Case study: FEI stapt over op automatisering btw terugvordering

Bij het onderhandelen over hoteltarieven streven beide partijen naar een optimaal resultaat. Beide partijen moeten bij het verlaten van de onderhandelingstafel het gevoel hebben dat ze een fair deal hebben gesloten. Makkelijk is dat niet, want vaak zijn inkopers vooral geïnteresseerd in een verlaging van de directe kosten, terwijl hotelhouders de nadruk leggen op de prijs-kwaliteitverhouding, de kwaliteit van de dienstverlening en de beleving van gasten.

Van één ding profiteren beide partijen: een vermindering van de verborgen kosten. In Europa is de btw vermoedelijk de grootste verborgen kostenpost. Door de terugvordering van btw te automatiseren kunnen travel managers en hotels samenwerken om deze kosten te verminderen.

Een uitdaging van formaat

Neem bijvoorbeeld het geval van de Amerikaanse fabrikant van krachtige microscopieoplossingen FEI. Vroeger werden de onkostendeclaraties en de terugvordering van de in Europa betaalde btw altijd met de hand verwerkt. Als bewijsstukken voor de btw-terugvordering werden de papieren facturen gebruikt die als onderdeel van het declaratieproces werden verzameld. Op een gegeven moment is FEI overgestapt op een geautomatiseerd declaratieproces. Hierbij worden de facturen gescand en belanden de originelen vervolgens in de prullenbak. Daardoor waren er minder papieren facturen als bewijs nodig en nam de waarde van de terug te vorderen btw af.

Automated VAT Reclaim

Als oplossing stelde een accountmanager BCD Travel Automated VAT Reclaim, op basis van Taxeo, voor.  Met behulp van Taxeo worden voor de btw-terugvordering geldige elektronische facturen gegenereerd. Daardoor zijn papieren facturen overbodig.

Eindhoven is een belangrijke zakelijke reisbestemming voor FEI en daarom vroeg het bedrijf Taxeo om zich bij het terugvorderen van de btw in eerste instantie op deze stad te concentreren. Peter Harper, travelmanager bij FEI, zegt er het volgende over: “Taxeo maakte het mogelijk om ons btw-terugvorderingsproces zo te automatiseren dat dit niet ten koste ging van ons geautomatiseerde delcaratieproces en zonder dat we hinder ondervonden van het wegvallen van de papieren facturen.”

Is Automated VAT Reclaim iets voor u? De volgende vragen helpen u beslissen.

• Wordt er bij uw bedrijf veel gereisd tussen landen in Europa of tussen de VS en Europa?
• Heeft het merendeel van de uitgaven betrekking op een klein aantal hotels?
• Betaalt u minder btw sinds u een geautomatiseerd onkostensysteem gebruikt?

Als het antwoord op twee van de bovenstaande vragen “ja” luidt, is de kans groot dat u een lucratieve deal kunt sluiten met uw hotelpartners. Informeer bij uw accountmanager naar Automated VAT Reclaim op basis van Taxeo.

Hoe het werkt

De hotels waar FEI bij voorkeur mee werkt variëren van plaatselijke boetiekhotels met beperkte mogelijkheden op IT-gebied tot internationale ketens met geavanceerde back-officesystemen. Taxeo nam contact op met elk hotel en bepaalde per hotel de meest rendabele methode om factuurgegevens te verzenden naar Taxeo, afhankelijk van de mogelijkheden van het hotel in kwestie.

Eén van die hotels is Boutique Hotel Lumiere. Suze Geenen van Lumiere beschrijft het proces. “Het kost weinig moeite om Taxeo de vereiste informatie toe te sturen en voor FEI levert het veel voordeel op,” zegt ze. “We doen dat graag, want zo verbeteren we onze dienstverlening aan FEI en versterken we onze zakelijke relatie.”