Finastra-travelmanager Mauro Ruggiero wist dat hij actie moest ondernemen toen een werknemer hardop begon voor te lezen uit een reisbeleidsdocument dat hij 10 jaar geleden op zijn eerste werkdag had gekregen.
Het reisbeleid was in die laatste tien jaar regelmatig aangepast, maar de werknemer was niet op de hoogte van de wijzigingen. Ook wist hij niet waar hij de meest recente versie kon vinden. Erger nog, veel werknemers van Finastra maakten pas voor de eerste keer kennis met het reisbeleid van de onderneming. Finastra ontstond in 2017 door een fusie van Misys en D+H, twee aanbieders van financiële technologie. De gefuseerde onderneming nam het reisbeleid van Misys over, dus voor ongeveer de helft van de werknemers van Finastra was het geheel nieuw.
Een casestudy beschrijft hoe de Traveler EngagementTM-expertise van zakenreisconsultant Advito hielp de problemen op te lossen.
Uitdaging
“De basisbeginselen van het programma kwamen niet bij de eindgebruiker terecht,” vertelt Ruggiero, Director Global Travel Management bij de in Londen gevestigde onderneming. “De reizigers hielden zich dus niet aan de regels, waardoor we niet konden voldoen aan onze zorgplicht en de leveranciersvolumes niet konden benutten om besparingen te realiseren.”
De benadering
Advito ontwikkelde een voorlichtings- en bewustwordingscampagne op maat om Finastra-reizigers te helpen de benodigde informatie en de essentie van het reisbeleid te vinden.
- Het reisintranet kreeg een nieuw ontwerp om de indeling duidelijker te maken en het navigeren te vergemakkelijken. Zo konden werknemers sneller programma-informatie vinden en zelf het online boekingssysteem gebruiken.
- Infographics, stadsgidsen, video’s en nieuwsbrieven stimuleerden reizigers om zich aan het beleid te houden en lieten hen inzien dat boekingen binnen het programma meer veiligheid en minder gedoe opleverden en bovendien geld en tijd bespaarden.
- De online boekingsportal van Finastra, Concur, werd in een nieuw jasje gestoken om het kiezen voor reizigers te vergemakkelijken. Berichten binnen het systeem zetten hen aan tot betere bestedingsbeslissingen.
Finastra blijft de merchandisingtechnieken in zijn online boekingstool uitbreiden. Er worden bijvoorbeeld op concrete gegevens gebaseerde inzichten in reisgedrag gebruikt om te bepalen welke vlucht-, hotel- en autohuuropties de hoogste posities in het systeem krijgen.
Resultaat
In slechts drie maanden behaalde Finastra een rendement van 5:1 op zijn investering in reizigersbetrokkenheid, een besparing van meer dan US $ 650.000. Een betere naleving van het beleid leverde o.a. de volgende verbeteringen op:
- 2% meer online boekingen, besparing $ 468.000
- 13% meer vroege vluchtreserveringen (minimaal 14 dagen van tevoren), besparing $ 91.000
- 3% meer Hotel-To-Trip-Night-boekingen, besparing $ 29.000
- 13% minder omwisseling van vliegtickets, besparing $ 27.500
De besparingen toonden aan dat kleine veranderingen in reisgedrag een aanzienlijke kostenbesparing kunnen opleveren.
Kom meer te weten over de gecombineerde voordelen van reizigersbetrokkenheid, merchandising en geoptimaliseerde technologie. Vraag hoe Advito en BCD Travel kunnen helpen om uw reizigers aan te zetten tot slimmere bestedingsbeslissingen.
