2014 staat in ons geheugen gegrift als rampjaar voor de luchtvaart, begin 2015 werden we uit onze winterslaap gehaald door de aanslag in Parijs, en bij onze zuiderburen werd het terreuralarm verhoogd. In de nasleep van dit soort gebeurtenissen doet zich in de zakenreiswereld telkens weer hetzelfde voor: duty of care wordt plotseling – heel even – een hot topic.
Gedurende een paar weken zien we dan een piek in het aantal vragen over programma’s voor travel risk management. Maar even plotseling valt het daarna weer stil. Dat is een menselijke reactie. Informeren naar een inbraakalarm heeft iedereen weleens gedaan, het daadwerkelijk installeren gebeurt meestal pas na een inbraakpoging. Het enige verschil is dat je het als organisatie wel verplicht bent aan je medewerkers om hen veilig te houden, ook op zakenreis. Dat is wettelijk zo bepaald.
Toch trappen organisaties steeds in dezelfde val en maken ze zich enkel zorgen op het moment dat er iets gebeurd is. Terwijl je continu bezig moet zijn met duty of care: waar bevinden medewerkers zich, wat zijn hun reisgegevens, weten ze zelf wat ze in geval van nood moeten doen, etc.
Veel travel managers geven aan op te zien tegen al het werk dat komt kijken bij het opstellen van een programma voor travel risk management. Maar net zoals bij het maken van een reisbeleid geldt ook hier: begin bij het begin. Alleen al door in kaart te brengen waar je zakenreizigers zich bevinden zet je al een flinke stap in de juiste richting. Daarnaast is het goed om een risk assessment te maken: je zet op een rij welke risico’s je kunt tegenkomen, hoe waarschijnlijk ze zijn en wat de impact ervan op de reiziger is. Daarna bepaal je hoe je ermee omgaat en hoe je ze inpast in het reisbeleid. Met deze twee basics kun je veel ellende voorkomen. En uiteraard hoef je dat alles niet alleen te doen. Gespecialiseerde zakenreispartners zoals BCD Travel kunnen je bij elke stap begeleiden.
