nee luidt, loopt de gezondheid van uw reizigers volgens Hurkmans vermoedelijk weinig gevaar. Dit standpunt wordt gedeeld door de crisisdeskundigen uit de gezondheidszorg en de reisbranche die op 22 oktober jl. een webinar van de Global Business Travel Association presenteerden over de risk management maatregelen in verband met de ziekte.
Volgens een recente enquête onder de lezers van Move stuurt slechts 17% van de ondervraagde reismanagers regelmatig reizigers naar West-Afrika. Gezien deze reispatronen wekt het waarschijnlijk geen verbazing dat 68% van de respondenten vindt dat de risico’s in verband met ebola weliswaar ernstig zijn, maar geen reden vormen voor paniek.
Als u echter een groot aantal werknemers in West-Afrika of elders op het continent hebt die waarschijnlijk de gevolgen zullen ondervinden van de reisverboden die andere Afrikaanse landen instellen, moet u een plan hebben om het ebolarisico voor uw werknemers en uw organisatie te management.
Een breed planningsteam opzetten
Laat uw ebolaplan opstellen door belanghebbenden uit het hele bedrijf, dus niet alleen door mensen van de reisafdeling, maar ook door mensen van de beveiliging, human resources, de juridische dienst en andere afdelingen. “Ebola is niet zomaar een reisprobleem; daarvoor is het te groot. Het kan invloed hebben op uw mensen, uw bedrijfsactiviteiten en uw reputatie. Het kan elk aspect van uw bedrijf beïnvloeden”, zegt Hurkmans.
Gebruikmaken van bestaande risk management plannen
Gebruik uw algemene risk management plan als basis voor het ebolaplan en leg hier de ebolaspecifieke voorbereidingsmaatregelen overheen. Geef in uw ebolaplan alle getroffen reislocaties aan en breng de gerelateerde scenario’s in kaart, zegt George Taylor, Managing Director Global Operations voor iJet en een van de presentatoren van het GBTA-webinar. Voeg daar dagelijkse meldingsprotocollen voor werknemers in de getroffen gebieden aan toe en tref voorzieningen voor verschillende vormen van communicatie (bijvoorbeeld mobiele en satelliettelefoons).
Samenwerkingsverbanden benutten
Travelmanagers doen er goed aan om partners die over de noodzakelijke kennis beschikken om advies te vragen, zegt Hurkmans. “De ebolasituatie verandert razendsnel. Werk samen met uw reismanagementorganisatie, leveranciers van medische uitrusting en beveiligingsdiensten en profiteer van hun expertise en informatievoorziening.” Overleg met de coördinatoren van noodvervoer, zoals BCD Travel’s preferred partner Anvil, iJet of iSOS om te zien of evacuatie mogelijk of raadzaam is. Vraag uw leveranciers van medische uitrusting om de vinger aan de pols te houden bij klinieken die op het terrein werkzaam zijn. Zet samen met leveranciers veilige toevluchtsoorden voor werknemers op in binnen- en buitenland en ontwikkel plannen om in te spelen op de veranderende situatie.
Een aanspreekpunt aanwijzen
Bij het managen van de ebolarisico’s van een bedrijf zijn tal van afdelingen betrokken. Het is daarom van het allergrootste belang dat er één aanspreekpunt wordt aangesteld dat alle informatie over ebola ontvangt en verspreidt, volgens Hurkmans. “Voor dubbel werk is geen tijd en tegenstrijdige berichtgeving aan de reiziger moet tegen elke prijs worden vermeden. Daarom kan de hele operatie het beste worden geleid door één persoon.”
Op de hoogte blijven en communiceren
Zoals hierboven aangegeven is het belangrijk om uw licht op te steken bij uw partners. Daarnaast doet u er goed aan regelmatig de informatie over ebola te raadplegen die wordt verspreid door betrouwbare organisaties als de Wereldgezondheidsorganisatie, de Centers for Disease Control and Prevention in de VS en de RIVM in Nederland. Vervolgens moet u het belangrijkse nieuws uit deze bronnen verspreiden onder uw reizigers. Doe dit tijdig en vaak. Zelfs als uw bedrijf weinig risico loopt, mag u niet vergeten uw reizigers daarvan op de hoogte te stellen. Anders kunnen mensen zich een verkeerd beeld vormen van de risico’s of zich ongerust maken.”Het is van groot belang om duidelijk en regelmatig te communiceren. Dat zorgt voor een minder angst en stress bij de reiziger”, zegt Hurkmans.
Uit de bevindingen van de enquête onder de lezers van Move blijkt eens te meer hoe belangrijk duidelijke communicatie is. Van de respondenten die vonden dat ebola invloed had gehad op hun reisbeleid gaf 60% aan dat dit vooral te merken was aan de intensievere communicatie met de reiziger over de risico’s en de te nemen voorzorgsmaatregelen.
Wilt u meer weten over Travel Risk Management? Download de white paper van Advito en lees waarom organisaties travel risk management systematisch en strategisch moeten aanpakken.
