Interview: Hoe BCD de travelmanagementservices voor ERM nieuw leven inblaast

BCD’s Vice President van Global Business Development Ross Pratt en Vice President van Business Development Marine & Shipping Thorsten Kirkegaard Winther praten over de toenemende focus van BCD Travel op ERM-reizen en over de uitbreiding van onze diensten ter ondersteuning van de vele facetten die de ERM-sector wereldwijd kent.

Goochelen met afgelegen bestemmingen, last-minute wijzigingen en het belang van tijdig op de plaats van bestemming aankomen—zakenreizen organiseren voor bemanningsleden die in de Energy, Resources & Marine (ERM)-sectoren werken is niet eenvoudig.

BCD’s Vice President van Global Business Development Ross Pratt en Vice President van Business Development Marine & Shipping Thorsten Kirkegaard Winther praten over de toenemende focus van BCD Travel op ERM-reizen en over de uitbreiding van onze diensten ter ondersteuning van de vele facetten die de ERM-sector wereldwijd kent.

Waarom is het organiseren van ERM-zakenreizen zo anders dan de organisatie in andere sectoren?

Thorsten Kirkegaard Winther, Vice President of Business Development Marine & Shipping, BCD Travel

Kirkegaard Winther: Vergeleken met de organisatie van traditionele zakenreizen zijn de boekings- en organisatieprocessen voor deze reizen veel ingewikkelder. Om speciale ERM-tarieven te kunnen toepassen, moeten reizigers bijvoorbeeld over de juiste documenten beschikken. De betalings- en boekhoudprocessen kunnen ingewikkeld zijn door zaken als geldstromen, de vereiste om middelen in het land zelf uit te geven en het aantal contractanten dat reist. Het is onze taak om deze ingewikkelde zaken zo eenvoudig mogelijk te maken voor de klant.

Pratt: Voor reizigers in de ERM-sector zijn reizen van twee dagen de norm, waarbij ook nog eens meerdere keren van transportmiddel moet worden veranderd. Of het nu om technici, leden van een olieboringsploeg of de kok in de keuken gaat; ze moeten allemaal op tijd afgelegen bestemmingen, zoals boorplatforms op zee of mijnen, kunnen bereiken om hun collega’s daar af te lossen. Ze komen van overal ter wereld en draaien 365 dagen per jaar dag- en nachtdiensten. En punctuele aflossingen van de crew zijn van het allergrootste belang voor de succesvolle activiteiten van onze klanten. Het gaat in dit werkveld namelijk niet gewoon om een gemiste vergadering als je een keer te laat komt – vooral voor de technici die op tijd moeten verschijnen om ergens op zee een lopende band te repareren. Voor iets dat een dag niet werkt, kunnen de kosten al gauw oplopen tot honderdduizenden Amerikaanse dollars.

Nog een uniek kenmerk betreft het laatste stukje van hun reis; wat om helikoptervluchten naar booruitrustingen op zee kan gaan of een drie uur lange busrit naar een mijn.

De puzzel van ERM-reizen

Kijk eens naar dit verhaal: Hoe BCD-travelconsultants de puzzel van ERM-reizen oplossen.

Welke reisservices zijn met name belangrijk voor ERM-klanten?

Kirkegaard Winther: Het is vooral belangrijk dat we de bemanningsleden van alle relevante reisinformatie voorzien vanuit één enkele bron via ons TripSource-platform. De reiziger heeft verschillende reisgegevens en -documenten nodig, die hij of zij via uiteenlopende bronnen verkrijgt: vliegtickets, coupons voor de hotelkamer op het vliegveld totdat alle reizigers naar een verzamelpunt worden gereden, certificaten voor helikoptervluchten. Dat brengen wij allemaal samen.

Pratt: Het traceren van de reiziger is een belangrijk punt. Met één druk op de knop wordt de locatie van een werknemer bepaald, zodat er indien nodig hulp georganiseerd kan worden. Op dit moment zijn we ook bezig om een tool in te voeren die reizigers ondersteunt bij het wijzigen van hun reisschema, het snel en veilig bereiken van hun eindbestemming en het documenteren van hun reisschema.

Welke technologie gebruikt BCD om haar ERM-klanten van dienst te zijn?

