Het klinkt te mooi om waar te zijn, maar deskundigen op het gebied van vraagbeheer beweren dat het aantal reizen kan worden teruggebracht door medewerkers simpelweg te vragen langer stil te staan bij het nut van een reis.
Dit verschijnsel laat zich verklaren aan de hand van een les uit de consumentenpsychologie, want deze is ook van toepassing op de zakelijke reiziger: medewerkers die voelen dat ze gerespecteerd en vertrouwd worden, doen hun uiterste best voor het bedrijf. Aan de basis van dit vertrouwen ligt de communicatie: zorg ervoor dat medewerkers begrijpen wat het bedrijf probeert te bereiken en waarom.
Laat reizigers en andere belanghebbenden weten waarom het bedrijf onnodige zakenreizen wil stopzetten of wil overschakelen op elektronisch vergaderen. De volgende argumenten kunnen daarbij goed van pas komen:
Besparingen
36% van de bedrijven die elektronische alternatieven voor zakenreizen aanbieden slaagt erin op kosten te besparen, volgens een onderzoek onder reismanagers dat in 2012 is uitgevoerd door Kotler Marketing Group. De gemiddelde besparingen bedroegen 10%. Bijna een derde van de respondenten meldde besparingen van 20% of meer. Noem deze cijfers om reizigers van het besparingspotentieel te overtuigen.
Milieu-effecten
Veel bedrijven hebben openbaar bekendgemaakt dat ze hun activiteiten milieuvriendelijker willen uitvoeren. Dat komt onder meer tot uiting in hun reisbeleid, dat erop is gericht de CO2-uitstoot te verminderen. Wijs medewerkers op het verband tussen reizen en de impact op het milieu.
Balans tussen werk en privé
Bedrijven hebben een zorgplicht tegenover hun medewerkers. Minder reizen kan bijdragen aan een verbetering van de balans tussen werk en privé. Wie meer thuis is, heeft minder last van stress en kan beter aan zijn verplichtingen naar zijn gezin en het bedrijf voldoen. Laat aan de hand van de reis- of HR-gegevens van het bedrijf zien hoe medewerkers persoonlijke tijd kunnen winnen door minder vaak op reis te gaan.
Wanneer u uw reizigers eenmaal hebt laten weten wat uw beweegredenen zijn, kunt u hen aanmoedigen daar bij het kiezen van hun reisopties rekening mee te houden. Vraag hen het nut van elke reis te beoordelen aan de hand van een paar simpele stappen.
Reizigers moeten:
1. Eventuele reisplannen bespreken met hun chef
Met zijn tweeën kun je vaak beter bepalen of de voordelen van een persoonlijke ontmoeting opwegen tegen de kosten in tijd en geld.
2. Het doel beschrijven van een ontmoeting waarvoor moet worden gereisd
Wie moet eraan deelnemen (met name als meerdere medewerkers van het bedrijf dat willen)? Kan het doel alleen via een persoonlijke ontmoeting worden verwezenlijkt?
3. Een formele agenda opstellen
Vergaderingen hebben baat bij een welomschreven agenda. Voordat men besluit op reis te gaan, is het dus zinvol een agenda op te stellen om te zien of een persoonlijke ontmoeting noodzakelijk is. Vraag medewerkers bovendien af te spreken gevolg te geven aan de overeengekomen actiepunten voordat ze aan een vergadering deelnemen. Op die manier kunt u ervoor zorgen dat de tijd en het geld die gemoeid zijn met het reizen goed worden besteed.
U kunt nog verder gaan met uw reizigersstrategie door reizigers te verplichten een zakelijke kosten-batenanalyse te presenteren. Sta bijvoorbeeld alleen toe dat inkopers bij leveranciers op bezoek gaan om te onderhandelen over de prijzen als zij kunnen aantonen dat de verwachte besparingen daarvan groter zijn dan de geraamde reiskosten.
Voor meer tips over hoe u reiskosten kunt verlagen en de productiviteit van uw reizigers kunt verhogen leest u in de whitepaper Traveler Management: How to influence your employees to plan, book and travel smarter.
