Jill Huffman wilde de focus van het reisprogramma van Cardinal Health verschuiven van het vooropstellen van besparingen naar de ervaring en veiligheid van de reiziger. Om dat mogelijk te maken, werden zij en haar reisprogramma op een andere afdeling ondergebracht. Ze behoorden niet langer tot inkoop, maar tot security.
Het idee voor deze gewaagde verandering ontstond toen Huffman en haar collega’s van security de overeenkomsten tussen hun zorgplichtprioriteiten zagen. In de herfst van 2016, besprak ze met de leiders van het securityteam of het reiselement bij security ondergebracht kon worden. Het was voor het einde van het jaar geregeld.
“Nu hebben we een reisprogramma dat de beperking van reiskosten compenseert met ervaringen en veiligheid onderweg”, zegt Huffman, wereldwijde reismanager in het bedrijf voor gezondheidszorgproducten en -diensten dat in Dublin, Ohio, gevestigd is. “We denken niet alleen aan de kosten van reizen, maar ook aan de kosten voor het vinden en aannemen van nieuwe medewerkers. Onze medewerkers zijn meer tevreden over hun zakenreiservaringen, waardoor ze langer blijven. En dat ze blijven, levert weer besparingen op.”
Mankracht op locatie
Nu het reisprogramma onder security valt, komt de veiligheid van medewerkers op de eerste plaats en levert het meer mankracht op. Zo kon Huffman haar reisteam van twee naar vier mensen uitbreiden (zijzelf meegerekend), vanwege organisatorische groei en de focusverandering van kostencontrole naar strategische uitvoering.
Huffman heeft nu ook een mondiaal netwerk van collega’s op security- en administratief gebied tot haar beschikking. Ter illustratie: Toen het reisteam erover dacht om voorkeurshotels toe te voegen in de Filipijnen, bezocht een lid van het securityteam in Manila enkele van de hotels om de kwaliteit en de veiligheid te beoordelen. Dergelijke samenwerking zien we overal ter wereld en Huffman erkent de inzet van collega’s met een ‘Bravo Award’, een van de erkenningsprogramma’s voor medewerkers van Cardinal Health.
Een nog belangrijker voordeel hangt samen met een feed naar datastreams voor reizen en security, en de analyse ervan. Deze datasynchronisatie bestond al vóór het reisprogramma van Cardinal Health onder security viel. Tijdens de terroristenaanvallen in Parijs van 2015, wist de reisafdeling waar medewerkers zich bevonden, maar security niet. Hierdoor werd duidelijk dat informatie beter gedeeld moest worden. Nu reizen onderdeel is van de securityafdeling zijn de obstakels verdwenen.
Betere gegevens
Nu maken zowel de reisafadeling als security gebruik van het travel management platform van DecisionSource® van BCD Travel. Op die manier weten ze wanneer reizigers naar risicovolle bestemmingen gaan en waar de reizigers zich bevinden als er een potentiële crisissituatie ontstaat. Met DecisionSource kunnen ze verzekeren dat medewerkers niet met dezelfde vlucht reizen en dat een externe securityprovider van Cardinal Health de laatste reizigerinformatie heeft. Toen Mexico op 19 september werd getroffen door een aardbeving met een kracht van 7,1 en orkaan Maria een dag later huishield op Puerto Rico, maakte Cardinal Health gebruik van zowel realtime data als van informatie van het Security Operations and Intelligence Center van het bedrijf, om snel alle betrokken reizigers te identificeren.
“Data is onmisbaar bij alles wat we doen en we gebruiken DecisionSource overal voor”, zegt Huffman, die het platform ook gebruikt om slimme beslissingen te nemen en voor meer traditionele metingen, zoals het aantal geboekte vluchten met voorkeursmaatschappijen, de totale reiskosten en naleving van het reisbeleid.
Hogere tevredenheid van reizigers
Het bijhouden en beïnvloeden van reizigersgedrag is gemakkelijker geworden sinds het programma onder security valt en er een benadering is waarbij de reiziger meer centraal staat. “Reizigers hebben minder kritiek op het programma en ze komen naar ons toe met ideeën”, zegt Huffman. “Verkoopmedewerkers denken graag mee en bieden feedback en expertise. Zij helpen ons om de markten te begrijpen en ze delen tips die waardevol zijn voor andere reizigers.”
Een eerder dit jaar ontwikkelde wereldwijde e-learningcursus over reissecurity, leidt reizigers door het traject voorafgaand aan een reis: van wat ze moeten meenemen voor gebieden waar het risico groot is tot hoe ze moeten reageren en zichzelf kunnen beschermen als ze zich niet veilig voelen. De cursus is niet verplicht, maar een derde van de reizigers van Cardinal Health heeft hem al gevolgd.
Advies voor travelmanagers:
Het is nog geen jaar geleden dat het reisprogramma van Cardinal Health bij security werd ondergebracht en Huffman kan de succesniveaus van voor en na dat moment nog niet vergelijken. “Anekdotisch en op ervaringen gebaseerd” bewijs geeft echter aan dat de verandering goed is geweest voor de reizigers en bedrijfsdoelstellingen, zoals de verbetering van de zorgplicht en de vermindering van de irritaties en frustraties die reizigers ervaren als ze onderweg zijn.
Huffman adviseert andere reismanagers die graag nauwer samenwerken met de securityafdelingen in hun bedrijf om hun huiswerk te doen: “Begrijp wat security doet en wie erbij betrokken is. Vind manieren om met security op één lijn te komen onder de bestaande structuur.”
Als blijkt dat de combinatie reizen en security goed kan werken, probeer managers dan over te halen en zoek mensen die zich ervoor inzetten. In het geval van Huffman, waren het een chef en een directeur van security die direct de voordelen zagen van de op medewerkers gerichte aanpak als zij verantwoordelijk werden voor reizen.
“Ons reisprogramma houdt nog steeds een oogje op besparingen, maar we hebben nu een ander perspectief en zoeken vooral naar een balans tussen besparingen en de veiligheid en tevredenheid van medewerkers”, zegt Huffman. “We zien medewerkers als activa en werken hard om hun reizen veilig en comfortabel te maken.”