Ross Pratt, Vice President of Global Business Development, BCD Travel

Pratt: Ons open IT-platform SolutionSource, die de integratie van externe dienstverleners mogelijk maakt, is een belangrijke succesfactor in de markt. Het integreert zowel specifieke ERM-partners als zakenreistechnologieën. Onze eigen technologieën TripSource en DecisionSource werken ook via een platform en kunnen bovendien de processen en functionaliteit afstemmen op het reizigerstype. Hierdoor kan aan de uiteenlopende behoeftes van zowel crew als zakenreizigers worden voldaan.

Welke aanvullende kwalificaties moeten ERM-travelmanagers hebben?

Pratt: Omdat de bemanningsleden uit alle uithoeken van de wereld komen, moeten travelmanagers precies weten welke regio’s moeilijk zijn en wat de routes zijn. Op sommige plekken gaan er maar twee vluchten per dag of vertrekken de vliegtuigen maar een aantal maanden per jaar. Het vermogen om creatieve oplossingen te bedenken, is wat een goede travelmanager onderscheidt van de rest. Daarnaast moeten ze ervaring hebben in zaken als leverancierscontracten, speciale vlucht- en verblijfcontent voor ERM-klanten, groepsreizen en chartervervoer, om maar enkele zaken te noemen.

ERM is geen nieuwe markt voor jou. Waarom begon BCD Travel met de uitbreiding van ERM in 2019?

Pratt: We werken al meer dan 30 jaar op lokaal en regionaal niveau voor ERM-bedrijven. Doorheen de jaren zagen we een kans om ons aanbod naar een wereldwijd niveau uit te breiden, door een platform te bieden dat lokale, regionale en wereldwijde klanten in deze sectoren ondersteunt. Op grond daarvan ondersteunen we ook één van ‘s werelds grootste dienstverleners voor olievelden.

Hoe reageerden de ERM-klanten op het nieuws dat de service van BCD werd uitgebreid?

Pratt: Onze investering in de ERM-sector is een enorme stap voorwaarts—zeker vanuit het gezichtspunt van onze klanten. We hebben veel positieve feedback gekregen, waaronder dat onze investering de markt nieuw leven heeft ingeblazen. In de ERM-sectoren wordt de zakenreisorganisatie vaak over een groot aantal verschillende dienstverleners verspreid. We hebben het dan onder andere over zakenreisorganisaties, ondernemingen die helikopter- en chartervluchten aanbieden, scheepvaartmaatschappijen en organisatoren van groepsreizen. De planning is ingewikkeld en verdeeld over verschillende reis- en logistieke teams. ERM-bedrijven willen een manier vinden om dit proces te vereenvoudigen en hun reizigers overal ter wereld van dienst te zijn. Dat is precies waar wij helpen. Als onderdeel van ons uitgebreide ERM-reisprogramma, centraliseren we deze services. Dankzij onze ERM-centra in Houston, Rotterdam en Singapore kunnen we ERM-klanten wereldwijd van dienst zijn en de processen die gepaard gaan met de reisplanning standaardiseren. Met onze aanpak via ons platform wordt het gemakkelijker om een beleidswijziging door te voeren, overeenkomsten met vervoerders bij te werken of nieuwe bedrijfsafdelingen toe te voegen aan het programma.

Welke rol speelt het nieuwe partnerschap met BSM op dat vlak?

Kirkegaard Winther: Ons partnerschap creëert een link tussen de zakenreisorganisatie en de scheepvaartindustrie die er voorheen nooit is geweest. Hiermee kunnen we de nuances tussen de scheepvaart- en maritieme sectoren van ERM ondersteunen. BSM is een bedrijf met een lange geschiedenis. Het heeft meer dan 135 jaar ervaring in de markt. Dankzij onze nieuwe partner bevinden we ons in een positie van waaruit we de maritieme sector écht kunnen integreren met wereldwijde ERM-reisplanning. Dit houdt in dat we alle processen onderzoeken op verbeteringsmogelijkheden voor onze klanten, waaronder de afhandeling van reisformaliteiten in de havens. We besteden vooral veel aandacht aan het laatste stukje van de reis. Vanuit het oogpunt van een reisorganisator, is de route van het vliegveld naar het schip dat de crew naar hun bestemming brengt het meest ingewikkeld.

Managing extreme commutes

Lees hoe BCD Travel 200 arbeiders van een wereldwijd ingenieursbedrijf helpt om één van ‘s werelds meest afgelegen koper- en goudmijnen in Zuid-Mongolië te bereiken.

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.