Bedrijven willen eenvoudige oplossingen voor zakenreizen, zodat ze zich op hun kerntaken kunnen richten. Torsten Kriedt, senior vice president, Mid-market Solutions EMEA, heeft nieuwe servicepakketten ontwikkeld waarmee EMEA-klanten snel en gemakkelijk professioneel hun zakenreizen kunnen managen. Hieronder een Vraag & Antwoord voor meer informatie:
Waarom hebben jullie de servicepakketten gecreëerd?
Het korte antwoord: omdat onze klanten erom vroegen. We hoorden zeggen: “Reismanagement behoort niet tot onze kernactiviteiten, maar om de zakenreizen efficiënt aan te pakken hebben we deskundig personeel en de juiste software nodig, moeten we werknemers opleiden, enzovoort. Dat beperkt onze middelen. Dus, beste experts bij BCD Travel, kunnen jullie hier een slimme oplossing voor bedenken?”
En die slimme oplossing zijn de nieuwe servicepakketten? Leg eens uit.
Tot nu toe verliep het ongeveer zo: We vroegen onze klanten wat ze nodig hebben, welke technologie ze willen gebruiken, met welke middelen ze willen werken, en veel meer. Aan de hand daarvan bouwden we hun reisorganisatiesysteem van nul op. Hoewel onze klanten dit als positief ervaarden, was er een doorslaggevend nadeel aan verbonden: Een individueel reisprogramma opzetten neemt erg veel tijd in beslag. Bovendien moet de klant bereid en bekwaam genoeg zijn om het nieuwe proces op te zetten en te beheersen. Met de servicepakketten bieden we hen oplossingen aan die al geconfigureerd zijn.
Hoe zien deze oplossingen eruit?
We hebben gezien dat de meeste zakenreisprogramma’s van onze klanten op vergelijkbare wijze zijn opgebouwd. We nemen hen het werk dus uit handen en bepalen wat vandaag de belangrijkste zaken zijn voor professioneel reismanagement:
- Elk bedrijf heeft een intuïtieve online oplossing nodig die je onderweg kunt gebruiken. We hebben miljoenen euro’s geïnvesteerd in de ontwikkeling van onze app en ons platform TripSource®. Daarmee bieden we een product aan dat al verschillende awards gewonnen heeft en dat, naar mijn mening, geniaal is.
- Zelfs in dit digitale tijdperk hebben we nog steeds behoefte aan goed opgeleide en ervaren zakenreisconsultants die een passende oplossing kunnen bedenken voor ingewikkelde reizen of toereikende ondersteuning kunnen bieden als er iets misgaat, bv. wanneer een vlucht geannuleerd wordt.
- Bovendien moet een modern reismanagementpakket het proces van begin tot eind omvatten, waarin alles van de boeking tot en met de reiskostendeclaraties is opgenomen. In plaats van al deze services afzonderlijke te factureren, zeggen wij: Laten we liever een vast maandelijks tarief per gebruiker in rekening brengen. Dat bespaart de klant, de reiziger en ons een hoop moeite.
TripSource lijkt de kern van het servicepakket te zijn. Wat doet het platform allemaal? Boeken werknemers gewoon hun eigen reis, zoals ze dat voor hun eigen vakanties doen?
Ja, inderdaad. Deze ‘doe-het-zelf’-trend zien we nu ook terug bij het boeken van zakenreizen. In TripSource vinden reizigers een aanbod van uiteenlopende dienstverleners, tegen een lagere prijs dan wanneer ze die zelf via internet zouden zoeken. Ze hoeven niet lang naar de beste aanbiedingen te zoeken voordat ze kunnen boeken, omdat ze onmiddellijk de vluchten, hotels en huurauto’s te zien krijgen waarvoor kortingen gelden die wij al onderhandeld hebben.
Wat zijn de verschillen tussen de servicepakketten die jullie aanbieden?
We hebben verschillende pakketten samengesteld die aan verschillende behoeftes voldoen.
Het starterspakket
In ons starterspakket doen de reizigers alles mobiel of online en maken ze slechts af en toe gebruik van onze telefoonservice. Dit pakket is in het Engels en afgestemd op bedrijven die een goede zakenreisoplossing willen, met scherpe prijzen.
Het basispakket
Het basispakket is voor klanten ook beschikbaar in hun eigen lokale taal. Ze kunnen er hun reisbeleid en onderhandelde tarieven in opnemen. Het biedt onkostenrapportages om reiskosten te beheren en te optimaliseren. Daarnaast kunnen klanten, waar nodig, zien waar hun werknemers zich bevinden en controleren of ze in orde zijn, wanneer de veiligheid op die locatie in het geding is gekomen.
Kan de nieuwe eenvoud sneller geïmplementeerd worden?
Ja, zeker. Met ons TripSource-platform beschikken we over een eenvoudige oplossing die nog steeds individueel aangepast kan worden. Dit versnelt de implementatiefase enorm, want alles wordt via een centraal toegangspunt geregeld.
Hoelang duurt de implementatie?
Je kan stellen dat die is teruggebracht tot ongeveer een kwart van de oorspronkelijke tijd. Wat, uiteraard, een bijzondere prestatie is. Maar daar blijft het niet bij, als het aan mij ligt. Ik wil dat het in een paar uur geregeld is, in plaats van een paar dagen. We gaan het nog verder verbeteren.
Zijn de servicepakketten speciaal ontwikkeld voor kleine en middelgrote organisaties?
Ja en nee. Het gaat er meer om hoeveel tijd en energie een klant wil besteden aan reismanagement. Ja, het zijn voornamelijk kleine en middelgrote bedrijven die de eenvoudigste professionele oplossing willen hebben. Maar er zijn ook verschillende grote bedrijven die bereid zijn om hun eigen complexe systeem in vraag te stellen en die een eenvoudigere oplossing willen—vooral omdat dit beter is voor hun reizigers. Tegelijkertijd zien we ook veel grotere bedrijven die vlotter willen reizen en alles snel en professioneel vanuit één enkele bron geïmplementeerd willen hebben.
Wanneer zijn de nieuwe servicepakketten klaar voor de markt?
We hebben de servicepakketten al met succes bij bestaande en nieuwe klanten in België en Nederland ingevoerd en bestaande oplossingen overgezet. In 2020 zullen we de servicepakketten in Europa verder uitbreiden.
Hoe ziet de toekomst eruit? Hoe zal reismanagement zich de komende jaren ontwikkelen?
Naast de servicepakketten hebben we onlangs het innovatieve Connect-platform gelanceerd, dat alleen verkrijgbaar is voor BCD-klanten. Ze kunnen gebruikmaken van tools, trainingsmateriaal en informatie vanuit de sector. Ze kunnen ook ideeën met anderen in de zakenreiswereld uitwisselen.
Andere aspecten, die helaas weer belangrijk worden als gevolg van de politieke situatie, zijn bijvoorbeeld ondersteuning bij visums en inachtneming van de immigratievoorschriften. Daar moeten bedrijven op voorbereid zijn.
Klimaatverandering en de mogelijkheden om CO2-uitstoot terug te brengen, staan hoog op de agenda tegenwoordig. Geldt dat ook voor reismanagement?
Uiteraard. Wij kunnen al sinds lange tijd aangeven wat de CO2-voetafdruk is van zakenreizen. We hebben klanten die de impact van hun reizen op het klimaat compenseren. We hebben al veel bedrijven geholpen om virtuele bijeenkomsten te integreren in hun zakenreissystemen, waardoor ze geld en tijd besparen en de negatieve gevolgen voor het klimaat vermijden.
