In een vraag- & antwoordsessie legt de inkoopmanager van Grünenthal uit hoe en waarom de onderneming haar reismanagement wereldwijd consolideert.
Hoe kwam Grünenthal tot het besluit haar reismanagement voor heel Europa te consolideren?
Voorheen maakten we gebruik van 18 zakenreisaanbieders in heel Europa. Het reisbeleid verschilde per aanbieder. In het kader van onze inspanningen om een wereldwijd geïntegreerde en kostenbewuste organisatie met goed functionerende IT-processen te worden, zijn we op zoek gegaan naar een wereldwijd actieve reispartner die ons hele bedrijf kan voorzien van zakenreisdiensten. Na een aanbestedingsproces kozen we voor BCD Travel, waarmee we in Duitsland al jarenlang een geslaagde samenwerking hadden.
Zijn er belangrijke wijzigingen doorgevoerd tijdens de standaardisatie van het reisbeleid van Grünenthal?
Ja, tegenwoordig richten we ons meer op leiderschap, informatievoorziening en persoonlijke verantwoordelijkheid. Een voorbeeld: Voorheen was een afzonderlijke goedkeuringsprocedure nodig als een zakenreiziger een vlucht of hotel wilde boeken waarvan de prijs het laagste logische tarief met een bepaald bedrag overschreed. We zijn dit nu aan het veranderen. In veel gevallen kan de reiziger zelf beslissen, maar met meer relevante informatie en begeleiding. De SAP Concur-boekingstool zal meldingen tonen om de gebruiker te laten weten wat zijn boekingskosten zijn in vergelijking met de beoogde kosten, en de gebruiker uitnodigen goedkopere alternatieven te overwegen om het reisbudget van het bedrijf niet te overschrijden. We hebben goede ervaringen met de proeftests van deze innovatie.
Hoe hebben jullie de consolidatie van het reismanagement aangepakt?
De eerste stap was het ontwikkelen van een uniform reisbeleid en het implementeren van SAP Concur als het centrale IT-programma voor reisboekingen en onkostendeclaraties. We hebben ook een interne Travel and Expenses Workspace opgezet. Deze bevat alle relevante, up-to-date informatie over zakenreizen en het gebruik van SAP Concur. Die drie componenten vormen de basis voor de consolidatie. Om het meeste uit de optimalisatie te halen, hebben we ook gekozen voor aanvullende ondersteuning van BCD Travel. Een BCD-medewerker staat klaar om ons te helpen bij alle operationele zaken in verband met SAP Concur, workspace management en gebruikersondersteuning. Ook hebben we het strategisch advies van BCD benut en onder andere ons hotelaanbod uitgebreid.
Als het om zakenreismanagement gaat, zijn strategie en operationele implementatie nauw met elkaar verbonden. Hoe werd de samenwerking met BCD Travel op dit vlak vormgegeven?
We hebben regelmatig evaluatiebijeenkomsten met onze twee BCD Travel-consultants om te praten over strategische aspecten, zoals het onderhandelen over nieuwe voorwaarden. Om een voorbeeld te noemen, een nieuwe voorwaarde wordt alleen van kracht voor hotelaanbieders of luchtvaartmaatschappijen als de verlaagde prijzen correct zijn geïmplementeerd en zichtbaar zijn in de boekingssystemen van alle betrokken partijen: in SAP Concur, bij de verschillende Europese zakenreisbureaus van BCD Travel en bij de respectieve hotels. Om dit te garanderen, zijn dubbele controles nodig. De implementatie is heel vlot verlopen en de samenwerking ging bijzonder goed.
Wat waren de concrete voordelen van deze succesvolle implementatie?
We hebben voor de eerste keer rapportages uit heel Europa ontvangen en zijn erin geslaagd betere voorwaarden te bedingen met 70 hotels en twee hotelketens over de hele wereld. Ook hebben we nieuwe contracten met twee luchtvaartmaatschappijen gesloten. Bovendien kan Grünenthal nu betere dynamische beslissingen nemen. Zo werd één luchtvaartmaatschappij uit het programma verwijderd omdat het voor intercontinentale vluchten consequent duurder was dan de andere. Daarnaast hebben we bepaalde hotelkosten verlaagd en kunnen we nu snel besparingsmogelijkheden vaststellen in wat-als-scenario’s. Voortdurende rapportage is belangrijk omdat de reismarkt ongelooflijk dynamisch is. De vliegkosten per kilometer kunnen bij dezelfde aanbieder in korte tijd stijgen of dalen. Dit zou allemaal niet mogelijk zijn zonder voorafgaande consolidatie van het reismanagement en goede rapportage.
Wat staat er nu op de planning?
We staan op het punt om TripSource®, de boekingstool van BCD Travel, te introduceren bij al onze reizigers in Europa. We hebben de app al gebruikt in Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk en hebben er goede ervaringen mee voor hotelboekingen. Een belangrijk voordeel is dat de app compatibel is met SAP Concur. We profiteren dus van een end-to-endoplossing.
Welke ervaring is volgens u het belangrijkst voor de aanstaande uitrol in Amerika?
We zullen al onze ervaringen en oplossingen integreren. Het grote voordeel is dat we reismanagement niet opnieuw hoeven uit te vinden in Amerika. SAP Concur wordt daar al gebruikt en we kunnen het hele reisbeheerprogramma lokaal implementeren, van het reisbeleid tot TripSource. Maar dit is geen kwestie van één druk op een knop. We zullen de tijd nemen die we nodig hebben om, bijvoorbeeld, marktspecifieke kenmerken in rekening te nemen, maar vooral om onze medewerkers op te leiden. Implementatie is in wezen een communicatietaak.
