De GBTA Foundation, de research- en educatietak van de Global Business Travel Association, heeft de RFP Guide to Strategic Meeting Management uitgebracht. In deze gids wordt op een rij gezet welke vragen bedrijven aan leveranciers zouden moeten stellen in hun offerteaanvraag voor een SMM-programma (Strategic Meeting Management). De gids biedt ook tips voor de interne communicatie over de ontwikkeling of uitbreiding van een SMM-programma.
De gids is ontwikkeld samen met een SMM RFP werkgroep, een team van deskundigen uit allerlei bedrijven die meeting management services verlenen of daarvan gebruikmaken. BCD M&I, de meeting- en incentivetak van BCD Travel, werd in dit team vertegenwoordigd door Charlene Rabideau en Mike Pennotti, respectievelijk senior vice president en senior director van Account Management & Operations.
“Het doel was om het hele offerteproces voor strategisch meeting management te stroomlijnen”, aldus Pennotti. “Veel bedrijven hebben geen duidelijk idee over wat er in een offerteaanvraag moet staan. We horen altijd weer dezelfde basisvragen. Met deze gids leren bedrijven wat er werkelijk toe doet, specifieke vragen die het verschil maken in plaats van algemene vragen.”
Deze nieuwe gids is een aanvulling op de Strategic Meeting Management Maturity Index van februari 2012. Zodra een bedrijf een volledige assessment heeft doorlopen, kan het meer inhoudelijke discussies aangaan met SMM-leveranciers.
