Vraag ondernemingen naar de problemen op het gebied van het reismanagement waar zij momenteel mee worstelen en het lijstje met de voornaamste knelpunten zal kort zijn: veranderingen op de mondiale arbeidsmarkt, reizigers die zich meer opstellen als consumenten en de steeds veranderende technologie.
Toch zeggen veel reismanagers dat zij het zich niet kunnen permitteren om veel aandacht aan deze uitdagingen te besteden en minder tijd te besteden aan klassieke factoren als kostenreductie en productiviteitsverhoging. Ze hebben expertise van buiten nodig bij het aanpakken van deze demografische, technologische en gedragsveranderingen, zodat zij zich kunnen richten op de hoofdzaken van hun beleid.
Om die reden heeft Advito een aantal praktische richtlijnen opgesteld om de betrokkenheid van reizigers vergroten. Hierbij wordt een gerichte voorlichtingsstrategie uitgestippeld om de reiziger meer bij het reisbeleid te betrekken en hem of haar te belonen voor goed gedrag. Door de reiziger op een effectieve manier te betrekken bij uw beleid en hem of haar doeltreffend voor te lichten, kunt u aanzienlijke besparingen realiseren, ervoor zorgen dat uw beleid beter wordt nageleefd en andere bedrijfsdoelstellingen verwezenlijken.
“Voorlichting is een gespecialiseerde vaardigheid, een vaardigheid waaraan het reismanagers en de accountmanagers die elke dag met hen samenwerken traditioneel ontbreekt”, aldus Shannon Garcia, vice-president en directeur van het programma voor reizigersbetrokkenheid bij Advito.
De consultants op het gebied van reizigersbetrokkenheid van Advito kunnen bedrijven leren hoe ze een doeltreffende voorlichtingsstrategie uitstippelen, campagnes starten en resultaten meten. Daarnaast kunnen bedrijven hen inhuren om de reizigersbetrokkenheid van hun reisbeleid te coördineren. Voor welke aanpak ook wordt gekozen, de doelstelling blijft hetzelfde: het uitstippelen van een voorlichtingsstrategie die voldoet aan de doelstellingen van het reisbeleid van het bedrijf. Hiermee worden in wezen marketing- en voorlichtingsvaardigheden toegevoegd aan het reismanagementteam.
“Een campagne ter bevordering van de reizigersbetrokkenheid kan er voor elk bedrijf anders uitzien, afhankelijk van de nagestreefde doelen”, zegt Greg Morgan, manager reizigersbetrokkenheid bij Advito. “Stel dat een bedrijf de naleving van het veiligheidsproces voor reizen met een verhoogd veiligheidsrisico wil verbeteren. In dat geval kan de specifieke boodschap aan de reiziger luiden dat hij of zij zich aan de voorschriften voor internationale reizen moet houden.” Het bedrijf kan daartoe vóór vertrek naar een bestemming met verhoogd risico bijvoorbeeld een informatief e-mailtje sturen of de voornaamste aandachtspunten opnemen in een geautomatiseerde melding die de reiziger te horen krijgt wanneer hij of zij telefonisch een internationale reis boekt.
“Maar het gaat bij reizigersbetrokkenheid om meer dan het versturen van berichten naar de reiziger. Het gaat vooral om de strategie”, zegt Garcia. “De manager reizigersbetrokkenheid kan bijvoorbeeld voorstellen om bepaalde veranderingen in het beleid door te voeren. Advito kan de reisafdeling van het bedrijf dan laten zien hoe nieuwe procedures worden opgetuigd en de veranderingen beheersbaar kunnen worden gemaakt.”
Bij reizigersbetrokkenheid wordt eerst gekeken naar wat het bedrijf wil bereiken. Advito loodst het bedrijf door de voornaamste stappen:
- Meetbare doelstellingen voor de reizigersbetrokkenheid opstellen en deze afstemmen op de bedrijfsdoelstellingen
- In kaart brengen welke voorlichtingsinstrumenten momenteel worden gebruikt, bijvoorbeeld sociale media, CRM en onlineboekingstools
- Campagnes ter bevordering van de reizigersbetrokkenheid opzetten en ervoor zorgen dat de boodschap overeenstemt met de doelstellingen van het bedrijf
- Verschillende strategieën uitproberen en de resultaten elk kwartaal meten om te zien welke effectief is
- De campagnes blijven bijschaven totdat ze alleen nog meetbare resultaten opleveren, bijvoorbeeld besparingen of een gedragsverandering onder de reizigers
Volgens manager reizigersbetrokkenheid Kourtney Barnes van Advito is het van cruciaal belang dat reizigers tijdig worden geïnformeerd via het kanaal waaraan zij de voorkeur geven. “Voorlichting slaat vooral dan aan wanneer deze voor de ontvanger relevant is”, zegt zij. “Je moet ervoor zorgen dat je boodschap opvalt en goed van alle bijzaken kan worden onderscheiden.”
Volgens Garcia leiden de nieuwe praktische richtlijnen ter bevordering van de reizigersbetrokkenheid van Advito ertoe dat bedrijven de juiste keuzes maken, d.w.z. keuzes die op lange termijn belangrijke voordelen opleveren. “Wanneer je de juiste strategie voor reizigersbetrokkenheid uitstippelt, volgen de echte besparingen en de mogelijkheden tot verbetering van de naleving als het ware vanzelf”, zegt zij.
Bedrijven moeten hun werknemers meer bij hun beleid betrekken. Alleen op die manier kunnen ze de uitdagingen aan die voortvloeien uit de veranderingen op de mondiale arbeidsmarkt, de steeds veranderende technologie en het feit dat zakelijke reizigers zich opstellen als consumenten. De nieuwe richtlijnen ter bevordering van de reizigersbetrokkenheid van Advito helpen bedrijven om gerichte voorlichtingscampagnes op te zetten om hun reizigers tot goed gedrag aan te zetten en op die manier besparingen te realiseren, de naleving van het beleid te bevorderen en andere bedrijfsdoelstellingen te verwezenlijken.
