Duty of Care voor zakenreizigers: 10 belangrijke zaken op een rij

Wat is Duty of Care. En wat betekent dat op gebied van zakenreizen? Er kan veel mis gaan tijdens een zakenreis. Het lukt een bedrijf nooit om volledige controle te hebben en alle risico’s aan banden te leggen, maar met een goede voorbereiding kun je veel voorkomen. Hieronder de belangrijkste zaken over Duty of Care op een rij.

Wat is Duty of Care. En wat betekent dat op gebied van zakenreizen? Er kan veel mis gaan tijdens een zakenreis. Het lukt een bedrijf nooit om volledige controle te hebben en alle risico’s aan banden te leggen, maar met een goede voorbereiding kun je veel voorkomen. Hieronder de belangrijkste zaken over Duty of Care op een rij.

1. Wat is Duty of Care?

Duty of Care staat voor de verantwoordelijkheid die de werkgever heeft voor de veiligheid van zijn werknemers. Zij gaan immers op reis als onderdeel van hun baan. De verantwoordelijkheid gaat een stuk verder dan alleen het boeken van een vlucht bij een betrouwbare luchtvaartmaatschappij. Deze en alle andere verplichtingen van de werkgever die hier nog bij komen kijken, vallen onder de verzamelnaam Duty of Care.

2. Wettelijke plichten

Een bedrijf met reizende werknemers moet rekening houden met wetten en regels in het buitenland. Die kunnen sterk van elkaar verschillen; in het ene land is een werkgever veel eerder verantwoordelijk voor zijn werknemer dan in het andere. Het is daarom belangrijk dat de werknemer van tevoren op de hoogte is van belangrijke wetten en gedragsregels in het te bezoeken land. De wetgeving is net zoals in Nederland ook over de grens onderhevig aan veranderingen. In Engeland en Australië is een werkgever nu eerder aansprakelijk voor acties van hun werknemer dan vroeger. Het is niet te doen om alle ontwikkelingen bij te houden, maar het is wel zinvol om gerichte research te doen.

3. Sociale verantwoordelijkheid

Tot zover de wettelijke verplichtingen. Ook sociaal gezien valt er veel winst te boeken als het gaat om de zorg voor een medewerker. Bij een bedrijf dat zich bekommert om het personeel voelt de medewerker zich veilig. Daar komt bij dat zo’n bedrijf een sterk signaal afgeeft naar de buitenwereld: onze werknemers zijn ons dierbaar. In het buitenland bouwen zij een naam op voor ons, dus zorgen wij goed voor hen. Duty of Care is er niet alleen omdat het moet, maar ook omdat in het bedrijfsleven de behoefte heerst om goed te zorgen voor de werknemers.

4. Goed voor bedrijf en milieu

Natuurlijk houdt het anno 2013 niet op bij het zorg dragen voor medewerkers. Bedrijven kijken steeds meer voorbij de kantoormuren. Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) neemt dan ook een steeds grotere rol in binnen het bedrijfsleven. Niet bepaald een duty, maar nog steeds de care waar een bedrijf zich mee bezig houdt. Dat kan op grote schaal, zoals overstappen op duurzame energie. Maar ook op kleine schaal kan ieder individu een steentje bijdragen. Kijk bijvoorbeeld eens naar hoe je de CO2-uitstoot van een geboekte vlucht kunt compenseren, of neem een koffiemok van thuis mee voor je cappuccino uit de automaat.

5. Ethisch verantwoord

Niet alleen milieu, maar ook ethische overwegingen spelen een prominente rol in de bedrijfsvoering. Komen de producten die ons bedrijf gebruikt of distribueert wel uit goede fabrieken? Wordt het personeel van de hotels en restaurants waar onze werknemers naartoe gaan wel goed behandeld? Ook deze overwegingen zijn onderdeel van MVO. Wees niet bang om jezelf deze vragen te stellen. Je mag best openheid van zaken eisen van je leveranciers en partners.

6. Verantwoordelijkheid van de reiziger

Ja, een werknemer mag er vanuit gaan dat het bedrijf waarvoor hij of zij werkt de zakenreis goed plant. Maar dat betekent niet dat de reiziger achterover kan leunen. Ook de werknemer heeft verantwoordelijkheden. Een goede boeker wijst de reiziger op eventuele vaccinaties en andere belangrijke informatie, maar het kan nooit kwaad om de werknemer te laten merken dat hij of zij zich ook kan verdiepen in de reis.

7. Verzekeringen

Belangrijk onderdeel van Duty of Care is het goed verzekeren van werknemers die op reis gaan. Nog veel te vaak komt het voor dat verzekeringen niet goed geregeld zijn. Een reiziger mag dan wel een doorlopende reisverzekering hebben die wereldwijd geldig is, maar geldt die verzekering ook wanneer de werknemer op zakenreis is? Duidelijkheid van de werknemer naar de boeker en andersom kan misverstanden voorkomen.

8. Gezondheid

De gezondheid van een werknemer is een groot goed. Wie gezond is, presteert beter, zit lekkerder in zijn vel en maakt de beste indruk op zakenrelaties. Als een reiziger bij de boeker aangeeft een fitnessruimte in zijn of haar hotel te wensen, dan is dat financieel misschien niet het voordeligst. Maar wellicht zorgt dat uurtje sporten in de ochtend wel voor een optimale prestatie. En daar gaat het natuurlijk om, dus dit soort wensen zijn altijd het overwegen waard.

9. Wat kan de boeker doen?

Binnen de veiligheid van en de verantwoordelijkheid voor de reizende werknemer ligt een belangrijke rol voor de boeker. Hij of zij kent het reisbeleid en staat vaak in contact met de reiziger en kan daarom snel hulp bieden. Ook kan de boeker een melding aan de werkgever maken, wanneer de veiligheid van een werknemer in het geding komt.

10. Blijven leren

Een betrokken boeker is van grote waarde voor het bedrijf en de werknemer die op reis gaat. Een specialist in zakenreismanagement zoals BCD Travel heeft vele rapporten en handige uittreksels over Duty of Care en kan je vertellen hoe je daar als boeker het beste mee omgaat.

Wil je meer weten over Duty of Care en de verantwoordelijkheid die je als werkgever hebt voor de veiligheid van je werknemers, niet alleen op kantoor maar ook tijdens een zakenreis? Bel 020 – 562 18 80, mail naar [email protected] of kijk op www.bcdtravel.nl.

Share this:

Stay in the know,
even on the go

Never want to miss a thing?

We'll get you the latest news, trends, insights and BCD news right in your inbox.