Haal meer rendement uit hotelonderhandelingen

Roep de hulp van hotels in om btw uit het buitenland terug te vorderen.

Bij de jaarlijkse onderhandelingen van zakelijke reisprogramma’s met hotels ligt de nadruk al jaren op kamerprijzen en voorzieningen. De deskundigen van reisconsultancybureau Advito vinden het echter tijd dat er een onderwerp aan de agenda wordt toegevoegd: terugvordering van de btw.

Btw (belasting over toegevoegde waarde) wordt betaald over de prijs van onder andere accommodaties, maaltijden en autohuur van reizigers in landen die deze belasting heffen. Dit kan behoorlijk oplopen, want het btw-tarief kan maar liefst 25% bedragen. Het goede nieuws is dat de btw op reis- en verblijfskosten meestal kan worden teruggevorderd. Er is ook slecht nieuws, want tot voor kort was het vaak moeilijk om de btw ook daadwerkelijk terug te krijgen.

Overzicht Europese belastingen

De kosten aan btw kunnen flink oplopen. Een bedrijf dat bijv. €5 miljoen per jaar uitgeeft aan buitenlandse reizen, loopt al snel € 300.000 mis door geen btw terug te vorderen. Zie hieronder de btw-tarieven die reizigers betalen in de meest bezochte Europese bestemmingen:

  • België     21%
  • Denemarken   25%
  • Frankrijk   20%, up from 19.6%
  • Duitsland  19%
  • Italië   22%, up from 21%
  • Nederland   21%
  • Spanje   21%
  • Polen   23%
  • Zweden   25%
  • Verenigd Koninkrijk   20%

Bron: Europese Commissie, januarie 2014 

In het verleden had het terugvorderen van btw door bedrijven heel wat voeten in de aarde, vanwege de verwarrende, bureaucratische en tijdrovende procedures. Door de automatisering is het terugvorderen van de btw over transacties in de Europese Unie echter een stuk eenvoudiger geworden. BCD Travel werkt samen met Taxeo, specialist op het gebied van btw-terugvordering, om dit proces te automatiseren.

“Daarmee is de terugvordering van de btw in het kader van een zakelijk reisbeleid een haalbare kaart,” zegt Marwan Batrouni, senior director en hotel practice leader bij Advito. De medewerking van hotels kan van doorslaggevend belang zijn bij de geautomatiseerde terugvordering van de btw en de jaarlijkse onderhandelingen zijn volgens dhr. Batrouni een uitgelezen gelegenheid om hotels hierbij te betrekken.

De waarde van een programma met voorkeurshotels voor een zakelijk reisbeleid neemt toe wanneer de hotels de terugvordering van de btw vereenvoudigen en stroomlijnen. Hotels hoeven hiervoor alleen maar mee te werken met een geautomatiseerd proces. Het teruggevorderde btw-bedrag stijgt, terwijl de kosten en toeslagen vanwege handmatige verwerking dalen. Het rendement van uw zakelijke reisbeleid stijgt hierdoor, en dan zijn er natuurlijk ook nog tal van andere tariefverlagingen waarover u kunt onderhandelen.

Volgens dhr. Batrouni leveren formele afspraken over de terugvordering van de btw zakelijke reisprogramma’s en hotels de volgende voordelen op:

  • Betere naleving van het hotelbeleid
  • Verlaging van de kosten voor het terugvorderen van de btw
  • Versterking van de samenwerking door toevoeging van een extra financiële prikkel (naast de overeengekomen kamerprijzen en voorzieningen) in de vorm van terugvordering van de btw

De eerste stap om de terugvordering van de btw tijdens de onderhandelingen met hotels aan te kaarten is heel eenvoudig: zet het onderwerp op de agenda. Vervolgens moet u ervoor zorgen dat u de juiste mensen om de tafel krijgt of dat hen in ieder geval om advies wordt gevraagd. De btw-deskundigen van de hotels moeten tijdens het onderhandelingsproces beschikbaar zijn om vragen te beantwoorden.

Automatisering van de terugvordering van de btw kan een belangrijke rol spelen bij het realiseren van besparingen, zeker bij langer bestaande zakelijke reisprogramma’s waar besparingen minder voor de hand liggen. “Er kan niet alleen worden bespaard op kamerprijzen en voorzieningen, maar ook op de btw,” aldus dhr. Batrouni.

icon-electricMeer weten? Bekijk de video hieronder over het terugvorderen van btw en download de white paper van BCD Travel, VAT Reclaim: Don’t Leave Money on the Table. Informeer vervolgens hoe BCD Travel, Advito en Taxeo u kunnen helpen geld terug te vorderen dat u anders laat liggen.

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.