Zakenreizen gedeeltelijk vervangen met virtuele samenwerking kan geld besparen, CO2-uitstoot verlagen en reisstress van medewerkers verminderen. Het kan voor medewerkers echter lastig zijn om te bepalen of het beter is om naar een locatie te reizen of om technologische tools te gebruiken om op afstand samen te werken. Zakelijke reisprogramma’s kunnen hierbij helpen:
Creëer een matrix. In theorie bevat het ideale beleid een algoritme voor: ‘Should I stay or should I go?’ – een duidelijke beslissingsmatrix met vaste regels waarmee medewerkers kunnen bepalen of een meeting persoonlijk moet zijn of virtueel kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld: een team dat nu elke maand voor een vergadering bijeenkomt, kan ook twee keer per jaar samenkomen en 10 keer per jaar virtueel vergaderen.
Stel vragen. Stel vragen om opties te inventariseren, zodat mensen gaan nadenken over alternatieven vóór ze een reis boeken. Enkele voorbeelden:
- Hoe vaak reis ik naar deze bestemming? Kan ik de frequentie van mijn trips verlagen?
- Hoeveel collega‘s moeten er op reis? Kunnen er ook minder collega’s op reis?
- Wat bereik ik met een persoonlijke meeting, wat ik anders niet kan bereiken?
- Met wie heb ik een meeting? Is het een klant of een collega die ik net zo goed virtueel kan spreken zonder dat het schadelijk is voor onze relatie?
- Wat zijn de gevolgen: financieel, voor het milieu en de productiviteit? Zijn de kosten, milieubelasting en tijd die ik besteed aan een persoonlijke meeting, gerechtvaardigd?
De voordelen van virtuele samenwerking zijn aantrekkelijk, vooral als onderdeel van een strategie voor total collaboration management die met zakenreizen geïntegreerd kan worden. Maar de meeste bedrijven staan nog in de kinderschoenen van virtuele samenwerking. Op dit moment is het veranderen van de denkwijze over de noodzaak van bepaalde persoonlijke meetings, net zo belangrijk als het veranderproces.
Meer informatie? Download Virtual Collaboration: Enhancing Your Travel Program, een whitepaper en infographic van Advito. En kom meer te weten over Advito’s initiatieven op het gebied van reizigersbetrokkenheid en total collaboration management. Beide zijn gericht op het in lijn brengen van zakendoelen en behoeften van medewerkers.
